12.Организационно-распорядительные документы в структуре принятия управленческих решений

Понятие документ. Виды документов ОРД. УСОРД. Организационная группа документов. Группа распорядительных документов. Группа справочно- информационных  документов. Типология административной информации: отчетная, директивная, справочная. Внутренняя коммуникация в организации: понятие и типология. Виды административных коммуникаций: письменно-устные; иерархические и трансиерархические; вертикально-горизонтальные-диагональные; устные – документные и т.п. Критерии эффективности информационного обеспечения управленческой деятельности. 

Слово "документ" в переводе с латинского означает "свидетельство", "способ доказательства".

документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. (Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления). Документы используются в различных областях деятельности, поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.

Организационно-распорядительная документация (ОРД) - это документация, обеспечивающая организацию процессов управления и управленческого труда.

Организационно-распорядительная документация является одной из подсистем управленческой документации. Характерной чертой этой системы является то, что с ее помощью документируются действия организаций и предприятий при выполнении всех управленческих функций на любом уровне управления и во всех отраслях.

Поскольку понятие управленческой деятельности весьма многогранно, то для документальной фиксации ее различных сторон используются соответственно различные виды документов. Это позволяет выделить в системе ОРД следующие основные группы документов:

- распорядительные документы (приказ, распоряжение, указание, постановление, решение);

- организационные документы (устав организации, положение об организации, структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении организации, должностная инструкция работнику и др.);

- справочно-информационные документы (акт, письмо, докладная записка, объяснительная записки, справка, сводка, телефонограмма, телеграмма и др.)

Унифицированная система организационно – распорядительной документации (УСОРД) (далее - документы) -это стандарт,который распространяется на постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:

- федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

- предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно - правовой формы и вида деятельности.

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

Организационные документы обычно представлены в организации уставами, положениями, в том числе о структурных подразделениях, инструкциями, в частности на должностных лиц, правилами. Под уставом понимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Положения - нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы органов государства (например, Общее положение о министерствах), одного органа (например, Положение о государственной автомобильной инспекции), структурного подразделения (комиссии, группы). Положения могут регламентировать деятельность должностных лиц. Например, "Положение о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации". Инструкции - правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. На каждого работника учреждения (организации), в том числе и на секретаря составляется должностная инструкция.

К распорядительной документации относятся:

Постановление – правовой акт, принимаемый высшим и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил поведения[1].

Решение – правовой акт коллегиального или совещательного органа министерств, ведомств, комитетов, общественных организаций, ученых советов НИИ, вузов, а также cоветов директоров предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций, должностных лиц и граждан.

Указание – правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

Группа справочно- информационных  документов: докладная записка, объяснительная записка, предложение, заявление, протокол, акт, справка, заключение ,отзыв, список.

Внутренние коммуникации - коммуникации внутри организации между различными уровнями и подразделениями. Они могут быть формальными и неформальными. Виды внутренних коммуникаций:

1) Коммуникации между уровнями

Между организационными уровнями информация перемещается путем вертикальных коммуникаций. Они могут быть нисходящими-- когда информация передается с высшего уровня на низший, например, когда подчиненных информируют о приоритетах, заданиях, рекомендуемых процедурах и т.д. Восходящие коммуникации выполняют также функцию снабжения менеджеров информацией о происходящем на более низких уровнях. 

2) Коммуникации между отделами (подразделениями)

Кроме вертикальных, организациям нужны горизонтальные коммуникации. Организация состоит из множества подразделений, для координации задач и действий которых необходимы коммуникации. Чтобы добиться движения организации в желательном направлении, менеджеры должны обеспечить совместную деятельность всех ее частей.

3) Коммуникации между менеджером и подчиненными

Возможно, самым явным элементом коммуникаций в организации является общение между менеджерами и их подчиненными. Форм таких коммуникаций существует очень много: разъяснение задачи, объяснение приоритетов и ожиданий; привлечение работника к решению задач отдела; обсуждение проблем эффективности; совершенствование и развитие подчиненных; сбор информации о потенциальных или реальных проблемах; оповещение людей о предстоящих изменениях, ознакомление с идеями подчиненных и т.д.

4) Коммуникации между менеджером и рабочей группой

Кроме коммуникаций между менеджером и подчиненным, в организации существуют также коммуникации между менеджером и его рабочей группой, нацеленные на повышение ее эффективности. 

Канал неформальных коммуникаций называют каналом слухов. Информация, распространяемая в виде слухов, всегда считалась неточной. 

Виды административных коммуникаций: письменно-устные; иерархические и трансиерархические; вертикально-горизонтальные-диагональные; устные – документные и т.п.

Вертикальные каналы коммуникации должны связывать все уровни управления организации в единое целое. Для этого информацию следует направлять прежде всего сверху вниз. Именно таким образом руководство доводит до подчиненных сведения о текущих задачах, рекомендуемых методах действий, применяемых санкциях и вознаграждениях, об изменении организационных норм и нормативов, а также организационной структуры и технологии. Через систему нисходящих связей руководство организации обеспечивает ориентацию целей подразделений организации относительно главных организационных целей; коррекцию поведения, установок и поведенческих стереотипов исполнителей на всех уровнях, координацию действий; поддержание и упрочение авторитета власти и контроля.

Горизонтальные каналы коммуникации в организации представляют собой пути и средства передачи информации отдельно на каждом иерархическом уровне организации. Горизонтальные коммуникации реализуются в виде обмена информацией на совещаниях высших руководителей, руководителей среднего уровня, низшего звена управления, на собраниях исполнителей, а также в неформальных коалициях, кружках коллег, в ходе трудовой деятельности и т.д.

13. Производственные ресурсы общества: ограниченность и необходимость эффективного использования

Производственные ресурсы предприятия – те ресурсы предприятия, которые используются в процессепроизводства.

• Земля – все природные ресурсы , которые используются в производственном процессе (земли, леса,месторождения, водные ресурсы )

• Капитал – средства производства; производственная инфраструктура; денежные средства, используемыедля приобретения средств производства.

• Труд – физические и умственные способности людей, применяемые при производстве товаров и услуг.

• Информация – упорядоченная система знаний

• Предпринимательская способность – процесс поиска новых возможностей, предприимчивость,способность к риску.

Технологический фактор представляет собой совокупность приемов и способов обработки сырья и материалов. 

Энергетический фактор. На ранней стадии экономического развития данный фактор не рассматривался в качестве самостоятельного, что было обусловлено тем, что в качестве двигательной энергии использовалась сила человека или животных. В современных условиях развитие индустрии вызвало резкое увеличение потребляемой энергии, наращивания добычи и производства которой превращается в решающий фактор расширения масштабов производства. Кроме того, запасы ресурсов истощаются, приходится нести дополнительные затраты на изыскание и их добычу в более труднодоступных местах.

Роль информационного фактора в современной экономике резко возрастает. Он оказывает существенное воздействие на перестройку производства, на рост производительности труда, на внедрение новых технологических процессов; данный фактор является определяющим при выборе решений относительно экономического развития как на микро-, так и на макроуровнях. 

Экологический фактор. В последние годы существенно повысилась значимость экологического фактора производства. Это обусловлено тем, что расширение масштабов использования техники ведет к повышению нагрузок на природную среду. До предела обострились противоречия между обществом и природой. Среда обитания человека оказалась на грани экологической катастрофы. В результате увеличения объемов промышленного производства количество выбрасываемых в атмосферу вредных веществ достигло критической отметки, происходит обеднение животного и растительного мира. В связи с этим возрастают совокупные затраты на охрану окружающей среды, на очистку воздушного и водного бассейнов.

Производственная функция - это зависимость между набором факторов производства и максимально возможным объемом продукта, производимым с помощью данного набора факторов.

Производственная функция всегда конкретна, т.е. предназначается для данной технологии. Новая технология - новая производительная функция.

С помощью производственной функции определяется минимальное количество затрат, необходимых для производства данного объема продукта.

Производственные функции, независимо от того, какой вид производства ими выражается, обладают следующими общими свойствами:

1) Увеличение объема производства за счет роста затрат только по одному ресурсу имеет предел (нельзя нанимать много рабочих в одно помещение - не у всех будут места).

2) Факторы производства могут быть взаимодополняемы (рабочие и инструменты) и взаимозаменяемы (автоматизация производства).