Основные этапы адаптации сотрудников и роли участников

Адаптация – это длительный процесс, который начинается задолго до выхода сотрудника. В процессе адаптации принято выделять несколько этапов. 

Содержание этапов и их цель стоит знать довольно подробно, чтобы каждый из них позволил как можно скорее адаптироваться новому сотруднику к работе в компании. Чтобы без труда реализовать каждый этап – разберите дополнительный материал в конце урока.

Формализация процедуры адаптации: положение и программа

Стоит ли прописывать положение об адаптации персонала и когда нужна формальная программа? Вы, как специалист с большим опытом понимаете, что разработка любого положения – длительный процесс. Этот процесс, с одной стороны, позволяет глубоко погрузиться в вопрос и согласовать этапы работы со всеми, кого так или иначе касается адаптация, а с другой – требует временных затрат.

Ответ на вопрос - разрабатывать положение или нет - зависит от этапа, на котором развивается организация. На стадии становления обычно процедуры не формализуют, так как их еще отлаживают, разрабатывают, и потому они являются очень гибкими. На стадии роста организации, когда увеличивается численность сотрудников, следует начать с введения в компании стандартной программы адаптации. На стадии зрелости большинство процедур компании, в том числе адаптация, уже прописаны в локальных актах. А вот на стадии упадка, как показывает практика, часто используются положения, которые уже устарели и не соответствуют новым условиям.

С точки зрения трудового законодательства, положение об адаптации не является обязательным локальным нормативным актом для компании. Но все же имеет смысл его сформировать, так как оно позволит:

• на этапе подготовки положения глубоко погрузиться в тему, разобрать и согласовать потенциально сложные и спорные моменты адаптации новых сотрудников;

• оптимизировать время и силы, так как не надо будет каждый раз согласовывать роли участников и уровни их ответственности;

• повысить лояльность новых сотрудников, так как четкая процедура адаптации зачастую снижает стресс на новой работе и помогает перенести фокус внимания с организационных вопросов на рабочие задачи.

Особенности адаптации разных типов сотрудников

Важно понимать, что план адаптации будет отличаться для разных категорий сотрудников. Так, например, план действий, которые используют для адаптации сотрудника с опытом, будет бесполезен в отношении молодого специалиста. Сейчас мы вместе с вами выявим, какие основные типы сотрудников обычно трудоустраиваются на работу в отдел кадров и в чем особенности адаптации каждой из категорий.

Молодой специалист без опыта. Для адаптации этого работника потребуется больше мероприятий, поскольку ему необходимо разобраться не только в специфике работы компании, но для него будут также в новинку все особенности корпоративной культуры. Объем информации, который осваивает молодой специалист в первые месяцы, очень велик. Задача руководителя – правильно распланировать график, по которому работник будет изучать новый материал. Рекомендуем такую последовательность этапов подачи информации:

1. особенности работы в компании;

2. порядок взаимодействия с коллегами;

3. нормативные документы по компании;

4. нормативные документы по работе с кадрами;

5. особенности программного обеспечения;

6. профессиональные задачи;

7. применение нормативных документов по работе с кадрами при решении профессиональных задач.

Сотрудник из другого подразделения. Иногда новым коллегой оказывается человек, который уже проработал в компании какое-то время и перевелся из соседнего подразделения, например, из бухгалтерии. Кажется, что такой новичок прекрасно понимает особенности работы в компании и порядок взаимодействия с коллегами, а потому стоит сосредоточиться только на том, чтобы обучить его в профессиональной области. Однако это не так. Ведь и ему, как новому работнику вашего отдела, надо выстраивать отношения с непосредственными коллегами.

Также стоит учитывать, что работа кадровика требует особой внимательности к документам, отчетам, к персональным данным. Новый сотрудник об этом может и не догадываться в первое время, поэтому вам придется объяснить эти вопросы в ходе адаптационных мероприятий. 

Опытный коллега из другой компании. Многие руководители предполагают, что на новичка-профессионала адаптация займет меньше времени. Этот работник скорее всего доказал свою компетентность на этапе собеседования и прошел все тесты, а потому кажется, что на профессиональную адаптацию уже нет смысла тратить время и силы. Главное - сосредоточиться на коллективе и корпоративной культуре компании. Но тут также есть свои особенности.

Прежде всего следует пройти обучение по учетной системе, так как даже версии программы 1С в разных компаниях бывают разные. Также очень важно на первых порах перепроверять решения по кадровым вопросам, потому что в трудовом законодательстве существуют моменты, которые даже юристы толкуют по-разному. Поэтому поначалу контролируйте профессиональные решения нового сотрудника.

Вы наверное и по себе знаете, что профессиональный сотрудник – сильная личность со своим взглядом на рабочие и жизненные вопросы. Поэтому, когда новый работник с большим опытом входит в коллектив, который уже давно сложился, то велика вероятность проблем и конфликтов. Внимание к социальной адаптации на данном этапе должно быть наибольшим, чтобы была возможность вовремя отследить конфликты, который зараждаются, и разрешить их.

Руководитель группы или отдела. Если вы – сами новичок в роли руководителя отдела кадров, то в этом случае сделайте акцент на взаимодействии со своими подчиненными и руководителями других подразделений. Также особое внимание уделите адаптации к системе управления в компании: как принято обсуждать сложные вопросы, согласовывать документы, какова система, по которой принимают решения.

Более подробно об адаптации разных сотрудников расскажет в видео-лекции Марина Миронова - директор по персоналу "ИК ВЕЛЕС Капитал".

На уроке выстроили с вами этапы адаптации нового сотрудника. Если видите, что работа по адаптации не дает результатов, то возможно были допущены ошибки. О них поговорим в следующем уроке.