Самое важное

Оформите должностную инструкцию самостоятельным документом, так сможете вносить правки по правилам изменения ЛНА.

Должностная инструкция будет основанием для отказа кандидатам на работу.

Инструкция распределит работу внутри отдела.

Адаптация и мотивация: как повысить эффективность работы отдела кадров

• 1 урок

• 2 урок

• 3 урок

• 4 урок

1 УРОК ИЗ 4

Как адаптировать новичка к работе в вашем отделе

Автор: Марина Миронова, директор по персоналу ИК «Велес Капитал»

То, как быстро новый сотрудник отдела начнет приносить пользу, зависит от того, как у него пройдет период адаптации. Поэтому важно сделать все возможное, чтобы новичок влился в коллектив, наладил хорошие рабочие отношения с коллегами и приступил к выполнению своих обязанностей. На уроке определите, какое направление адаптации подходит каждому новичку в вашем отделе, и с легкостью внедрите на практике приемы адаптации в зависимости от категории сотрудников.

Направления адаптации

Адаптация – комплексный процесс, который предполагает работу по пяти направлениям. Рассмотрим каждое направление подробно.

Организационное направление. Оно предполагает адаптацию к культуре компании. В частности новичок должен усвоить:

• нормы, которые приняты в компании – локальные правила, традиции компании;

• организационные вопросы – как согласовать документы, как провести совещания, а также как организовать питание, парковку, перерывы, дополнительные льготы;

• информационные потоки – основные источники информации, порядок ее передачи и хранения.

Профессиональное направление. Профессиональная адаптация связана с привыканием новичка к профессиональным задачам, которые решает отдел кадров. В частности, новый сотрудник осваивает компьютерные программы, которые ваш отдел использует в работе. Кроме это работник должен ознакомиться с инструкциями и положениями, которые регулируют работу специалиста по кадрам.

Социальное направление – адаптация в коллективе коллег. Здесь важно, чтобы новый работник наладил отношения не только с коллегами своего отдела, но и с сотрудниками других подразделений. Ведь согласитесь, кадровики взаимодействуют почти со всеми в компании. Если же новичком является руководитель отдела, то в этом случае важно выстроить отношения руководитель-подчиненный, а также наладить контакты с руководителями других отделов и управлений.  

Психологическое направление. Адаптация к изменениям условий работы, системе планирования и контроля, графику, ритму, к значительному росту объема новой информации – все это является психологической адаптацией. Для любого человека новая работа, новый коллектив и новые задачи – это значительный стресс, с которым надо научиться работать.

Управленческое направление. Об управленческой адаптации приходится говорить, когда речь идет об адаптации руководителей группы или отдела. В частности руководители проходят период привыкания к новому коллективу подчиненных, к управленческой функции с учетом правил и норм компании.

Форматы адаптации

Существует немалое количество адаптационных форматов. Однако на практике наиболее часто встречаются четыре формата. И сейчас разберем каждую из форм адаптации.

Нормативная документация. Адаптация через знакомство с нормативной документацией – один из самых старых подходов. В рамках этой формы сотруднику предоставляют возможность самостоятельно ознакомиться с нормативными документами, которые касаются чаще всего организационных вопросов, например, вопросов о том, как использовать рабочие программы, системы документооборота. После того, как новый работник ознакомится с документаций проведите тест, чтобы оценить, насколько сотрудник освоил материал. 

Преимуществом подхода является то, что он практически не занимает время других коллег. Вся нагрузка ложится на новичка. Однако есть и недостаток, так, когда человек читает большой объем информации, то запоминается маленький процент от нового материала.

Адаптация через знакомство с нормативной документацией будет больше приносить результатов, если ее сделать практичной. Вариант 1. Сотрудник не просто читает документы, но и параллельно решает кейсы или прикладные задачи. Вариант 2. Доносите содержание нормативных документов через новые форматы. Это могут быть и информационные сайты с элементами геймификации. Например, сотрудник проходит компьютерную игру и, чтобы перейти с уровня на уровень, отвечает на вопросы по нормативным документам. 

Вводный тренинг. Это следующий по популярности формат адаптации. На вводном тренинге затрагивают самые разные стороны адаптации: общие вопросы работы в компании, требования законодательства, ключевые параметры качества работы. Конкретно какие именно вопросы будут разбираться на вводном тренинге - каждая компания решает для себя сама. Такой тренинг может длиться от часа до нескольких дней.

Преимущества подхода: больший процент усвоения материала, так как часто тренинги проводятся в доступной, игровой форме и на них разбираются конкретные примеры из практики работы компании. Новые сотрудники из разных подразделений могут наладить отношения и быстрее влиться в коллектив.

Недостаток подхода: тренинги часто затрагивают только организационные моменты работы в компании. А вот профессиональная адаптация на каждом конкретном месте не рассматривается.

Обучение на рабочем месте. Этот метод применяется в компаниях, даже если формальной системы адаптации нет. Сотрудник самостоятельно разбирается с рабочими задачами, и если это будет необходимо, то запрашивает помощь у коллег. Общение с коллегами формируются стихийно.

Наставничество. Один из самых эффективных способов адаптации. Его суть заключается в том, что к новому сотруднику прикрепляется более опытный специалист, который помогает ему разобраться в нормативной документации, в том, как организована работа в компании и в конкретном подразделении. В первые дни наставник более плотно работает с новеньким, а со временем их общение сокращается до 1-2 выходов на связь в день. Такое взаимодействие позволяет новичку уточнить, как правильно выполнять задачи, а наставнику – понаблюдать, как проходит адаптационный период. Наставником может быть, как непосредственный руководитель, так и опытный сотрудник отдела.

Преимущества подхода заключается в том, что он помогает адаптироваться на всех уровнях: организационном, социальном, профессиональном.

Недостатки подхода: требует больших затрат времени от наставника. Наставник может работать максимум с 3-мя новыми сотрудниками, и в этот период у него меньше времени на то, чтобы выполнить свои трудовые обязанности. Для того, чтобы сделать работу наставника более полезной, необходимо обучить его основным принципам наставничества, а также дать подробный план работы.