Курс по менеджменту

72 Информационная инфраструктура

Информационная инфраструктура (ИИ) — это орга-

низация взаимодействия информационных потоков. СозданиеИИ, использующейкомпьютерныетехноло-

гии подразумевает комплекс мероприятий, который

включает:

1)организационные мероприятия (определение структуры документов и маршрутов их движения, определение ответственности за виды проводимых мероприятий, определениеправилорганизацииразработки программ и структуры базы данных и др.);

2)технические мероприятия (приобретение, установка итехническое обеспечение эксплуатации оборудования, создание кабельной системы);

3)определение системного программного обеспечения;

4)обучение сотрудников организации;

5)использование при работе с документами стандартного программного обеспечения, организация почтовой службы, организация доступа в интернет;

6)проектированиеиразработкупрограммныхпродуктов и создание информационно-аналитической системы (ИАС);

7)обеспечение безопасности информации;

8)работу службы эксплуатации и внедрения;

9)заполнение базы данных.

Обеспечением создания ИИ, использующей компьютерныетехнологии, должнызаниматьсяследую-

щие службы (отделы или лаборатории):

1) техническая служба, функции которой заключаются в работах по монтажу LAN (технология объединения сетей), установке, ремонте и замене оборудования;

2)служба эксплуатации и внедрения. Функции этой службы: работа с заказчиком приложений ИАС по постановке задачи, установка приложений ИАС, подготовка заданий для группы разработки программного обеспечения, обучение персонала;

3)группа разработки программного обеспечения. Информационно-аналитическая система (ИАС) —

это частьпрограммной поддержки информационной инфраструктуры организации, обеспечивающая специальные задачи управления.

При разработке любых программных продуктов

существует проблема устаревания программы на момент ее создания и как следствие этого— необхо-

димость ее модификации. Поэтому в настоящее вре-

мя наиболее важными становятся два требования к разрабатываемым программным продуктам: система

должна быть открыта и учитыватьтенденции развитияпрограммногообеспечения. Этотпунктотносится как к механизмам, которые реализуются разработчиками программного продукта, так и к тем средствам, которые используются во время разработки.

При разработке ИАСдолжен соблюдаться модульный принцип организации приложений и данных,

посколькув этом случае могутпроизводитьсядополнения и изменения с меньшими затратами и гарантировано отсутствие изменений в частях, которые не затрагиваются при модификации других частей.

Существуют компоненты ИАС, которые обладают подобной структурой и используют одинаковые методы обработки данных для всех предприятий и учреждений.

Необходимость

73информационно-управляющихсистем вформальнойинформационнойсистеме

Информация, на основании которой руководителем принимаются решения, получается различными способами и методами, с помощью различных информационных каналов.

При помощи неформального канала (общение с подчиненными, коллегами и клиентами, чтение газет и деловой корреспонденции) менеджер узнает полезную, но недостаточную для управления информацию.

Множество информации о конкретных видах деятельности организации является лишь небольшой частью всехинформационныхпотребностей фирмы. В большинстве случаев трудности появляются при необходимости следить за изменениями ситуации. Ресурсы любой организации постоянно находятся в состоянии движения. В любой момент времени в наличии имеется большее или меньшее количество товарных запасов, наличных денег, приходных и расходных счетов. Освоение новой технологии может привести к изменению скорости, с которой потребляется сырье и выпускается готовая продукция.

Информационно-управляющаясистема(ИУС) опре-

деляется как формальная система для выдачи администрации информации, необходимой для принятия решений. ИУС должна выдавать информацию о прошлом, настоящем и предполагаемом будущем, отслеживать все относящиеся к делу события внутри организации и вне ее.

Общей целью ИУС является облегчение эффек-

тивного выполнения функций планирования, контроля, производственной деятельности и процесса управления в целом.

Самой важной ее задачей является выдача нужной информации.

Необходимо отметить, что ИУС не является единственной всеобъемлющей интегрированной системой для удовлетворения всех потребностей администрациивинформации. Применяюткомпьютеры, так как последниедостижения в областитехнологии обработки данных внесли огромный вклад в создание информационно-управляющихсистем.

Широкое распространение компьютеров в орга-

низацияхпозволилоуправляющимвсехуровнейоперировать в своей деятельности большими объемами информации. Отсюда следует, что благодаря компьютерной технике отдельные управляющие могут теперь принимать решения, основываясь на информации, подготавливаемой внутри их компаний.

Внутрифирменные базы данных позволяют ме-

неджеру получать сведения о его бизнесе, о рынках, конкуренции, ценах и прогнозах всего за несколько часов.

Компьютеры могут давать управляющим информацию, необходимую для контроля любого типа, которая помогает им сравнивать плановые и фактические результаты, обнаруживать расхождения в них и вносить коррективы для разрешения возникших проблем. Однако, как и все инструменты управления, компьютеризированные информационные системы работают так, как они спроектированы, и не могут оказаться лучше.

74 Общее понятие коммуникации

Одним из важнейших инструментов управления в руках менеджера является находящаяся в его распоряжении информация. Используя и передавая эту информацию, а также получая обратные сигналы, менеджер организует, руководит и мотивирует подчиненных.

Передача информации таким образом, чтобы достигалосьнаиболеемаксимальноееевосприятиенеобходимой целевой аудиторией, определяет эффек-

тивность деятельности организации. Поэтому этой проблеме уделяется большое внимание, изучаются различныеаспектыповышениястепенирезультативности коммуникационных процессов.

В процессе коммуникации информация передается от одного субъекта другому. Субъектами могут выступать отдельные личности, группы и организации в целом. В первом случае коммуникация носит межличностный характер и осуществляется путем передачи идей, фактов, мнений, ощущений или восприятий, чувств и отношений отодноголицадругому в устной или какой-либо другой форме (письменно, жесты, поза, тон голоса, время передачи, недосказанность и т.п.) с целью получения в ответ желаемой реакции.

Коммуникация и информация различные, но связанные междусобой понятия.

С одной стороны, коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов. С другой стороны, они могут рассматриваться как обмен идеями, интересами, настроениями, т.е. как информация, связанная с поведением индивидов в группе.

Коммуникация включает в себя информацию (то,

что передается) и процесс передачи информации (то, как это передается).

Управление организацией не может происходить в изолированной среде. Тем или иным образом менеджервпроцессесвоейдеятельностизависитотмногих факторов. В первую очередь, основой его деятельности выступаетперсонал.

В современном менеджменте и психологии управления предметом всехтипов коммуникаций является человек, процесс его взаимодействия с другими ин-

дивидами. Отсюда, коммуникации представляют со-

бой любой обмен информацией независимо от того, приводит он к взаимопониманию или нет. Поэтому в теории управления выделяют 3 аспекта понятия

«коммуникация»:

1)коммуникации как специфическая функция управления, элемент управленческой деятельности;

2)коммуникации как общий процесс, который охватывает все уровни организации;

3)коммуникации как непосредственное взаимодействие руководителя с подчиненными.

Каждый из аспектов требует рассмотрения с позиции не только требования от участников коммуникативного процесса оптимального способа его реали-

зации (нормативно-организационный подход), но и

спозиции психологических особенностей индиви-

дуумов (индивидуально-психологический).

75 Процесскоммуникации

Коммуникационный процесс — это обмен инфор-

мацией междудвумя или более людьми.

Основная цель коммуникационного процесса — обеспечение понимания информации, являющейся предметом общения В процессе обмена информацией выделяют 4 ба-

зовых элемента:

1)отправитель — лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее;

2)сообщение — собственно информация, закодированная с помощью символов;

3)канал как средство передачи информации;

4)получатель — лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

При обмене информацией отправитель и получательпроходятнескольковзаимосвязанныхэтапов. Их задача— составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Этот процесс является наиболее сложным, так как каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может бытьискаженилиполностьюутрачен. Указанныевза-

имосвязанные этапытаковы:

1)зарождение идеи. Обмен информацией начинается с формирования идеи или отбора информации. Отправитель информации принимает решение

отом, идею или информативное сообщение следует сделать предметом обмена. Во многом этот этап заключается в формулировке того, что мы хотим передать, сообщить. Другими словами, необходимо, чтобы в наличии имелась идея, которую необходимо передать, а для этого она должна зародиться или возникнуть;

2)кодирование и выбор канала. До того как пере-

дать идею, отправительдолжен с помощью символов произвестипроцессеекодирования, использовавдля этого слова, интонации и жесты (язык тела). Именно в процессе кодирования идея приобретает форму сообщения. Сложность этого процесса заключается в необходимости приведения идеи в понятную форму, так как мировоззренческие установки людей различны;

3)передача. На этом этапе отправитель используетканалдлядоставкисообщения(закодированной идеи или совокупности идей) получателю. Речь идет

офизической передаче сообщения, которую многие люди по ошибке и принимают за сам процесс коммуникации. В то же время передача является лишь одним из важнейших этапов, через которые необходимо пройти, чтобы донести идею до другого лица;

4)декодирование— это перевод символов отправителявмыслиполучателя. Еслисимволы, выбранные отправителем, имеютточнотакоежезначениедляполучателя, последний будет знать, что именно имел в видуотправитель, когда формулироваласьего идея.

Таким образом, коммуникация представляетсобой

замкнутый процесс, в котором можно при наличии определенныхнавыковотследитьстепеньегоэффективности.

76 Коммуникационные сети

Коммуникационная сеть — это соединение опре-

деленным образом участвующих в коммуникационном процессе индивидов с помощью информационных потоков.

Коммуникационнаясетьвключаетпотокипосланий или сигналов между двумя или более индивидами. Коммуникационнаясетьконцентрируетсяна выработанныхв организации образцахэтихпотоков, а не на том, удалось ли передать значение или смысл послания. Однако коммуникационная сетьможетвлиять на сокращение или увеличение разрыва между посланным и полученным значением.

Создаваемая руководителем сеть состоит из вертикальных, горизонтальных и диагональных связей. Вертикальные связи строятся по линии руководства от начальника к подчиненным.

Горизонтальныесвязи осуществляютсямеждуравными по уровням индивидами или частями организации: между заместителями, между начальниками отделов, между подчиненными.

Диагональныесвязи— этосвязисдругиминачальниками и с другими подчиненными.

Сеть этих связей создает реальную структуру организации.

Задача формальной организационной структуры

заключается в том, чтобы придать коммуникационнымпотокамправильноенаправление. Размерыподразделений в организации ограничивают возможности развития коммуникационной сети. Если размер группы увеличивается в арифметической прогрессии, то количество возможных коммуникационных отношений возрастаетпо экспоненте.

Существуют устоявшиеся образцы коммуникационных сетей для групп одинаковой и разной численности. В сетях типа «кружок» члены группы могут коммуницироватьтолько с теми, кто расположен рядом с ними. В сетях типа «колесо» представлена формальная, централизованная иерархия власти, при которой подчиненные общаются друг с другом через своего начальника. Объективной основой такой ситуации являетсято, чтолицо, находящееся в центре «колеса», имеет больше коммуникационных связей, чем другие члены группы. Оно получает больше посланий, чаще признается другими членами группы как лицо, выполняющее лидерские функции, больше оказывает социального влияния на других членов группы, обычно несет большую ответственность за передачу информации, отнего больше, чем отдругих, ожидается окончательное решение проблемы.

Знание типов коммуникационных сетей особен-

но важно для понимания отношений власти и контроля в организации. Известно, что сокрытие или

централизация информации поддерживают властные отношения.

Характер взаимозависимости работ и людей в группе или организации будет определять тип более эффективной коммуникационной сети. Простая взаимозависимость допускает использование централизованных сетей. Сложная взаимозависимость требует «командного» подхода к построению коммуникационных сетей.