Как получить подпись

Куда обратиться за электронной подписью, зависит от того, для кого ее оформляете. Учтите, что правила получения КЭП с 2022 года меняются. Так руководители компаний, индивидуальные предприниматели и нотариусы будут получать электронные подписи в налоговой, а остальные работники — в удостоверяющих центрах с новой аккредитацией (УЦ). Сейчас все расскажем подробнее.

Как получить ЭП руководителю компании. Руководители компаний должны применять КЭП ФНС. Оформляют такие подписи бесплатно в налоговой или у ее доверенных лиц — УЦ, которые прошли аккредитацию по новым правилам и дополнительный отбор. Налоговая обещала выложить полный перечень таких центров на своем сайте.  При этом учтите, что руководители финансовых компаний должны обращаться за КЭП в Центральный банк, а должностные лица госструктур — в Казначейство.

Первую подпись руководитель компании должен получить сам, так как понадобится подтвердить личность. Представителя не примут даже с нотариальной доверенностью. Следующие подписи он может оформлять дистанционно. Подтверждать личность будет действующей электронной подписью.

Как получить ЭП сотрудникам компании. Кадровики, бухгалтеры удаленные работники, которые подписывают документы, должны получить ЭП. Как и прежде, такие работники будут получать свои ЭП в коммерческих УЦ, список которых можно найти на сайте digital.gov.ru.

В ЭП сотрудников будет указываться только фамилия, имя и отчество. Никаких данных о работодателе электронная подпись сотрудника иметь не будет. Чтобы работнику подписывать документы от имени компании, ему понадобится электронная доверенность, заверенная усиленной КЭП руководителя.

Простую подпись можно получить бесплатно, и это не занимает много времени. Например, работнику могут предложить заполнить регистрационную форму на сайте, а затем ввести код, направленный в СМС-сообщении.

Какие подписи подходят для кадровых документов

Какую именно подпись использовать зависит, во-первых, от информационной системы, а во-вторых, от вида документа.

Подпись документов через информационную систему работодателя. Чиновники закрепили перечень документов, которым требуется максимальная защита, поэтому их можно подписывать только усиленной квалифицированной электронной подписью — КЭП. Использовать другой вид подписи для них не удастся. Таких документов шесть:

— трудовой договор;

— договор о материальной ответственности;

— ученический договор;

— договор на получение образования с отрывом или без отрыва от работы;

— приказ о применении дисциплинарного взыскания;

— уведомление об изменении условий трудового договора.

Если КЭП у вас будет, можете с ее помощью подписывать все кадровые документы, чтобы не запутаться. 

Если же эти шесть документов в электронный вид вы не переводите и КЭП не приобретаете, то остальные документы можете подписывать НЭП. 

Что касается работников, то здесь такие правила. Работнику потребуется КЭП или НЭП любого из двух видов, чтобы подписывать документы, которые требуют максимальной защиты, или подтвердить, что получил их. Остальные документы работники могут подписывать либо одной из этих подписей, либо простой электронной подписью, правила использования которой надо закрепить в соглашении с сотрудником. 

Подпись документов через портал «Работа в России». Если вы решите вести ЭДО через портал, делить документы на более и менее защищенные не придется. Со стороны работодателя сможете подписывать документы любым из двух видов подписей: КЭП или НЭП. Работники смогут использовать КЭП, УНЭП или простую электронную подпись.