Самое важное

Положение об отделе кадров помогает определить задачи и правильно расставить приоритеты.

Включите в положение раздел «Взаимодействие с другими подразделениями», он поможет при работе с другими отделами.

кадров

• 1 урок

• 2 урок

2 Урок из 2 Как сделать должностную инструкцию полезной

Опытные кадровики в отличие от тех, кто только пришел в профессию, никогда не избегают должностной инструкции. Напротив, сами заинтересованы в том, чтобы она была. Дело в том, что правильно оформленная и составленная должностная несет пользу как кадровику, так и руководству компании. Например, на вас не смогут переложить чужие обязанности, которые не входят в рамки вашей трудовой функции по должностной инструкции. На уроке потренируемся составлять должностную инструкцию, которая будет полезной для начальства, руководителя отдела кадров и самих кадровых специалистов.

Какая польза от должностной инструкции

ТК не требует внедрять в организации должностную инструкцию и даже ничего о ней не говорит. Поэтому неопытные кадровики полагают, что этот документ не важен. Но кадровики со стажем знают, что должностная инструкция необходима. Давайте оценим, как именно помогает должностная в работе кадров.

Инструкция распределит работу внутри отдела. Часто на одной должности специалиста кадровой службы работают несколько человек. Инструкция поможет конкретизировать и разделить обязанности между сотрудниками отдела.

Например, выделите специалиста по кадровому делопроизводству, пропишите его обязанности по оформлению документов. Отдельно можно выделить функционал специалиста по работе с персоналом. Не забудьте прописать обязанности кадровика, который ответственный за отчетность в государственные органы. Если такой специалист будет заниматься только отчетностью, то это поможет сдавать ее вовремя.

Не придется нести ответственность.  Если обязанность кадровика не закреплена в должностной инструкции или в другом документе, например, трудовом договоре, то наказать за ее неисполнение – нельзя. В таком случае, вас не должен привлекать к ответственности ни руководитель, ни проверяющее лицо.

Пример

Инспектор оштрафовал начальника отдела кадров за то, что сотрудников не ознакомили с результатами спецоценки. Суд освободил кадровика от наказания, так как инспектор не представил документ, который устанавливает ее обязанность знакомить сотрудников с результатами спецоценки, решение Заводского районного суда г. Кемерово от 01.12.2016 № 12-906/2016.

Вас не заставят выполнять чужую работу. Если должностная инструкция называет все возможные обязанности, а руководитель просит сделать больше – смело отказывайтесь или просите оплатить дополнительную работу. Например, если руководитель просит отправлять отчеты в Росстат вместо специалиста, у которого эта обязанность прописана в инструкции. В таком случае вы не должны выполнять эту работу.

Сможете отказать неподходящим кандидатам. С помощью должностной инструкции вы обоснованно откажете в приеме на работу в отдел кадров, если кандидат не имеет необходимых деловых качеств. Допустим, вы ищете человека на должность специалиста отдела кадров. В должностной инструкции есть требования – уметь работать с поисковыми системами и информационными ресурсами для мониторинга рынка труда. Если у соискателя нет таких навыков – отказ будет правомерным.

Проще изменять функционал подчиненных. Если вы – руководитель отдела кадров, то должная инструкция поможет увеличить обязанности ваших подчиненных в рамках их трудовой функции. Конкретный функционал работника можно прописать в трудовом договоре. Но такой подход сделает договор объемным и ухудшит положение работодателя и руководителя отдела, которые хотят дополнить обязанности сотрудника. Дело в том, что трудовой договор – соглашение между работником и работодателем, а значит изменять его можно, только если обе стороны согласны. Например, если вы хотите обязать кадровика вести табель учета рабочего времени, то работодатель и сотрудник должны заключить дополнительное соглашение к трудовому договору. Согласитесь, что такая процедура доставляет не только неудобства, но и если сотрудник будет не согласен выполнять новые задачи, то обязать его не получится. Поэтому, будет проще, если обязанности прописаны в должностной инструкции, которая изменяется по правилам ЛНА.

Как оформить должностную, чтобы она была удобной для начальства

По сути должностная инструкция – это документ, в котором перечислены обязанности сотрудника, то есть трудовая функция. Как мы выяснили выше, описывать обязанности сотрудника исключительно в трудовом договоре не выгодно для работодателя, поскольку это сделает документ громоздким и не даст в одностороннем порядке менять обязанности.

Чтобы не переполнять договор информацией, некоторые кадровики прописывают все трудовые обязанности сотрудника в должностной инструкции, которую оформляют как приложение к трудовому договору. Да, это не позволит стать договору многостраничным документом, однако, это все равно не даст вам в одностороннем порядке догружать сотрудника работой. Дело в том, что в этом случае трудовой договор и должностная инструкция будут единым документом, поэтому правки вносить допускается только по соглашению сторон.

Самый безопасный и выгодный способ закрепить обязанности по трудовой функции – это прописать их в отдельном документе, а в трудовом договоре просто сделать ссылку на должностную.

Пример

Суд постановил, что в трудовом договоре можно не дублировать содержание должностной инструкции в части  обязанностей по должности, а достаточно сослаться, что вопрос обязанностей регулируется должностной (апелляционное определение Челябинского областного суда от 01.06.2017 № 11-6788/2017).

Согласитесь, это действительно удобно. Во-первых, такой подход не переполнит трудовой договор. Во-вторых, вы знаете, что в ЛНА работодатель вносит изменения по своему усмотрению, а значит, согласие сотрудника на правки в должностную инструкцию брать не придется.

Если в компании есть профсоюз, то запросите его мнение насчет правок в ЛНА. Если этого не сделать, то изменения признают незаконными. Однако если первичный орган будет против, то внести правки все равно можно.

Какие положения указать в должностной инструкции, чтобы она работала

Обычно должностная инструкция состоит из нескольких разделов, но не стоит писать в этом документе все, что придет в голову. Ваша задача, как руководителя отдела кадров, составить должностную инструкцию таким образом, чтобы вы ее могли применять на практике. Давайте рассмотрим, какие разделы включить и что в них прописать.

Общие положения. В этом разделе укажите наименование должности в точности, как она прописана в штатном расписании. Распишите, в каком порядке сотрудника назначают и освобождают от замещаемой должности. Внесите квалификационные требования, которые предъявляют к сотруднику.

Требования к квалификации кадровика закон не определяет. Работодатель вправе решить сам, какой уровень образования и опыт работы должен быть у сотрудника на этой должности. За основу можно брать квалификационные характеристики из Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, далее — ЕКС, и профстандарта, утв. приказом Минтруда от 06.10.2015 № 691н.

Обязанности. Не стоит просто давать перечень обязанностей, лучше их конкретизировать и писать более подробно. Это поможет не потерять время на выяснение с сотрудником вопроса о том, входит ли какое-то действие в рамки выполнения обязанности по должностной.

Пример

Не стоит просто писать в качестве обязанности кадровика «ведет табель учета рабочего времени». Лучше указать эту обязанность более конкретизировано: «Еженедельно собирает информацию по подразделениям о явках и отсутствиях работников. Заполняет форму табеля учета рабочего времени. Не позднее 15 и 29-31 числа месяца, в зависимости от количества дней в месяце, согласовывает табель с руководителем подразделения. Передает заполненный табель в бухгалтерию два раза в месяц».

Не завершайте перечень должностных обязанностей кадрового специалиста фразой: «выполнение иных распоряжений руководителя». Трудовая функция станет неконкретной, а это значит, что у ГИТ появляется возможность обвинить компанию в том, что она нарушает ТК. Сам работник тоже должен знать, какие обязанности будет выполнять. Работодатель обязан предоставлять работу, которая обусловлена в трудовом договоре. Поэтому требование выполнить иную работу, которую договор не предусматривает, будет нарушать права работника.

Права. Сотрудник должен знать, какие у него есть права. Это поможет и работодателю, так как работнику не придется постоянно спрашивать, есть ли у него те или иные полномочия. Пропишите, какие решения сотрудник вправе принимать самостоятельно, у кого он может получать информацию для выполнения своей работы, кого вправе контролировать.

Ответственность. Пропишите, какую ответственность сотрудник несет за результат и последствия своей работы. Укажите, какие меры он должен принять, чтобы избежать ответственности. Не будет лишним, также указать в должностной, что за ее неисполнение работник будет дисциплинирован.

Взаимодействие с другими подразделениями. Распишите, с какими структурными подразделениями и должностными лицами сотрудник взаимодействует. Перечислите отделы, от которых работник получает документы и которым он передает информацию.

Подчиненность сотрудника. Условие о том, кому подчиняется сотрудник, чаще прописывают в трудовом договоре. Но не помешает продублировать его и в должностной инструкции. Перечислите всех, чьи распоряжения будет выполнять работник. Например, это может быть непосредственный руководитель, его вышестоящий начальник и руководитель организации. Либо можете ограничиться более общей формулировкой и указать, что работник обязан выполнять поручения руководства компании.

Избегайте лишней конкретики. Не указывайте в тексте должностной инструкции фамилию, имя и отчество руководителей, которым будет подчиняться работник. Например, если за период работы сотрудника на должность непосредственного руководителя придет другой человек, то работник откажется выполнять его поручения.

Замещение временно отсутствующих. Если зафиксировать в должностной инструкции, что сотрудник исполняет обязанности временно отсутствующего работника по определенной должности, то работодатель может избежать лишней бумажной волокиты. Например, не придется оформлять дополнительное соглашение с сотрудником, ведь он выполняет работу в рамках заключенного трудового договора. Для некоторых судов наличие такой формулировки в должностной инструкции является достаточным основанием, чтобы не платить работнику дополнительно (апелляционные определения Московского областного суда от 28.05.2014 № 33-11581/2014, ВС Чувашской Республики от 21.01.2015 № 33-200/2015, 33-5371/2014).

Чиновники поддерживают мнение судов (письма Роструда от 24 мая 2011 г. № 1412-6-1, Минздравсоцразвития России от 12 марта 2012 г. № 22-2-897). Поэтому перечислите в инструкции должности, которые будет временно замещать сотрудник. Укажите и тех, кто будет замещать самого работника в период, когда его самого не будет на работе.

Сегодня на уроке вместе с вами определили, что правильно составленная должностная инструкция – это ЛНА-помощник. Должностная фиксирует требования к претенденту на должность и определяет обязанности по этой должности.