Проверка кассовых операций

1. Цели, задачи и источники информации для проверки

Проверка кассовых операций проводится, как правило, специалистами обслуживающего банка, ведомственными ревизорами и аудиторами (рисунок). Проверка осуществляется по данным сч. 50 «Касса». Целью проверки кассовых операций является установление правильности и законности ве­дения кассовых операций и полноты отражения их в бухгалтерском учете. Основными задачами проверки кассовых операций являются:

- проверка правил приема наличных денежных средств, полноты и своевременности оприходования их в кассу;

- контроль соблюдения лимита кассовой наличности;

- установление порядка выплаты денежных средств из поступивших в кассу сумм в пределах установленного банком лимита и целей;

- контроль соблюдения лимита расчета наличными денежными средствами между субъектами хозяйствования;

• проверка, целевого характера использования денежных средств и депонирование сумм;

• проверка порядка инкассирования денежной выручки и отражения ее в бухгалтерском учете;

• законности, обоснованности и правильности оформления денежных средств;

• проверка правильности учета кассовых операций;

• контроль соблюдения правил ведения кассовых операций и денежных документов.

Источниками информации в ходе проверки являются: бухгалтерский баланс, отчет о движении денежных средств, от­чет о прибылях и убытках, журналы-ордера № 1, 2 и соответ­ствующие им ведомости, машинограммы, кассовая книга, книга кассира-операциониста, от­четы кассира с приложенными к ним приходными и расходными кассовыми ордерами и расчетными и расчетно-платежными ведомостями на выплату заработной платы, пособий и т.п., чековая книжка для получения денеж­ных средств в обслуживающем банке, выписки банка, приказы, договоры о полной индивидуальной материальной ответственности, учетная политика организации, должностные инструкции, должностная инструкция касси­ра, материалы инвентаризации, перечень лиц, которым могут выдаваться денежные средства в подотчет на хозяйственно-операционные расходы и размер таких сумм, график инвентаризаций денежных средств и денежных документов, наличие постоянно действующей комиссии по инвентариза­ции денежных средств и денежных документов, а также другие документы для учета по сч. 50.

2. Проверка системы внутреннего контроля

Проверка данного вопроса во многом зависит от осуществляемых ор­ганизацией видов экономической деятельности. Например, организации общественного питания, розничной торговли с круглосуточным режимом работы торговых точек, перевозка пассажиров и производство оборудования имеют различную специфику проверки. Однако есть ряд общих аспектов, которые следует установить в ходе проверки.

Проверку соблюдения условий хранения и сохранности денежных средств и денежных документов целесообразно начать с ознакомления со структурой организации и ее штатным расписанием. Эти документы по­зволят сформировать список работников, выполняющих функции кассира. На основании полученных данных проверяется наличие приказов о приеме граждан на данную должность. При этом такой работник должен ознако­миться с приказом о приеме на должность кассира под роспись. Проверяют, чтобы на должность кассира не были приняты лица:

• ранее привлекавшиеся к уголовной ответственности за умышленные преступления, судимость у которых не погашена или не снята в установ­ленном порядке;

• страдающие хроническими психическими заболеваниями;

• систематически нарушающие общественный порядок;

• злоупотребляющие спиртными напитками либо употребляющие наркотические вещества без назначения врача.

После этого знакомятся с должностной инструкцией кассира. Это связано с проверкой вопросов разделения полномочий. Не рекомендуется совмещать обязанности кассира и операций, непосредственно связанных с начислением сумм к выплате денежных средств через кассу организации (например, расчетов по заработной плате, расчетов с подотчетными лицами). Кассир должен быть ознакомлен с правилами ведения кассовых операций расчетов наличными денежными средствами под роспись.

Следует учитывать, что должность кассира включена в Примерный пе­речень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми нанимателем могут заключаться письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности, утвержденный постанов­лением Совета Министров Республики Беларусь от 26.05.2000 № 764 с из­менениями от 09.07.2011 № 936. Таким образом, с кассиром должен быть заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственно­сти. Один экземпляр такого договора находится у работника (кассира, ко­торый является материально ответственным лицом), а другой – в органи­зации.

Следовательно, по данным отдела кадров устанавливается соблюде­ние данного аспекта, и выявляются возможные нарушения и отклонения от установленных норм, о чем делаются записи в рабочей документации про­веряющего. Полученная информация может быть сформирована в таблице.

Таблица

№ п/п	Ф.И.О. кассира	Та­бель­ный №	Ознакомление с приказом о приеме на ра­боту кассиром	Наличие должностной инструкции и ее соответствие требованиям	Наличие до­говора о полной индивидуальной материальной от­ветственности	При­меча­ние

В ходе проверки устанавливается соответствие кассового помещения и его оборудования необходимыми средствами безопасности:

• изолированность помещения кассы от других служебных и подсобных помещений;

• наличие металлических решеток на окнах и внутренних, обитых ли­стовым железом ставнях;

• надежность пола, перекрытий, стен и перегородок;

• дверной проем с двумя дверями, смотровым глазком, два внутренних врезных замка, металлический засов;

• наличие окошка для проведения операций с работниками или клиентами;

- наличие металлических шкафов и сейфов для хранения денежных средств и денежных документов;

- наличие огнетушителя и его исправность;

• наличие охранно-пожарной сигнализации и ее исправность;

• в больших торговых точках – наличие системы наблюдения (слеже­ния) и др.

При больших объемах кассовых операций ряд организаций заключает договор со страховой компанией, а по некоторым видам операций с денеж­ной наличностью страхование является обязательным.

Немаловажным аспектом обеспечения сохранности денежной налично­сти и денежных документов является инструктаж работников организации, осуществляющих доставку денег в банк и из банка, по мерам безопасности. Например, им запрещается:

• разглашать маршрут движения и размер сумм доставляемых денеж­ных средств;

• допускать в салон автомобиля лиц, не назначенных руководством ор­ганизации для доставки денежных средств;

• следовать пешком, попутным или общественным транспортом;

• посещать магазины, рынки и другие места;

- выполнять какие-либо поручения и любым иным образом отвлекаться от доставки денег по назначению.

При значительных денежных оборотах инкассирование денежной на­личности может осуществляться специализированной организацией либо банком на основании заключенного с ними договора на такой вид услуг. На­ряду с этими вопросами необходимо установить:

• где хранятся ключи-дублеры от несгораемых шкафов, сейфов и две­рей замков кассы;

• хранятся ли наличные деньги и денежные документы в несгораемых шкафах и сейфах;

- опечатывается ли по окончании работы помещение кассы печатью кассира и др.

При изучении вопроса организации системы внутреннего контроля предприятия по операциям с денежными средствами и денежными доку­ментами при автоматизированном ведении кассовой книги устанавлива­ется обеспечение сохранности кассовых документов и защиты программ­ных средств, выполняющих функции обработки кассовых документов от несанкционированного доступа.

Одним из элементов сохранности денежной наличности является регулярное проведение инвентаризации денежных средств и денежных документов. Периодичность ее проведения, а также состав комиссии по ее проведению утверждаются руководителем организации (внеплановая инвентаризация проводится минимум 1 раз в квартал, обязательная – не реже 1 раза в год, перед составлением отчетности – не ранее 1 декабря). Эти аспекты фиксируются в рабочей документации проверяющего.