Через какие площадки электронно взаимодействовать

Есть два варианта взаимодействовать с работниками электронно: через платформу «Работа в России» или через собственную информационную систему.

Портал «Работа в России». Платформа будет доступна для всех работодателей и работников с 1 сентября 2022 года. Зарегистрироваться на портале можно напрямую или через Госуслуги. Платформа «Работа в России» будет бесплатной как для работников, так и для работодателя. Кроме того, она позволит не покупать сотрудникам усиленные квалифицированные или неквалифицированные электронные подписи. Но учтите, что самому работодателю все равно необходимо оформить усиленную квалифицированную электронную подпись.

Информационная система работодателя. Ее может самостоятельно разработать или приобрести каждая организация. В законе прописали три требования к такой системе. Она должна позволять подписывать электронные документы, хранить подписанные документы и фиксировать, что адресат получил документ. Эта функция нужна на случай проверок ГИТ или судов с работниками.

Мы подошли почти к концу урока. Давайте проверим, как вы усвоили навыки по работе с новым законом об электронном документообороте. 

Как контролировать работу сотрудников удаленно

Взаимодействовать через ЭДО можно как с дистанционщиками, так и с офисными работниками. Но, в первую очередь, на электронное взаимодействие уходят те, кто сидит на удаленке. И тогда возникает вопрос, как же контролировать работу подчиненных сотрудников, которых по факту вы не видите.

Мы оценили четыре приема, которые чаще всего используют компании, чтобы проверять работу удаленщиков. Выберите и вы те способы, которые, заставят ваших дистанционных сотрудников трудиться.

Обозначьте цели и задачи. Согласитесь, что контроль дистанционного сотрудника начинается с ясно поставленной задачи. Напишите план заданий, которые работник должен сделать за день или за неделю. Лучше это сделать в таблице, где в соседнем столбце работник ежедневно будет описывать свою конкретную работу.

Зафиксируйте показатели «до – после». Чтобы отслеживать результативность работы, зафиксируйте показатели до удаленной работы и сравнивайте их с работой, которую работник выполняет дистанционно.

Подключите технологии. Если деятельность сотрудника связана с работой на компьютере, то попросите, а лучше сами установите на его домашнем ПК программу, которая отследит время работы. Сегодня много таких программ, например, Kickidler. Эти новые технологии закон не нарушают. Программа считает время, которое работник потратил для работы в документе. При этом, если документ держать просто открытым, то время учитываться не будет. Считается только время, которое сотрудник тратит, например, на печать или поиск информации. 

Можно использовать и более простые способы отслеживать работу.  Например, обязать работника раз в час снимать Print Screen с компьютера.

Но а вот камеры видеонаблюдения устанавливать нельзя. Ведь, такие действия работодателя нарушают конституционное право на личную жизнь и пространство.

Установите порядок обратной связи. Используйте как обычные переговоры по телефону или в социальных сетях, так и видеоконференции. Для удобства создайте график сеансов связи по видео.

А теперь давайте попрактикуемся выбирать законные способы контроля за работой дистанционщика. Перед вами фото квартиры Анны Ивановны, которая трудится на удаленке. Ее работодатель применил разные способы контроля за работой, но не все они законные. Нажмите на те способы, которые, по вашему мнению, нарушают закон.

Самое важное

Есть два варианта вести электронный документооборот в компании: через платформу «Работа в России» или через собственную информационную систему.

Всем сотрудникам-новичкам, которые поступают на работу впервые, можете без их разрешения устанавливать ЭДО.

работу

• 1 урок

• 2 урок

• 3 урок

3 УРОК ИЗ 3

Как выбрать и получить электронную подпись

Электронные подписи придется поменять, если они не соответствуют новым правилам. На этом уроке выберите, какой подписью вам лучше обзавестись, а также определите, куда за ней обратиться, чтобы подпись соответствовала новым правилам.

Какие бывают электронные подписи 

Электронная подпись (ЭП), как и простая, позволяет идентифицировать подписанта документа. Порядок работы с ЭП определил в Федеральном законе от 06.04.2011 № 63-ФЗ). Если упростить определение из закона, то ЭП – программа, которая заменяет обычную подпись из бумажного документа, ЭП является индивидуальным кодом конкретного владельца. Такая подпись бывает двух видов - простая и усиленная, при этом последняя имеет еще два вида. Давайте разберем, в чем же разница между ними. 

Простая электронная подпись (ПЭП). К такой подписи относятся, например, коды доступа или электронная почта. Ключом проверки такой подписи будет пароль доступа к почте. Чтобы стало еще проще понять, разберем на примере.

Допустим, вы решили купить билеты на самолет онлайн. Чтобы оплатить покупку картой, банк должен удостовериться, что именно вы решили потратить деньги с карты. Поэтому на телефон придет код. Если введете код верно, то деньги спишутся. По сути, вы тем самым подписали чек, но не рукой, а цифрами.

То же самое происходит при обмене документами через электронную почту. Верный ввод логина и пароля к почте будет простой электронной подписью. При этом пароль – это ключ проверки электронной подписи. Сам текст сообщения и прикрепленные к нему вложения – это электронный документ. 

Усиленная электронная подпись.  Такой вид подписи имеет два подвида - квалифицированные и неквалифицированные электронные подписи. 

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) хранится на флешке. В ней спрятана программа с ключом – уникальным набором символов. НЭП сама по себе  — это не аналог собственноручной подписи. Она означает, что документ был подписан конкретным лицом и с тех пор не менялся.

Квалифицированная электронная подпись (КЭП)  самая надежная электронная подпись с дополнительной защитой. Она формируется с помощью средств криптографической защиты информации. КЭП придает юридическую силу каждому документу, который ею подписан, без дополнительных условий.

Электронные подписи отличаются между собой не только внутренним содержанием и степенью защиты. Кроме того, отличие имеет и порядок получения ЭП в зависимости от того, кто ее получает. В следующей части урока определим, куда обратиться за оформлением ЭП.