Практический менеджмент персонала - Веснин В.Р

Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководи­ теля организации.

Правила трудового распорядка утверждаются руководителем и содержат общие положения, порядок приема, перевода и увольне­ ния служащих, перечень основных обязанностей служащих и адми­ нистрации; нормативы рабочего времени и его использования, осно­ вания для поощрения за успехи в работе и взыскания нарушителям трудовой дисциплины; требования к внутреннему режиму и органи­ зации работ. Документ подписывается руководителем кадровой службы, содержит необходимые визы и согласовывается с решением общего собрания (номер протокола).

Изменения в положение о структурном подразделении вносятся приказом руководителя организации.

Квалификационная характеристика состоит из трех разделов. В первом разделе «Должностные обязанности» приводятся све­

дения о месте и ранге должности в структуре организации, требова­ ниях к квалификации лиц, которые могут ее замещать, а также пере­ чень должностных обязанностей в порядке их важности.

Второй раздел квалификационной характеристики «Должен знать» содержит перечень требований к знанию особенностей основ­ ной деятельности и связанных с ней нормативных документов, мето­ дических материалов, правил техники безопасности и охраны труда.

В третьем разделе «Квалификационные требования» («Должен уметь») отражаются требования к уровню и профилю специальной подготовки работника, стажу, накопленному опыту, позволяющим выполнять возложенные на него обязанности.

Каждая должность, предусмотренная штатным расписанием, должна быть снабжена должностной инструкцией, которая состав­ ляется на основе Положения о структурном подразделении и квали­ фикационной характеристики и определяет права, обязанности и ответственность сотрудников, начиная с заместителей руководите­ лей подразделений. Деятельность первых лиц организации и их за­ местителей регламеьггируется ее Уставом, а руководителей подраз­ делений — положениями о них.

Должностная инструкция может быть индивидуальной (ориен­ тированной на определенную должность и конкретное лицо) или типовой, разрабатываемой применительно к группе должностей одного уровня. Она часто служит базой для предыдущей и включает обычно следующие основные элементы:

1. Заголовок. Содержит полное наименование должности и под­ разделения, к которому она принадлежит, желательно в соответст­ вии с Единой номенклатурой должностей и Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служа­ щих.

При этом нужно различать полное и базовое наименование должности, которое может не отражать многих аспектов содержания работ. К базовому наименованию прибавляются сведения о режиме работы, ранге или статусе: заместитель, помощник, старший (ответ­ ственный исполнитель или руководитель самостоятельного участка работы), ведущий (может руководить отдельным направлением дея­ тельности) и пр.

2.Общие положения. Включает перечисление основных задач сотрудника; нормативных документов, в соответствии с которыми он должен работать; подчиненность, требования к уровню квалифика­ ции в соответствии с квалификационными справочниками; порядок занятия и освобождения должности, замещения в момент отсутствия (вышестоящим, нижестоящим, коллегой); режим труда и отдыха; формы оплаты и дополнительного поощрения.

3.Должностные обязанности. Раздел содержит полный пере­ чень выполняемых работ, степень детализации которого зависит от

характера деятельности работника (для специалистов может быть более укрупненным по основным направлениям), и разрабатывается на основе Квалификационного справочника должностей руководи­ телей, специалистов и служащих с учетом особенностей организа­ ции.

Формулировка должностных обязанностей (не более восьми) должна быть четкой, нацеленьюй на конечные результаты, с выделе­ нием действий, ведущих к ним, и предоставлением возможности выбора методов работы в соответствии с квалификацией.

4.Права (полномочия), предоставляемые данному лицу для самостоятельного выполнения работы. Раздел охватывает круг во­ просов, по которым сотрудник вправе принимать самостоятельные решения, давать указания, подписывать или визировать документы, контролировать, представительствовать, получать необходимую ин­ формацию.

5.Ответственность. В разделе регламентируется персональная ответственность должностного лица за выполнение возложенных на него обязанностей и использование прав, приводятся сведения о субъектах и формах отчетности, критериях оценки результатов.

6.Основные взаимосвязи. В разделе фиксируются служебные связи с коллегами, работниками других подразделений и организа­ ций, необходимая для выполнения должностных обязанностей ин­ формация.

7.Основные проблемы работы. Раздел содержит перечень про­ блем, с которыми может столкнуться должностное лицо в процессе выполнения своих обязанностей.

Вряде случаев в должностную инструкцию включается раздел «Участие в информационном обмене», содержащий указания о том, какая, от кого, когда, в какой форме должна поступать информация лицу, занимающему данную должность; каким образом она должна изучаться и обобщаться; в какой форме, кому, когда и как впослед­ ствии предоставляться. Должностная инструкция и изменения в ней утверждаются приказом руководителя организации.

28.5.Документы, отражающие внутренние отношения

Впротоколе отражается ход обсуждения вопросов на собраниях, совещаниях, заседаниях. Протокол ведется обычно в процессе само­ го мероприятия или, если оно фиксируется на пленке, составляется

втечение пяти дней специалистом в соответствующей области.

В«шапке» указывается название организации или коллективного органа, слово «протокол» и его порядковый номер, название меро-

приятия, место и дата его проведения (либо начала и окончания заседания).

Вводная часть протокола содержит фамилии председателя, сек­ ретаря и всех присутствующих (в том числе и приглашенных) в алфавитном порядке и повестку дня. Если присугствующил много, составляется их отдельный список (для приглашенных указывается место работы), а в основном документе показывается лишь их общее число. Иногда к нему прикладывается также и повестка дня, офор­ мляемая отдельно. Название каждого из пунктов в ней начинается с предлогов «о» или «об» и печатается без отступления от края текста.

Основная часть протокола строится в соответствии с вопросами повестки дня по разделам, каждый из которых начинается с номера вопроса, его наименования и слова «слушали»; с новой строки, с абзаца, в именительном падеже дается фамилия, а ршогда должность докладчика. Содержание выступления излагается от третьего лица или делается запись «текст прилагается». Затем фиксируются в по­ рядке поступления вопросы и ответы на них, в заключение делается запись о решении («решрши», «постановили»). Иногда протокол может содержать общую постановляющую часть, в которой указы­ вается, что, кому и когда нужно сделать.

Если содержание выступлений стенографируется, допустим краткий протокол, в нем после списка присутствующих и пригла­ шенных указываются порядковые номера вопросов по повестке дня, заголовки выступлений и фамилии докладчиков в порядке очеред­ ности.

Справка подтверждает те или иные факты и события, относящие­ ся к сотрудникам. Повторяющийся характер многих из них позволя­ ет оформлять справки на трафаретных бланках, вписывая от руки лишь фамилию, имя, отчество, а также место, куда она представля­ ется. Внутренние же справки оформляются на обычных листах.

Докладная записка предназначена для информирования руко­ водства организации о сложившейся ситуации, выполнении работ­ никами поручения и проч. Она готовится как по личной инициативе, так и по поручению, и служит основой принятия решения. Ее текст состоит из двух частей: констатирующей и побудительной; в послед­ ней излагаются просьбы и предложения автора. Внутренняя доклад­ ная пишется на простом листе бумаги и подписьшается составите­ лем; внешняя — на бланке за подписью должностного лица.

Объяснительная записка разъясняет руководителю причину имевших место фактов, произошедших событий, в которых сотруд­ ник принимал участие, и оформляется аналогично докладной.

Акт составляется комиссией или должностным лицом для офи­ циального подтверждения того или иного факта, имевшего отноше­ ние к сотруднику, на основе тщательного изучения событий и доку­ ментов, состоит из двух частей: вводной и констатирующей, подпи­ сывается составителями и при необходимости утверждается руково­ дителем.

Во вводной части перечисляются основания составления акта, лица, принявшие участие или присутствовавшие при описываемых событиях (в алфавитном порядке с указанием должности и места работы), делаются ссылки на соответствующие документы. В конста­ тирующей части излагаются цели, суть и результаты работы, проде­ ланной его составителями.

Доверенность свидетельствует о предоставлении доверителем (руководителем организации, подразделения) поверенному (подчи­ ненному сотруднику) права совершать от его имени определенные действия. Она оформляется на официальном бланке и включает в себя такие элементы, как фамилии, имена и отчества доверителя и поверенного; основной текст; подпись доверителя; подпись долж­ ностного лица, заверивших документ; печать; даты составления и заверения.

Раагыска является документом, удостоверяющим факт получе­ ния сотрудником каких-то ценностей, а при необходимости обяза­ тельство и срок их возврата. Она содержит такие реквизиты, как название документа, текст, должность, фамилию, имя и отчество лица, получившего ценности, подпись и дату.

Психологический практикум

Свой стиль работы с деловыми документами Вы можете определить с помощью предлагаемого теста. Для его выполнения необходимо оценить приводимые ниже высказывания по следующим критериям: «часто» — 3 балла; «иногда» — 2 балла; «редко» — I балл; «никогда» — О баллов,

1.Когда у меня много неотложной работы, я откладываю новые дела в сторону.

2.Когда у меня есть время, я обрабатываю большую часть бума! сам.

3.Я сам разбираю документы, потому что с этим никто больше не справится, а вид непрочитанных бумаг меня раздражает.

4.Мне приходится преодолевать внутреннее сопротивление, когда я поручаю подготовить вместо себя важный документ подчиненному.

5.Я обращаюсь за помощью к другим только тогда, когда угроза неприятностей из-за неготовности документа становится осязаемой.

6.Большую часть документов по менее важным вопросам готовят мри подчинен­ ные.

7.Меня раздражает, что приходится тратить время на бумажную рутину, и по возможности я откладываю бумаги в сторону, чтобы поменьше попадались на глаза.

8.я не считаю нужным отвечать на каждую бумажку, адресованную мне.

9.Я не считаю, что объем и характер служебной переписки отражает в полной мере успешность моей работы и положение в организации.

10.Когда я сталкиваюсь с кризисной ситуацией, мне не хватает времени, чтобы зафиксировать ее документально.

11.Лишь мысль о возможных неприятностях может заставить меня закончить работу над определенным документом.

12.Когда у меня есть важные дела, я откладываю рутинные документы в сторону.

Если Вы набрали 7 баллов и более в сумме по вопросам 1—3, Вы — «супериспол­ нитель», стремитесь самостоятельно и максимально добросовестно отработать каж­ дый попадающийся на глаза документ.

Если Вы набрали 7 баллов и более в сумме по вопросам 4—6, Вы — «распасовщик» и стремитесь как можно скорее избавиться от документа, перебросить его другим.

Если Вы набрали 7 баллов и более в сумме по вопросам 7—9, Вы — «антибюро­ крат», ведущий борьбу с бумагами не на жизнь, а на смерть и чем-то напоминаете в этом отношении Дон Кихота.

Если Вы набрали 7 баллов и более в сумме по вопросам 10—12, Вы — «волокит­ чик», считающий, что каждый документ должен «отлежаться», но при этом часто вспоминающий о нем слишком поздно.

Если в целом Вы набрали не более 36 баллов, у Вас разумное отношение к бумагам и отсутствие ярко выраженных черт «бумажных неудачников».

Глава 29

НЕВЕРБАЛЬНЫЕ СРЕДСТВА УПРАВЛЕНЧЕСКОГО ОБЩЕНИЯ

29.1. Общее понятие языка жестов

Ученые установили, что до 65% информации о собеседниках люди получают не из их слов, а на основе жестов и телодвижений, поэтому умение их правильно читать является одним из условий успеха менеджера. Нужно заметить, что вследствие психологических особенностей женщины быстрее и легче их замечают, фиксируют, расшифровывают, поэтому мужьям сложнее обмануть cBOiix жен.

Считается, что во всем мире большинство основных жестов — улыбка, пожимание плечами и т.п. — одинаковы. Однако встречают­ ся и «национальные жесты», например в США и Англии поднятый вверх большой палец означает просьбу остановить машину на доро­ ге, а в Италии — цифру 1.

Жесты нельзя рассматривать изолированно, поскольку у одного и того же жеста, как можно было только что убедиться, существует несколько значений; другой в данный момент может вообще ничего не значить; третий — быть обманным. Поэтому их необходимо чи­ тать в системе, где каждый дополняет, уточняет, корректирует дру­ гие.

Жесты могут соответствовать или не соответствовать словам че­ ловека, которые сопровождают. Если соответствие имеется, они уси­ ливают вербальную информацию, а если отсутствуют, ориентиро­ ваться следует в первую очередь на них, поскольку их информатив­ ность примерно в пять раз выше, чем слов.

Кроме соответствия между словами и телодвижениями необхо­ димо принимать во внимание ситуацию (например, позы замерзше­ го, уставшего или критически настроенного к собеседнику человека практически одинаковы); состояние здоровья; профессиональные привычки (пианист, оберегая пальцы, будет избегать крепкого руко­ пожатия); особенности одежды, которая может сковывать свободу движений и позы.

Исследования показывают, что существует обратная связь между возрастом, социальным положением человека и его жестикуляцией. При сохранении прежнего смысла с возрастом и ростом статуса больше используются слова, снижается скорость движений, хотя одновременно они становятся более утонченными.

Считается, что подделывать или копировать жесты практически невозможно, поскольку в течение длительного времени нельзя кон­ тролировать всю их совокупность и одновременно еще и произноси­ мые слова.

Поскольку подсознание людей работает автоматически, незави­ симо от них, жесты могут «выдать с головой», поэтому, чтобы скрыть свои мысли, целесообразно:

—специально отрабатывать комплекс жестов, придающих правдоподобие сказанному;

—стараться полностью исключить жестикуляцию при контак­

тах;

—соблюдать дистанцию по отношению к собеседнику, чтобы не были видны микрожесты (румянец, изменение зрачков) и поза в целом (поэтому допрашиваемых сажают на хорошо освещенное и обозримое место);

—шире использовать положительные жесты, привлекающие других, и по возможности избавляться от отрицательных.

29.2. Жестикуляция рукой

Первое, с чем сталкиваются люди при знакомстве, — рука парт­ нера, протягиваемая для пожатия. Выделяют четыре вида руки:

—квадратная («рука труженика»); считается, что ее обладатель консервативен во взглядах, практичен, настойчив и методичен в действиях, энергичен, коммуникабелен;

—удлиненная («городская») рука встречается редко; ее облада­ тели характеризуются гармоничностью духовной и физической жизни, развитым чувством долга, склонностью к умственному труду;

—овальная («артистическая») рука, лишенная угловатостей и сужающаяся к кончикам пальцев, принадлежит обычно импульсив­ ным, непостоянным, впечатлительным людям, ленивым, поверхност­ ным, но стремящимся к новым знаниям, всегда готовым помочь;

—узкая рука свойственна, как считается, холодным, эгоцент­ ричным, мелочным людям, с узким кругозором, но целеустремлен­ ным.

Пальцы на руках могут быть длинными (более 0,7 длины ладони) или короткими. Считается, что обладатели (?лг//уяб/л' пальцев рассуди-

4 5 8 Г л а в а 29. НЕВЕРБАЛЬНЫЕ СРВДаВА УПРАВЛЕНЧЕСКОГО ОБЩЕНИЯ

тельны, методичны, осторожны, склонны к анализу, умственному труду, но не способны к обобщениям; люди с короткими пальцами, напротив, ршпульсивны, обладают живым умом, умеют охватить целое, но не могут «конаться в мелочах».

Гибкость пальцев свидетельствует о реализме, здравом смысле, открытости новому, хорошей приспособляемости.

Плотно сжатые пальцы говорят о собранности, скрытности, неконтактности, формализме их владельца, diрастопыренные — о его беззаботности, независимости.

Гладкие пальцы характеризуют динамизм, инициативность, хо­ рошую интуицию, оптимизм, деловитость; узловатые — свойствен­ ны упрямым, действующим только на основе доказанных фактов людям, но основательным и надежным.

О партнере немало могут сказать кончики пальцев: владельцы острых — идеалисты; конических — импульсивны, внушаемы, инту­ итивны; квадратных — аккуратны, постоянны, педантичны; лопаткообразных — энергичны, изобретательны, инициативны, поверх­ ностны.

Как правило, полностью или частично открытые ладони свиде­ тельствуют о честности и открытости человека. Большинство людей не может обманывать, держа ладони открытыми, а если это происхо­ дит, появляются микрожесты, свидетельствующие об обратном, поэ­ тому, если говорят неправду, ладони прячут за спину или в карман.

С помощью жестов можно проявлять свою власть и командовать; так, открытая вверх ладонь в условиях субординации может воспри­ ниматься подчиненными как просьба; ладонь, повернутая вниз — как приказ; «указующий перст» — как запрещение.

При рукопожатии властность демонстрируется путем обхваты­ вания руки партнера и накрытия ее своей сверху; протягивание руки ладонью вверх или притягивание руки партнера близко к себе озна­ чает отказ от инициативы и роли хозяина положения; при равноправ­ ном рукопожатии ладони находятся перпендикулярно полу. Агрес­ сивным, доминантным людям свойственно крепкое рукопожатие «до хруста пальцев».

Для нейтрализации властного партнера и возвращения себе ини­ циативы необходимо вплотную сблизиться с ним, занять положение слева, энергично встряхнуть протянутую руку и привести ее в верти­ кальное положение. Чтобы всегда находиться в выгодном положе­ нии, целесообразно заранее отрабатывать этот комплекс движений с учетом того, чтобы в момент протягивания руки делать шаг левой ногой.

Можно также положить свою руку поверх руки партнера, обхва­ тить его запястье и резко встряхнуть, а руку хорошо знакомого человека обхватить двумя руками у запястья, локтя или плеча (но это может свидетельствовать и о дружеских чувствах). Сохранить дис­ танцию и защитить «личную территорию» помогает пожатие пря­ мой, несогнутой рукой или пожатие кончиков пальцев.

Рукам, ладоням и пальцам свойственно множество специфичес­ ких жестов, которые менеджеру необходимо принимать во внима­ ние. Так, медленное потирание ладоней свидетельствует о положи­ тельных намерениях, а быстрое — о таких же ожиданиях в отноше­ нии партнера.

Весьма распространенный жест руками — их сцепление, говоря­ щее обычно о разочаровании в ком-то или в чем-то, но стремлении его скрыть. При этом руки могут быть подняты до уровня лица, лежать на столе или на коленях (в положении «сидя»), свободно висеть (при позе «стоя»). Для успеха разговора партнера нужно вывести из этого положения.

Среди менеджеров, бухгалтеров и юристов распространен так называемый шпиль — складывание пальцев рук, означающее уве­ ренность. При этом «шпиль вверх» сопровождает изложение собст­ венного мнения, а «шпиль вниз» — восприятие чужой позиции. Этой категории людей свойственно также закладывание рук за спину, де­ монстрирующее уверенность в себе и превосходство над другими. В то же время подобная поза позволяет расслабиться в стрессовой ситуации.

К жестам превосходства относится также манипулирование боль­ шими пальцами, которые остаются на поверхности при закладыва­ нии рук в карманы, за отвороты пиджака или под мышки с их скре­ щиванием на груди (последнее является выражением негативного отношения).

Поднесение руки ко рту во время слушания свидетельствует о недоверии партнеру, а во время собственной речи — об ее неискрен­ ности. Более утонченным вариантом этого жеста является поднесе­ ние руки к носу, что, однако, нужно отличать от обыкновенного почесывания.

Жестами, свидетельствующими о внутреннем желании отгоро­ диться от кого-то или чего-то, является почесывание или потирание века, уха, шеи, оттягивание воротничка.

Подпирание ш,еки ладонью считается жестом скуки. Если рука сжата в кулак, а указательный палец упирается в висок — это оце­ ночная поза, демонстрирующая вежливую заинтересованность. Об