Практический менеджмент персонала - Веснин В.Р

где ПН — непроизводительные потери по вине работников, ч; НЧ — число часов по норме.

Произведение экстенсивного и интенсивного коэффициентов дает интегральный коэффициент использования рабочего времени.

27.5. Планирование времени руководителей и специалистов

На практике планирование времени сводится к его распределен нию по видам работ. Укрупненное распределение времени регламен­ тируется с помощью распорядка рабочего дня, который строится с учетом распорядка дня высшего руководства (обычно — коллектив­ ного), учитывает периодичность выполнения отдельных работ и осу­ ществляет их увязку. Нужно иметь в виду, что с повышением уровня руководства снижается время, затрачиваемое на управление основ­ ной деятельностью, и растет время на административную, организа­ ционную работу, представительство, решение социальных проблем.

Планирование времени позволяет руководителям и специалис­ там:

—критически осмыслить собственные цели и найти более эф­ фективные способы их реализации, позволяющие не только своевре­ менно с ними справиться, но и создать необходимые резервы для решения непредвиденных проблем;

—сконцентрироваться на важнейших вопросах с учетом сроков их решения, а остальные рационально распределить среди подчи­ ненных на основе оценки каждой работы с точки зрения ее необхо­ димости; оценки последствий в случае отказа от выполнения; оправ­ данности требуемых усилий, возможности снижения затрат и по­ вышения реальной отдачи;

—сформировать оптимальную структуру рабочего дня и соста­ вить его расписание.

Планирование времени, отводимого на решение тех или иных проблем, осуществляется с учетом их рациональной очередности: сначала планируются дела с фиксированным сроком исполнения или требующие значительных его затрат, а также неприятные дела, от­ кладывание которых на потом нежелательно; далее следует рутин­ ная работа и выполнение повседневных обязанностей; наконец, тре­ тье место отводится второстепенным и эпизодическим делам, напри­ мер чтению текущей корреспонденции, обходу рабочих мест. В любом случае при планировании устанавливается точный срок за­ вершения работы. Если в заданные сроки она не может быть выпол-

нена, в плане предусматривается возможность перенесения ее на более поздний период.

Планом охватывается не более 60% рабочего времени, а осталь­ ное составляют резервы на решение непредвиденных проблем (не­ ожиданные посетители, телефонные звонки, необходимость исправ­ лять ранее допущенные ошибки), творческую деятельность, по­ вышение квалификации. Создание таких резервов повышает гиб­ кость планов и облегчает их корректировку.

Предпосылками планирования времени являются его тщатель­ ное документирование и контроль за его использованием, позволяю­ щие иметь точное представление о нем, лучше распределять на осуществление тех или иных работ, а также согласование своих дей­ ствий с подчиненными и коллегами.

На практике существует несколько видов планов использования времени:

—с помощью долгосрочных планов распределяется время на реализацию крупных жизненных целей, требующих многих лет, а порой и десятилетий: получение образования, продвижение до оп­ ределенной должности и т.п.;

—среднесрочные планы, к которым можно отнести годовые; они фиксируют распределение времени на решение более конкрет­ ных задач, прежде всего производственного характера;

—каждый из краткосрочных планов (квартальный, месячный, декадный, недельный, дневгюй) детализирует предшествующий. В месячных планах расход времени на каждый вид деятельности, вклю­ чая необходимые резервы, предусматривается в часах; в декадных (недельных) отражаются все без исключения дела и время, необхо­ димое для их выполнения.

При составлении краткосрочных планов определяется централь­ ная, наиболее трудоемкая проблема периода, которая должна быть решена в его рамках; выходящие за их пределы задачи и задачи, к решению которых нужно приступить, возможные трудности.

В месячных планах следует учитывать критические дни и личные биоритмы — физический, эмоциональный и интеллектуальный, со­ ставляющие соответственно 23,28 и 33 дня. На положительные фазы этих периодов планируются дела, требующие повышенных нагрузок. Учет принципа повышенной работоспособности необходим и в днев­ ном плане. У большинства людей имеются два ее пика — с 9 до 13 и с 16 до 18 ч. На это время необходимо планировать наиболее слож­ ную и ответственную работу.

Дневной план включает в себя не более десятка проблем, в том числе не более трех первостепенных, работа над которыми осущест-

4 3 2 Глава 27. УПРАВЛЕНИЕ РАБОЧИМ ВРЕМЕНЕМ

вляется В первую очередь. Их, а также самые неприятные дела пла­ нируют на утреньше часы, с тем чтобы к вечеру их удалось завершить. Однородные задачи группируются в дневном плане работы блоками, что позволяет не «перескакивать» с одной проблемы на другую и экономить таким образом время.

Как и все другие, дневные планы расходования времени состав­ ляются в письменной форме, поскольку таким образом заложенные в них дела труднее игнорировать. Кроме того, записи разгружают память, дисциплинируют, позволяют четче распределять работу, де­ лать ее более целенаправленной. По записям также легче контроли­ ровать выполнение планов и оценивать их итоги.

Составление дневного плана начинается накануне вечером и происходит в несколько этапов. Сначала формулируются его зада­ чи, в которые включаются перенесенные из месячного и недельного (декадного) планов; переходящие из плана предыдущего дня, не решенные к настоящему моменту; не планируемые заранее вследст­ вие повторяемости; могущие внезапно возникнуть. Затраты времени на них определяются с учетом возможного способа их решения. В дневном плане предусматриваются «окна» на случай необходимости решать неожиданные проблемы и десятиминутные перерывы после каждого часа работы.

Затем еще раз уточняется приоритетность задач; выделяются те из них, за которые настала пора решительно браться, и уточняется, кому из подчиненных что можно поручить.

Утром составленный накануне дневной план еще раз уточняется руководителем совместно с референтом или секретарем, чтобы учесть внезапно появившиеся новые обстоятельства, например по­ ступившие за ночь документы. Как любой другой, дневной план использования времени должен быть гибким; жестко в нем регламен­ тируются только вопросы, связанные с приглашением людей, напри­ мер совещания, прием посетителей и т.п.

Планирование времени способствует повышению эффективнос­ ти использования рабочего дня. Считается, что последний лучше всего начинать в одно и то же время, так как человек — раб своих привычек. Это обеспечивает хороший тонус и позволяет на деле реализовывать принцип «человек — хозяин работы, а не работа — хозяйка человека».

Предпочтительно, чтобы руководитель начинал свой день рань­ ше подчиненных и до их прихода на работу мог уточнить задания и принять меры для преодоления трудностей. После этого выполня­ ются наиболее трудные и неприятные дела, а во второй половине дня — легкие. Такая последовательность обусловлена не только на-

растанием усталости, но и тем, что после обеда подчиненные обычно приходят с просьбами о помощи и разъяснении тех или иных вопро­ сов. Поэтому во второй половине лучше заниматься несложными делами, например просмотром почты или решением проблем, по­ явившихся с утра.

Для экономии времени необходимо избегать импульсивных по­ ступков и не отвлекаться по возможности на вновь возникающие проблемы, которые могут потребовать новых действий. Их целесо­ образно зафиксировать и вернуться к ним позже, что позволит завер­ шить начатое, а им «отлежаться» и принять более зримые очертания. Фиксация материала полезна также на случай внезапных перерывов в работе, поскольку позволяет быстрее вернуться к ней.

Психологический практикум

Определить, как Вы умеете распорядиться своим временем, можно с помощью предлагаемого ниже теста. Ответьте на его вопросы словами «да», «иногда», «нет», а затем подсчитайте число баллов с помощью приведенного в конце ключа.

1.Планируете ли Вы заранее дела на предстоящую неделю?

2.Хватает ли Вам подчиненных для решения поставленных задач?

3.Планируете ли Вы заранее распределение работы между ними?

4.Ритмично ли работают Ваши подчиненные?

5.Достаточно ли они компетентны и подготовлены?

6.Есть ли у Вас помощник, который в нужный момент сможет Вас заменить?

7.Достаточно ли у Вас средств оргтехники?

8.Подготовлен ли Ваш помощник к решению сложных проблем?

9.Стараетесь ли Вы минимизировать число проводимых совещаний?

10.Пользуетесь ли Вы услугами секретаря для назначения деловых встреч?

П.Назначает ли сам секретарь время Ваших деловых встреч и поездок?

12.Знает ли секретарь, кого он может связать непосредственно с Вами?

13.Готовите ли Вы для секретаря задания заранее, чтобы он мог их своевременно выполнить?

14.Пользуетесь ли Вы диктофоном?

15.Достаточно ли понятные задачи Вы ставите перед персоналом?

16.Могут ли подчиненные при необходимости консультации без труда связаться с Вами?

17.Пунктуальны ли Вы в служебных делах?

18.Начинаете ли Вы свой рабочий день с неотложных дел?

19.Удается ли Вам делать перерывы в работе и немного расслабляться?

20.Всегда ли Вам удается оперативно принимать решения?

21.Пресекаете ли вы факты безделья персонала?

22.Объективно ли Вы оцениваете эффективность работы подчиненных?

23.Знаете ли Вы, по каким критериям гюдчиненные определяют эффективность Вашей работы?

24.Оцениваете ли Вы эффективность использования своего рабочего времени?

25.Осуществляете ли Вы перспективное планирование своего рабочего времени?

Положительный ответ оцените в 2 балла, уклончивый — в 1 балл, отрицатель­ ный — в О баллов и подсчитайте общую сумму.

Более 45 баллов — отличный результат, Вы прекрасно распоряжаетесь своим временем.

От 26 до 45 баллов — Вы удовлетворительно используете свои возможности.

Менее 26 баллов — время в той или иной степени «владеет Вами», и нужно менять свой стиль работы.

Глава 28

ДОКУМЕНТЫ ПО ПЕРСОНАЛУ

28.1.Документы, связанные с заключением

ипрекращением трудового договора

Основой трудовых отношений в настоящее время становится трудовой договор (контракт), о котором уже шла речь выше. Каждая организация составляет свой конкретный вариант этого документа с учетом своей специфики. Здесь предлагается лишь его вариант.

ТРУДОВОЙ ДОГОВОР (КОНТРАКТ)

(должность, фамилия, имя и отчество)

именуемое в дальнейшем «Предприятие», и гражданин

(фамилия, имя и отчество)

именуемый в дальнейшем «Работник», заключили настоящий договор о нижеследу­ ющем.

2. Работник принимается на работу:

(наименование подразделения: цех, отдел, лаборатория)

ПО профессии, должности

(полное наименование профессии, должности)

Квалификация

3.Договор является договором по основной работе , договором по совмести­ тельству (нужное подчеркнуть).

4.Вид договора:

—на неопределенный срок (бессрочный);

—на время выполнения работы

5.Срок действия договора:

Начало работы

Окончание работы 6. Срок испытания: а) без испытания;

7.Обязанности, которые возлагаются на работника

8.Обязательства, которые берет на себя предприятие

9.Особенности режима рабочего времени:

—неполный рабочий день неполная рабочая неделя

10.Работнику устанавливается:

Печать

На основании трудового договора составляется приказ о приеме на работу. Типографским способом выполненный специальный бланк приказа (форма Т-1) имеет две стороны и содержР1Т следую­ щую основную информацию: название предприятия или организа­ ции, дата зачисления на работу, данные об ее характере (временно, сезонно, постоянно, по совместительству); сведения о наличии испы­ тательного срока; подразделение, должность, тарифный разряд, оклад, табельный номер, виды и размер надбавок; продолжитель­ ность рабочего дня или недели при неполном времени; подписи руководителя и работника.

В форме Т-1 приводятся также сведения об ознакомлении с условиями работы на месте, оформленные подписью, согласие руко­ водства подразделения принять на работу на оговоренных в приказе условиях, результаты медосмотра, отметки о прохождении инструк­ тажа по технике безопасности и противопожарному минимуму, со­ гласие заявителя на условия работы, дата, подпись. Форма Т-1 может иметь следующий вид: