Практический менеджмент персонала - Веснин В.Р

4 2 0 г л а в а 27. УПРАВЛЕНИЕ РАБОЧИМ ВРЕМЕНЕМ

27.2. Фонд рабочего времени

Совокупное время, которым организация располагает для своей деятельности в течение данного периода, образует календарный фонд рабочего времени. Он устанавливается путем умножения сред­ несписочного числа работников на календарное число дней периода и состоит из номинального, или полного табельного фонда времени, праздничных и выходных дней, а также сокращенных часов в пред­ праздничные дни для отдельных категорий работников в соответст­ вии с законодательством.

Полный табельный фонд состоит из максимально возможного фонда (время работы в соответствии с КЗоТ), который является главным объектом рационализации, и ежегодных и дополнительных отпусков. В свою очередь, максимально возможный фонд состоит из явочного фонда и неявок.

Явочный фонд времени включает полезный фонд (производитель­ но используемое время), в том числе с пониженной и повышенной производительностью, и время внутренних целодневных простоев и неявок (отпуска по болезни, учебе; неявки, разрешенные законом и администрацией; прогулы).

Полезный фонд времени состоит из реального фонда (фактически отработанное время) и внутрисменных простоев и потерь. Он вклю­ чает производственное время — основное, вспомогательное, подго­ товительно-заключительное и время обслуживания рабочего места,

атакже время технологических и организационных перерывов.

Втечение основного времени достигается непосредственная цель данного трудового процесса, например создается документ и т.п. Вспомогательное время охватывает выполнение действий, связан­ ных с обеспечением основной работы, и вместе с основным состав­ ляет o/iepam^/^woe время. В рамках вспомогательного времени может осуществляться, например, сбор необходимых материалов для под­ готовки доклада или документа.

Время обслуживания рабочего места тратится на поддержание его в надлежащем состоянии. Оно, в свою очередь, может делиться, хотя далеко не всегда, на организационное и технологическое. В его рамках осуществляются уборка, наведение порядка, сортировка ма­ териалов, подготовка к работе оборудования.

Наконец, некоторые виды трудовых операций требуют расходо­ вания подготовительно-заключительного времени. Например, врачу перед осмотром каждого больного и после его завершения необходимо мыть руки.

Перерывы также неоднородны. Существуют технологические перерывы, когда основной процесс либо на время прекращается по причинам, связанным со спецификой работы оборудования, либо продолжается без участия человека. Организационные перерывы обу­ словлены естественными факторами (необходимость принятия пищи, отдыха).

В организации необходимо постоянно осуществлять учет и ана­ лиз структуры фондов времени (календарного и максимально воз­ можного) и его использования, что важно в том числе и для выявле­ ния скрытых резервов. Для этого рассчитываются коэффициенты использования табельного, календарного и максимально возможно­ го фонда времени; средняя установленная и фактическая продолжи­ тельность рабочего периода; число неявок по всем причинам, коэф­ фициент использования рабочего периода. Все эти показатели можно сравнивать по периодам.

Для определения степени использованиярабочего периода (меся­ ца, квартала, года) необходимо установить их среднюю продолжи­ тельность. Она характеризуется средним фактическим числом дней работы одного среднесписочного работника и исчисляется делением общего количества отработанных человеко-дней на среднесписоч­ ное число работников.

Существует установленная продолжительность рабочего пе­ риода, исчисляемая как отношение максимально возможного фонда рабочего времени, определяемого законодательством, к среднему числу работников. Сопоставление фактической и установленной продолжительности характеризует степень использования послед­ ней.

Средняя фактическая продолжительность рабочего дня опре­ деляется как полная и урочная. Полная находится делением общего количества человеко-часов за период (с учетом сверхурочных) на число отработанных человеко-дней и показывает, сколько часов в день приходилось на одного человека. Средняя урочная продолжи­ тельность — это число отработанных часов в урочное время. Сопо­ ставление этих величин позволяет определить степень использова­ ния соответствующих фондов.

Можно рассчитать коэффициенты использования рабочего вре­ мени /Сисп. вр, рабочего дня К^сп-дия-

Число фактически отработанных человеко-часов

Можно также исчислить коэффициент дисциплинированности работников/^лисц:

Потери времени по вине работника

Неявки целесообразно анализировать по причинам, которые можно объединить в две группы: разрешенные законом и относя­ щиеся к потерям рабочего времени — простои, прогулы, отпуска с разрешения администрации.

По результатам анализа составляется фактический баланс рабо­ чего времени в человеко-часах (табл. 21). Распределение работ на будущее происходит на основе плановых балансов, в которых долж­ но найти отражение снижение трудоемкости работ мероприятий по НОТ. При этом исходят из того, что все работники выполняют только свойственные им функции.

отпуска

отпуска в связи с беременностью и родами отпуска по учебе неявки по болезни

прочие неявки с разрешения закона неявки в связи с выполнением государственных и общественных обязанностей прочие неявки

Человеко-часы, не использованные по уважительным причинам, всего:

по болезни кормление детей

выполнение государственных обязанностей Потери, всего

Сверхурочные работы включаются забалансовыми статьями.

27.3. Диагностика времени

Резервы времени абсолютно ограничены, поэтому встает вопрос о его рациональном использовании, экономии. От этого во многом зависит успех любого работника. Чтобы справиться с такой задачей, необходимо точно знать, на что время тратится, на что его нужно тратьть, и делать все как можно быстрее.

Первым шагом на этом пути является «инвентаризация» време­ ни, осуществляемая с помощью хронометража (фотохронометража), фотографии, самофотографии. Выбор метода зависит от задач и масштабов.

Под хронометражем понимается наблюдение и измерение за­ трат рабочего времени на осуществление отдельных повторяющихся элементов операции или ее в целом для анализа приемов труда, разработки нормативов или определения причин отклонения от норм. Психологически он неприятен для работника, но играет очень важную роль в деле научной организации труда, в том числе управ­ ленческого.

Хронометраж используется, если операции слишком кратковре­ менные (например, конвертирование); необходимо изучить отдель­ ные повторяющиеся их элементы, важные в данный момент; учесть все затраты времени на операцию. Он может быть непрерывным, выборочным (для отдельных элементов операций) и цикловым (при­ меняется при наблюдении за сверхкороткими элементами путем объ­ единения их в группы в разных комбинациях).

При подготовке к хронометражу исследуемую операцию разде­ ляют на элементы — комплексы приемов, действия, движения — и устанавливают их границы, определяемые фиксажными точками — резко выраженными моментами начала и окончания, определяют необходимое количество наблюдений. Наблюдения фиксируются в специальном наблюдательном листе. Затем сведения обрабатывают­ ся, исключаются дефектные замеры и определяется средняя продол­ жительность каждого элемента операции.

Непосредственным объектом хронометража является оператив­ ное или подготовительно-заключительное время на машинно-руч­ ных работах. В результате можно сделать расчет средней продолжи­ тельности той или иной операции Гср.оп по формуле:

Знание средней продолжительности операции и ее отдельных элементов помогает совершенствовать ее структуру, оптимизиро­ вать затраты времени.

Методупрощенных наблюдений в отличие от хронометража пред­ полагает использование обычных часов. Иногда используется фото­ хронометраж, если отклонения затрат времени от средней величины превышают 10% и нужно выяснять их причины.

Фотография рабочего дня (индивидуальное и групповое; сплош­ ное и выборочное) проводится путем наблюдения и измерения всех без исключения полезных затрат и потерь времени на всем его про­ тяжении или какой-либо его части два-три раза в год в течение двух-трех недель при участии нормировщиков, мастеров и т.п. Она целесообразна при обследовании большой группы исполнителей, осуществляющих идентичные работы, с охватом их всех или большей части, обычно в течение 10—15 дней по 5 дней в каждой декаде месяца в периоды с наиболее типичным составом работ.

Основными документами при этом являются карта фотографии, содержащая название подразделения, дату, сведения о наблюдае­ мых, характеристики рабочего места и оборудования, и наблюда­ тельный лист, отражающий время начала и окончания отдельных операций, их продолжительность, совмещение, результаты, приме­ чания (толкование неясностей), с которым работника знакомят.

Врезультате проделанной работы составляются две таблицы,

водной из которых отражается расход времени в минутах на каж­ дый вид работ и сроки их проведения; во второй — потери времени, их причины, конкретные виновники, период, когда они имели место. На их основе проводится анализ, в рамках которого опре­ деляются величина и удельный вес полезных затрат, зависящих и

не зависящих от исполнителей потерь времени; продолжительность маршрутов; количество времени, необходимого для выполнения определенных операций (творческих, логических, вспомогательных и проч.); что помогает, а что препятствует его эффективному ис­ пользованию.

Разновидностью фотографии является метод моментных на­ блюдений, при котором фиксируются не затраты времени, а данные о том, чем работник занимался в определенные случайно выбранные моменты. При этом различают индивидуальные, групповые и ма­ ршрутные наблюдения (за объектом, перемещающимся по опреде­ ленному маршруту, или за несколькими объектами, расположенны­ ми далеко друг от друга, так что наблюдатель должен перемещаться). Метод моментных наблюдений обеспечивает высокую точность ре­ зультатов при относительно небольших затратах времени и средств, но его использование требует высокой квалификации, поэтому чаще он применяется руководителем в порядке контроля при обходе ра­ бочих мест подчиненных.

Разновидностью фотографии является самофотография, осно­ вой которой является карта самофотографии. Она содержит сле­ дующие сведения: фамилию, имя и отчество работника, должность, стаж работы по специальности, в том числе на данном предприятии, перечень элементов затрат рабочего времени, затраты времени по дням недели (в том числе две графы — число наблюдений в день и суммарные затраты), анкету с пожеланиями.

Затраты рабочего времени, полученные в результате самофото­ графии, подсчитываются по отдельным видам (элементам) работ. Затем составляются сводные таблицы по должностям, по видам работ, по стажу, на основе которых выявляются потери времени, связанные с недостатками в организации и обслуживании рабочих мест, нерациональным использованием технических средств. Само­ фотография экономична, но не дает точных результатов и связана с трудностями в обработке материалов.

Формой самофотографии является дневник рабочего времени ру­ ководителя или специалиста. Работы в нем записываются в той пос­ ледовательности, в которой они выполняются, и соответственно за­ писываются затраты времени на них. Существуют книжная, реестро­ вая и карточная формы ведения такого дневника, анализ которых позволяет экономить до 50% рабочего времени.

На основе данных фотографии (в минутах) можно получить не­ сколько полезных показателей, в частности коэффициент использо­ вания рабочего дня /Г„.р.д:

4 2 6 г л а в а 27. УПРАВЛЕНИЕ РАБОЧИМ ВРЕМЕНЕМ

ПЗ + ОП + ОМ -f ОЛН

j ^ —

"'^'^ Продолжительность рабочего дня

где ПЗ — подготовительно-заключительное время; ОП — оперативное время; ОМ — время обслуживания рабочего места;

ОЛН — нормативное время на отдых и личные надобности.

Коэффициент потерь рабочего времени по вине работника АГп.рв:

ПР - ОЛН

1^

" '"^ Продолжительность рабочего дня ' где ПР — перерывы, зависящие от работника.

Коэффициент потерь рабочего времени, не зависящих от работ­ ника АГ'п.р.»:

где ПН — потери рабочего времени, не зависящие от работника. На основе данных показателей можно определить коэффициент возможного повышения производительности труда за счет устране­

ния потерь времени /Г„.п.т*

_ ПР - ОЛН + ПН

Целесообразно осуществлять анализ затрат времени на выполне­ ние свойственных и не свойственных должностным обязанностям работ.

Для анализа отдельных видов работ используются опросы, кото­ рые могут быть устными и анкетными; последние сложнее, но позво­ ляют получить более надежные ответы. Анкеты, заполняемые по группам должностей, должны содержать личные сведения о работ­ нике (возраст, стаж и т.п.), быть понятными, целенаправленными, краткими, доступными для машинной обработки, удобными для за­ полнения. Вопросы формулируются четко и недвусмысленно, а в случае оценочных вопросов определяются их границы.

Выявление видов деятельности, на которую время тратится впустую (как показывают исследования, таких бывает до 25%), ко­ торую могут (возможно, с большим успехом) выполнять другие лица, которая отнимает время у других, называется диагностикой времени. Для облегчения этой диагностики время, затрачиваемое работниками управления, можно распределить по следующим функциям:

—обдумывание проблем, выработка решений, подготовка доку­ ментов;

—руководство людьми (распределение заданий, инструктаж, консультирование, оценка их работы, разрешение конфликтов);

—прогнозирование и планирование на перспективу;

—подготовка совещаний, выступлений, различных мероприя­

тий;

—контроль за подчиненными;

—осуществление внешних коммуникаций (участие в перегово­ рах, обмене опытом, конференциях).

После группировки работ им дается оценка в отношении их необходимости, целесообразности, соотношения предполагавшихся и фактических затрат времени. В процессе анализа определяется, какие факторы обусловливают наибольшие потери времени и явля­ ются в этом смысле самыми «дорогостоящими» (например визиты, встречи, телефоьшые разговоры, прием посетителей, встречи с под­ чиненными и т.п.). Их выявление позволяет искать способы измене­ ния структуры затрат времени, которая бы в наибольшей степени способствовала достижению целей и сокращению необоснованных потерь.

Исследования свидетельствуют, что 20—30% своего времени ру­ ководитель тратит на разбор корреспонденции, просматривая в день до 100 документов, из которых лишь 30 по-настоящему нужны; ему приходится подписывать в год до 20 тыс. документов, затрачивая на это около трех недель. Подсчитано, что по всем каналам из внутрен­ них источников сведений поступает на 30%, а из внешних — на 40% больше, чем требуется.

Основными причинами потерь времени являются:

—нечеткое определение целей и приоритетов, в результате чего люди не могут правильно сориентироваться в ситуации, а потому берут на себя либо слишком много, либо слишком мало работы, «тонут» в мелочах;

—неудовлетворительная организация планирования, не позво­ ляющая менеджеру справиться с распределением времени на выпол­ нение своих дел;

—неорганизованность и недисциплинированность подчинен­ ных, приводящая к многократной переделке одной и той же работы;

—отсутствие необходимой информации для принятия реше­ ний, в результате чего их приходится постоянно откладывать;

—нерешительность руководителя, неумение работать с парт­ нерами, подчиненными, посетителями, проводить собрания и со­ вещания.

27.4. Контроль за рабочим временем

Правила текущего контроля использования рабочего времени предусматриваются действующими в настоящее время Основными положениями по учету труда и заработной платы в промышленности

истроительстве, утвержденными в 1973 г. Приведем извлечения из III раздела этих положений «Учет использования рабочего времени

иконтроль за состоянием трудовой дисциплины»:

14.Контроль за своевременным началом и окончанием работы и за правильным использованием рабочего времени в течение всего рабочего дня (смены) осуществляют руководители производствен­ ных подразделений (мастера, производители работ, начальники цехов, отделов, участков и т.п.), на которых возложено осуществле­ ние этого контроля.

15.Учет использования рабочего времени организуется таким образом, чтобы обеспечить контроль:

а) за своевременной явкой рабочих и служащих на работу, выяв­ лением всех не явившихся и опоздавших;

б) нахождения рабочих и служащих в рабочее время на своих рабочих местах, а также своевременного ухода и прихода рабочих и служащих во время обеденного перерыва;

в) своевременности ухода рабочих и служащих с работы по окон­ чании рабочего дня или смены;

г) фактически отработанного времени рабочими и служащими, времени простоя и другрк видов недоиспользования рабочего време­ ни по причинам.

16. Контроль за своевременной явкой рабочих и служащих на работу и уходом с нее фиксируется по одной из следующих систем:

а) карточной с помощью контрольных часов; б) жетонной с применением табельных жетонов или марок;

в) пропускной посредством сдачи рабочими и служащими и вы­ дачи им пропусков;

г) рапортно-ведомственной с использованием рапортов или та­ бельных ведомостей, получаемых от начальников цехов, участков, отделов, производителей работ, мастеров, бригадиров;

д) с помощью контрольно-пропускных устройств.

Допускается использование комбинированных и других систем учета прихода и ухода рабочих и служащих в зависимости от условий производства.

Для ведения учета отработанного времени каждому работнику присваивается табельный номер, приводящийся во всех документах по учету труда и заработной платы. В случае увольнения или пере-

вода работника в другое подразделение прежний табельный номер должен оставаться свободным не менее полугода, а в отдельных случаях — до 12 лет.

Табель представляет собой именной список персонала подразде­ ления (раздельно по рабочим, служащим и т.п.) в пределах отдель­ ных категорий работников, составленный в порядке табельных но­ меров или алфавита. Он составляется за 2—3 дня до начала расчет­ ного периода на основании табеля за прошлый месяц и заполняется только на основе соответствующих документов. В конце периода по табелям определяется число отработанных дней.

Табели ведутся ежемесячно по соответствующей форме лицами, назначенными приказами руководителя. Табель заполняется на спи­ сочный состав работников предприятия (постоянных, временных, сезонных, принятых на работу на срок от одного дня и более). В списочный состав включаются фактически явившиеся на работу; находящиеся в служебных командировках; не явившиеся на работу по болезни, оправданной больничным листом; принятые на работу на неполный день и неполную неделю; работающие на дому по договору; студенты, находящиеся в учебном отпуске с сохранением заработной платы; получившие отгул за работу в выходные и празд­ ничные дни; имеющие выходные дни по графику работы предпри­ ятия; находящиеся в отпуске по беременности и родам; другие кате­ гории работников. Заполненный табель и другие документы в конце месяца сдаются в бухгалтерию для начисления заработной платы. Существует несколько официальных форм этого документа: типовая форма Т-13; форма для учета рабочего времени работников с твер­ дым окладом Т-14 и проч.

Эффективность использования рабочего времени характеризу­ ется с помощью следующргх коэффициентов:

коэффициента экстенсивного использования рабочего времени

Аэкст*

о + п

д

где О — число случаев опозданий и нарушения режима;

П— число прогулов;

Д— число отработанных дней;

коэффициента интенсивного использования рабочего времени

_ ПН