Какие документы понадобятся, чтобы регламентировать работу отдела кадров

• 1 урок

• 2 урок

1 Урок из 2 Как составить положение об отделе кадров, чтобы потом не навязали чужую работу

Иногда в компаниях составляют положение об отделе кадров для галочки и прописывают в нем неработающие на практике фразы. Однако не стоит так относиться к документу, ведь положение может помочь уменьшить объем работы отдела и распределить обязанности между сотрудниками. На уроке оценим другой подход к положению об отделе кадров, и вы найдете практическую пользу в документе.

Зачем в компании положение об отделе кадров

В законе нет правила, которое бы обязывало компании иметь положение об отделе кадров. Поэтому руководство само принимает решение, нужен ли этот документ компании. Однако стоит заметить, что содержание положения об отделе кадров, которое написано практично, еще никому не приносило вред, а только пользу. Рассмотрим, как именно на ситуациях.

Допустим, в компании только один кадровик – вы. Положение не даст запутаться в задачах, правильно расставить приоритеты и понимать, в какой отдел обращаться за помощью.

Если в отделе работают несколько сотрудников, то с помощью положения избежите конфликты и разделите полномочия. Сотрудники будут знать, кому они подчиняются и как отчитываются о работе.

Руководителю отдела кадров документ поможет организовать работу отдела. Положение даст понять, кто несет персональную ответственность за конкретные задачи, и кем заменить сотрудника, который болеет или в отпуске.

Чтобы положение приносило пользу на практике – мало его просто внедрить в компании, нужно грамотно прописать его содержание.

Какие разделы включить в положение об отделе кадров

Не ищите в законе требований к положению об отделе кадров, их там нет. Поэтому вы вправе составить документ в произвольной форме.

Брать формы документов об отделе кадров из интернета – не стоит, ведь они не будут работать на вас, а станут бесполезными бумажками среди других ЛНА. Проблема в том, что шаблонный документ не содержит конкретные рабочие ситуации, а указывает только на общую структуру отдела, права и обязанности сотрудников. Например, в готовом положении об отделе кадров вы не найдете порядок документооборота с другими подразделениями.

Написать положение об отделе кадров не составит труда, если понимать, как оно пригодится в работе. Давайте определим пользу каждого раздела.

Общие положения. На первый взгляд, этот раздел никак не поможет на практике, но это не так. Например, общие положения содержат информацию о том, кто возглавляет отдел – начальник отдела кадров, а в его отсутствие – старший специалист по кадрам.

Структура и численность. Этот раздел поможет контролировать работу сотрудников. Сначала пропишите, какие должности есть в отделе. Затем укажите, кому подчиняется каждый из сотрудников и как он отчитывается о своей работе. Эти действия помогут не тратить время на то, чтобы требовать отчет по каждой выполненной задаче.

Задачи и функции отдела кадров. Этот раздел не даст запутаться в приоритетных задачах: ежедневных и периодических. Например, кадровик периодически составляет график отпусков, выдает справки о трудовой деятельности.

Планирование работы отдела. Раздел пригодится, чтобы знать кадровику, как распределить время. Например, пропишите, что норма времени на оформление документов новичка при приеме на работу равна 0,46 часа. Согласитесь, если кадровик выполняет эту задачу за три часа, то это сигнал, что пора отправить сотрудника на повышение квалификации. Как рассчитать время – подскажет дополнительный материал в конце урока.

Кроме этого, в разделе пропишите, кто заменяет сотрудника в период его отсутствия. Например: «Во время отсутствия специалиста по кадрам его обязанности выполняет инспектор по кадрам».

Взаимодействие с подразделениями компании. Важность этой части сложно переоценить. Дело в том, что другие отделы любят перекладывать свои обязанности на кадров. Например, бухгалтеры просят кадры рассчитать зарплату. Чтобы этого избежать, уделим больше внимания содержанию этого раздела. Разберем, что писать в нем в третьей части урока.

Заключительные положения. Этот раздел положения самый короткий. Здесь можно указать, как ознакомить сотрудников или кому нужно направить копию положения. Например, пропишите, что копию положения нужно направить главному бухгалтеру. Такой шаг поможет сэкономить время и не доказывать каждый раз, что часть функций отдел кадров выполняет вместе с работниками бухгалтерии.

Кроме тех разделов, что описали выше, в свое положение вы также можете включить другие разделы, которые будут полезны для вас. Например, разделы о правах отдела кадров, об ответственности сотрудников отдела кадров и другие.

Как положение поможет не конфликтовать с другими отделами

Давайте определим, с работой каких отделов пересекается ваша работа. Это поможет вам, когда будете составлять раздел «Взаимодействие с подразделениями компании».

Взаимодействие кадров с подразделениями компании

С какими подразделениями взаимодействует отдел кадров	По каким вопросам взаимодействует
Линейными подразделениями	Кадровые вопросы.
Бухгалтерией	Вопросы оплаты труда и выплаты пособий.
Юридическим отделом	Вопросы правовой поддержки кадровых документов.
Подразделениями службы безопасности	Вопросы кадровой безопасности.

Пропишите, какие документы вы предоставляете другим отделам, а какие можете требовать от них. Например, получать заключение по кандидату на работу от службы безопасности, если будущий сотрудник будет работать с коммерческой тайной.

Для работы других отделов могут понадобиться ваши документы. Например, для начисления зарплаты бухгалтеру нужен табель учета рабочего времени. Предоставьте табель, если его заполняют ваши сотрудники. Какими еще документами отдел кадров обменивается с другими подразделениями, можете посмотреть в табличке.

Пропишите перечень документов, это поможет не составлять их самостоятельно и не заниматься чужой работой. Например, если пропишите, что кадры передают бухгалтерии сведения для отчета СЗВ-ТД, то можно требовать от бухгалтерии чтобы их отдел занимался этим отчетом.

Кроме перечня документов, укажите сроки, когда отделы должны их предоставить. Это тоже предотвратит разногласия между работниками вашего и других отделов.

Как принять положение об отделе кадров в компании

Если директор компании решит, что положение об отделе кадров нужно, то свое решение он оформит в виде приказа. В нем он назначит ответственного за разработку положения и сроки, которые на это дает.

Скорее всего ответственным за разработку положения назначат вас, как руководителя отдела кадров. Положение оформляйте по правилам делопроизводства, которые применяете в организации. Посмотрите их в инструкции по документообороту. Если такого документа нет, можете руководствоваться правилами ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Когда подготовите проект положения об отделе кадров, отправьте его текст коллегам по электронной почте или другим способом. Положение об отделе кадров можно согласовать с юристами и бухгалтерией. Если пропустите этап согласования, будете отвечать за ошибки в документе в одиночку. Когда получите замечания и комментарии, учтите их в итоговом варианте документа.

Получите визу «согласовано» у руководителей ответственных подразделений. Окончательный вариант положения отдайте директору, он утвердит его. Утвердить положение можете одним из способов: издать отдельный приказ или поставить гриф «Утверждаю» на самом документе.

Чтобы составить положение об отделе кадров, которое будет работать на вас, и при этом не потратить много времени, мы подготовили образец положения. Найдете его в дополнительном материале к уроку.