Курс по менеджменту

образом, организация определяет, в каких областях ей следует расширяться, а в каких следует свернуть свою деятельность.

Процесс контроля состоит из установления стан-

дартов, измененияфактическидостигнутыхрезультатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию, так как контроль необходим для эффективного функционирования организации.

Функция контроля — это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис.

Одна из причин необходимости осуществления контроля состоитвтом, чтолюбая организациядолжна обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять ихдо того, как они повредятдостижению целей организации.

Важной является и положительнаясторонаконтро-

ля, состоящая в поддержке всего того, что является успешнымвдеятельностиорганизации. Другимисловами, один из важных аспектов контроля состоит в том, чтобы определить, какие именно направления деятельности организации наиболее эффективны. Определив причины успехов и неудач организации, организацию возможно адаптировать к динамичным требованиямвнешнейсреды. Контрольнетолькопозволяет решать проблемы и реагировать на них так, чтобы достигнуть намеченных целей, но и помогает руководству решить, когда необходимо вносить радикальные изменения в деятельностьорганизации.

Основные аспекты

28управленческого контроля

Вработах специалистов в области теории управления разработан в качестве одного из принципов анализа управления организацией так называемый аспектный подход. Выделяют экономический, политический, правовой, социально-психологический, организационный и информационный аспекты. Рассмотрим подробнее ряд этих аспектов применительно к процессу контроля.

Экономический аспект. В данном случае необхо-

димо исходить из характеристики понятия «эффек-

тивности контроля». Эффективность контроля — это соотношениедостигнутого результата к цели илидостижение цели с наименьшими затратами времени, сил и средств. Степеньэффективноститем выше, чем меньше усилий и средств затрачивается на достижение положительного результата. При этом возникает два вопроса: по каким показателям следует оценивать затраты и результаты и соразмерность затрат и реальных результатов.

Политическийиправовойконтроль. Правовоерегу-

лирование осуществляется посредством применения законодательных норм. При этом следует учесть, что правовые нормы нередко отличаются от требований, предъявляемых к ним временем и условиями жизни. Следовательно, правовое регулирование контроля не должнобытьслишкомширокимиличрезмерноузким. Практика в равной степени испытываетнегативное влияние как от недостатка правовых установлений, так и от их избытка, например, ограниченное правовое регулирование порождает нечеткость представлений участников контроля о своих задачах, правах, обязанностях, а избыточное затрудняет применение юридических норм.

В настоящее время политическое регулирование

осуществляется на основе конституционных норм, задающих «правила игры» для государственного управления в целом, и контрольных действий государственных органов в частности.

Социально-психологический аспект. Контроль,

прежде всего, оказывает влияние на психологию людей. Сам факт существования контроля воздействует на их сознание и поведение, на их отношение к своим обязанностям. При этом руководитель может столкнуться с поведением, ориентированным на контроль.

Существует такой парадокс, когда психологически работникиспособнывестисебяприконтролетак, как этого желает контролер. Другими словами, людям

свойственносоздаватьвидимостьблагополучнойси-

туации, еслируководительжелаетиметьтакую. Вданном случае часто по психологическим основаниям можно в процессе контроля получить непригодную для управления информацию.

Организационно-процедурный аспект. В проце-

дурном аспекте контрольпредстает, во-первых, как деятельность по обработке данных, с включением этапов сбора, обработки и хранения информации, во-вторых, как действия, операции и процедуры, выполняемые работниками контрольных органов.

29 Основные виды и этапы контроля

Контроль является фундаментальным элементом процесса управления. Основными видами контроля

по срокам осуществления являются следующие:

1)предварительный;

2)текущий;

3)заключительный.

Предварительный контроль. Этот вид контроля на-

зывается предварительным, так как он осуществляется до фактического начала работ. Основное средство осуществления предварительного контроля — реа-

лизация определенной политики, процедур, правил и линий поведения. Прежде всего, оно применяется по отношению к трудовым, материальным и финансовым ресурсам. Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет (текущий финансовый план), который позволяет также осуществлять функцию планирования. Бюджет является механизмом предварительного контроля, так как дает уверенность в том, что, когда организации потребуются наличные средства, эти средства у нее будут.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Он производится ввиде

контроля работы подчиненного его непосредствен-

ным начальником. Текущий контроль не проводится одновременно с выполнением самой работы, а базируется на измерении фактических результатов после проведения работы. Данный вид контроля основан на обратных связях. Это связано с тем, что управляющие системы в организациях имеют разомкнутую обратную связь, так как руководящий работник, являющийся по отношению к системе внешним эле-

ментом, может вмешиваться в ее работу, изменяя и цели системы, и характер ее работы.

Заключительный контроль осуществляется после того, как работа закончена или истекло отведенное для нее время. Хотя заключительный контрольи осуществляется слишком поздно, чтобы реагировать на проблемывмоментихвозникновения, темнеменее, он имеет 2 важные функции. Одна из них состоит в том, что заключительный контроль дает информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Вторая функция состоит в том, чтобы способствовать мотивации.

В процедуре контроля имеется 3 четко разграниченных этапа:

1)выработка стандартов и критериев;

2)сопоставление с ними реальных результатов;

3)принятие необходимых корректирующих действий.

На каждом этапе реализуется определенный комплекс различных мер.

Первый этап процедуры контроля демонстрирует, насколько близко слиты функции контроля и планирования.

Второй этап процесса контроля состоитв сопоставлении достигнутых результатов с установленными стандартами.

На третьем этапе менеджер должен выбрать одну ихтрехлиний поведения:

1)ничего не предпринимать;

2)устранить отклонения;

3)пересмотреть стандарты.

Выполнение контрольной функции менеджмента

связано со спецификой функций менеджмента в целом. Так, контроль обеспечивает правильную оценку ситуации и создает предпосылки для внесения корректив в планируемые показатели развития как отдельных подразделений, так и всей организации.

В функции контроля входят сбор, обработка, ана-

лиз информации и фактических результатов хозяйственной деятельности всех подразделений фирмы, сравнение их с плановыми показателями, выявление отклонений и анализ причин этих отклонений, разработка мероприятий, необходимых для достижения намеченных целей.

Важнойсоставляющейфункцииконтроляявляется

разработкастандартнойсистемыотчетности, проверка этой отчетности и ее анализ как по результатам хозяйственной деятельности организации в целом, так и каждого отдельного подразделения. Поэтому осуществление функции контроля, в первую очередь, отражается на организации системы учета и отчетности, включающей финансовые, производственные показатели деятельности и проведения их анализа.

Организация широко используетследующие формы контроля:

1) финансовый как основуобщего управленческого контроля, качества продукции, ценообразования. Финансовый контроль осуществляется с помощью получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по основным экономическим показателям деятельности, оформленной в соответствии со стандартными формами, идентичными для местных и зарубежных дочерних компа-

ний. Число позиций и сроки предоставления отчетности могут быть различны;

2) организационно-финансовый контроль осуще-

ствляется с помощью подразделений различных уровней управления, а в высшем звене управления — через аппарат контролера. Контроль за деятельностью производственных отделений и дочернихкомпанийосуществляетсячерезихбухгалтерию, финансовую службу, системупланирования, которые собирают и обрабатывают информацию, характеризующую фактические результаты за определенный истекший период, отклонения от плановых показателей и, в особенности, от показателей по прибыли

изатратам. Они также анализируют степень выполнения планов и причин отклонения.

Функцииконтролявуправленииорганизациейтес-

но связаны с использованием автоматизированных информационных систем и электронно-вычислитель- ной техники, которые позволяют оперативно и точно передаватьинформацию, производитьее обработку

ианализ, выявлять отклонения от намеченных показателей и принимать решения, связанные с изменением условий на рынке. Применение электронновычислительной техники и автоматизированных систем способствовало усилению централизации и оперативности контроля в управлении, т.е. перенесению на высший уровень руководства контроля за деятельностью компании.

Система централизованного контроля позволяет поддерживать определенное сочетание централизации и децентрализации в управлении, так как предусматривает передачу контроля за оперативной деятельностью низовых звеньев руководителям соответствующих подразделений.

Контроль является эффективным, если он имеет стратегический характер, нацелен на достижение определенных результатов, своевременен, гибок, прост и экономичен.

Конечная цель контроля состоит не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоя-

щие перед организацией.

Проведение измерений и информирование об их результатах необходимо только как средство достижения цели. Чтобы быть эффективным, контроль должен быть интегрирован с другими функциями управления.

Таким образом, контроль можно назвать эффективным только тогда, когда организация фактически достигает желаемых целей и в состоянии сформулироватьновыецели, которыеобеспечатеевыживание в будущем. Также ондолжен соответствоватьконтролируемому виду деятельности, объективно измерять и оценивать то, что действительно важно. Неподходящий механизм контроля может скорее маскировать, а не собиратькритически важную информацию. Одним из аспектов эффективности контроля является его своевременность, которая заключается не в исключительно высокой скорости или частоте его проведения, а во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению.

Значение наиболее подходящего временного интервала такого рода определяется с учетом временных рамок основного плана, скорости изменений и затрат на проведение измерений и распространение полученных результатов.

Помимо этого важнейшей целью контроля остается устранение отклонений прежде, чем они примут серьезные размеры.

Таким образом, система эффективного контроля—

это система, котораядаетнеобходимую информацию персоналу до того, как произойдут негативные явления.

Контроль, как и план, должен быть достаточно гибкими приспосабливаться к происходящим изменениям. Незначительные изменения планов редко бывают связаны с необходимостью серьезных изменений в системе контроля.

Как правило, наиболее эффективным контролем является простейший контроль с точки зрения тех целей, для которых он предназначен.

Простейшие методы контролятребуютменьшего количества усилий и более экономичны, но самое важное состоит в том, что если система контроля слишком сложна и люди, взаимодействующие с ней, не понимают и не поддерживают ее, то такая система контроля не может быть эффективной. Избыточная сложность ведет к беспорядку, являющемуся синонимом потери контроля над ситуацией.

Таким образом, контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодей-

ствующих с системой контроля и реализующих ее.