Как через электронный документооборот упростить работу

• 1 урок

• 2 урок

• 3 урок

1 УРОК ИЗ 3

Как перейти на электронный документооборот

Президент разрешил отказаться от бумажных кадровых документов и перейти на электронные. Но новые правила действуют с ограничениями. С помощью этого урока пошагово внедрите электронный документооборот компании.

Какие документы переходят на электронный документооборот

Новый закон разрешает оцифровать почти все кадровые документы, но без исключений все-таки не обошелся. Сейчас вместе с вами определим, какие же запреты имеются. 

Перевести в электронный вид можете все документы, связанные с работой, которые оформляете на бумаге или с которыми знакомите сотрудников под подпись. Например, трудовые договоры, приказы о приеме и переводе, уведомления работников (ч. 2 ст. 22.1 ТК).

Однако есть четыре вида документов, в отношении которых новый закон не распространяется. К ним относятся:

1. Трудовые книжки;

2. Акты о несчастном случае на производстве;

3. Приказы об увольнении;

4. Документы, которые подтверждают прохождение инструктажей по охране труда.

Не удивляйтесь насчет трудовых книжек. Их по прежнему можно вести в электронном формате. Просто новые статьи ТК нельзя применять к бумажным трудовым книжкам только потому, что для их ведения или перехода на электронные сведения о трудовой деятельности есть другие правила. Руководствоваться следует ими.

Как определить, эдо вам на пользу или нет

Начальство компании самостоятельно без вас принять решение о том, надо ли переходить на электронный документооборот, принять не сможет. Будьте готовы  к вопросам от руководства о целесообразности  ЭДО. Чтобы определить, а нужна ли вам в компании все-таки такая система взаимодействия с работниками, расписали ее плюсы и минусы. 

Приняли решение о переходе на ЭДО, тогда в следующей части  урока, определите, какие шаги выполнить для этого.

Как внедрить эдо

Перевод кадровых документов на электронную систему потребует о вас выполнить 4 шага. 

Шаг 1. Назначьте ответственного за ЭДО. Чтобы перейти на электронный документооборот, сначала назначьте ответственного сотрудника, который займется разработкой локальных актов для перехода на электронный формат, а также уведомлением работников.

Вы, как руководитель отдела кадров, вправе решить сами, кто будет ответственным за переход на ЭДО. Например, можно выбрать сотрудника, который занимается разработкой локальных актов и сможет выполнить техническую работу.

Чтобы назначить ответственного за переход на электронный кадровый документооборот, составьте приказ в произвольной форме. Укажите в документе Ф. И. О. и должность сотрудника, которому поручили оформить переход на ЭДО. Подпишите документ у руководителя организации.

Чтобы не тратить время на разработку текста приказа, можете воспользоваться формой, которую разработали эксперты Высшей Школы Кадровика.

Шаги 2 и 3. Выберите платформу и уведомьте работников. Чтобы внедрить ЭДО в компании, нужно определиться с платформой, с помощью которой будете взаимодействовать с сотрудниками, а также уведомить их. Что предстоит сделать вашим сотрудникам в связи с этим, разберем на следующем уроке.

Шаг 4. Разработайте локалку. Ответственному за ЭДО сотруднику поручите разработку локальных актов для перехода на электронный формат взаимодействия. Всего вам понадобятся два ЛНА.

В первом локальном акте предусмотрите, как будете вводить ЭДО. В нем должны быть:

— сведения о системе, с помощью которой собираетесь осуществлять ЭДО;

— перечень документов, которые вы переводите в электронный формат;

— категории работников, с которыми будете обмениваться электронными документами;

— срок, в который уведомите работника, и дата, когда начнете работать по правилам ЭДО.

Порядок, в котором вы будете вести электронный документооборот, надо предусмотреть в другом ЛНА, ч. 3 ст. 22.2. ТК. В этом документе вы должны указать:

— в какой срок работники должны подписывать электронные документы;

— как будете проводить инструктажи по вопросам ЭДО для работников;

— когда можно будет оформить в бумажном виде документы, для которых установили электронный формат;

— как будете взаимодействовать с профсоюзом и комиссией по трудовым спорам, если для вас это актуально. 

Вы молодец, дошли до конца урока, поэтому для вас - памятка, которая не даст запутаться вашим подчиненным с переходом, а вам поможет проконтролировать его.

Скачать памятку >>

Самое важное

Для ЭДО нужны два ЛНА: о том, как будете вводить и как вести электронный документооборот.

О переходе на ЭДО необходимо уведомить работников.

упростить работу

• 1 урок

• 2 урок

• 3 урок

2 УРОК ИЗ 3

Как взаимодействовать с сотрудниками удаленно

Чтобы взаимодействовать с работниками электронно, мало решения руководства компании о переходе на ЭДО, потребуется также мнение сотрудников. На этом уроке разработаете уведомление о переходе на ЭДО и выберите площадку для взаимодействия.

Кто из сотрудников вправе отказаться от ЭДО, а кто нет

Всем сотрудникам-новичкам, которые поступают на работу впервые, можете без их разрешения устанавливать ЭДО. Однако такое правило не действует в отношении работников со стажем. 

В отношении сотрудника, который уже трудился, перейти на ЭДО получится, если на это он даст свое согласие. Для этого придется спросить, готов ли он  перейти на ЭДО. Так же придется действовать, если принимаете на работу сотрудника со стажем. Вручите каждому уведомление в письменном виде. Ответ работника должен быть письменным. Считайте, что сотрудник отказался от ЭДО, если не получили от него письменное согласие. Если работник не согласится на электронное взаимодействие сразу, то он сможет сделать это позже.

Уведомление можете составить в произвольной форме или воспользоваться тем, что подготовили эксперты Высшей Школы Кадровика.