Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса - Дэвид Аллен
.pdf"Дома". |
Мндействиймвыогожнодомап,лькооэтомулнить |
|
имеетсмывнэтосоотситьсписл.Яу,вечту тствующийоренк |
|
|
васестьогромколичествосвязанныхдомомых |
|
|
проектов,ичастоследующимшагбусделатьих. сто |
|
|
"ПовесРазобратьновуюкартину",компакт" |
-д"Сменить"ски |
|
одеждувгардеробеназимнюю" |
—типичныеделадляэтогосписка. |
|
Еслиувасдомаекаби,какуменять,всё,чтобыжеть сдезаноситсятотам, лвспиькД"Е.выработаете(малиок толькодомаинепдругойофиссещаете,вамсовсемне
понадсписВофисе"" битсяк |
—добудетсДомапискататочно"). |
"Повесткадня" |
.Несомненновыобнаружите,чтомногизваших |
следуюдействийтревашегобщкемуютенияих |
-тоилидолжны |
бытьвынесенына |
обсуждесобпе,комриланиясотетаалаие |
команды.Выдолжныперегсвашимпартнёромповоритьду |
|
идеинасчётследующпоговоритьгода;выхотитевашей |
|
супругойеёплнавесну;вамнадоперепорнахвашемучить |
|
сезаданиек, ретарюоченьторое |
сложнообъяснитьвэлектронном |
пи.Ивыдолжнысьмеобъявизмененииеделатьпо ит к отчётрасхнасобпевпонедельникрвдах.аниисонала
Длярегулярнсобранийлюдей,которывыпостоянновзаим,потребуютсясвхидействуетеи
спискиПовестка" |
дня". |
|
Такиедействиядолжныбытьзанесеныотдельныесписки |
|
|
"Повесткадня" |
длякаждогочеидлясобранияеслиовека(вы |
|
поссобранияе)Проф.щагу,колярноестьеорыхссионалы |
||
папфайламисдлявсехделк, нужнооторыерешитьсихбоссами, |
|
|
ужеиспо |
льзуютверсиюэтогомет.Есливыдобросовестныда |
|
опрвсвашихпоследующде,выобйств,енаружитеиийх |
||
чтовамнеобходимогд ть |
-тооттрёхдопятнадцатитаких |
|
списков.Ярекомвестиотдефайлыспибосс,ндуюяьныеков |
|
|
п,артнёровссистент |
супругов, идетей.Такженеобходимоть |
|
поспискидвашеголяюробные,финансовогосоветника,ста бухгалти/консуллипо,такжмпкакидляераьтантаютеру
кажд,скемувасможетбытьчемобщееголеедвоноело |
|
времяследующегоразговорапо |
телефону. |
Есливыпручастиеврегулярныхнимаетесовещаниях |
— |
совещасовещанияхперсо, пр, нектуала |
|
правленияиликомитета,когоугодно |
—онитожезаслуживают |
свсобственныхфайл,ихкотвыможетечто,рыйбирать |
|
понадобится этихвстречах. |
|
Чвампоссписоктекущийребуетсявопросов,предназначенных |
|
длятогочел,общениескзаплвторымнаккакойнировано |
-то |
определенныйпев.Например,иодподрядчикменисли |
|
выпорабдашеминаовлсобственностиметыня,вый |
|
можсоздсписдлянегврпрате.Птьо,мякослетаагонк |
|
закозаметирабоде,воз,вынчиьто,чёмзахоожносй тите |
|
нимпогвам, о,чтобыэттребуетсясписок,когдаритьн |
|
пона,былрук. добитсяй |
|
Учитываяпользутакоготипаспи |
сков,вашасистемадолжна |
позволятьвамлегкодобаПов"дня"мерелятьстки |
|
необх,быстроипр.Например,вдимостивраницыавка |
|
разделПовестки"дня"ежедневникнаот ольцахрывающихся |
|
займёттольдобавлсе,такжеиундысоотвениетст |
вующего |
напоминаниявкатегориюПовестки"дня"вашегоКПК. |
|
"Прочита/Просмо" треть .Безсом,выобнаружитевоения вхомножесткоторыхпунктодля, ящихвашимследующим действиембудет чтение.Янадеюсь,чтовып следуете
двухмправилубыстрон тному азберётеизних,которые можнопропросмотретьбы,пестилизаполнитьенаправить.
Материалыдляпр,к,поваштнимутчтемно, рыениюя бодвхранитьминут,лучшееевотдс,полмеченнойпке
"Прочитать/Просмотреть"По.классификаей цииэтотоже "спис",нокнаиболееэффективнохранитькрыйвиде
сгруппированыхдокжлотке/рналовпереносноймлинт папке.
УмногихлюдейсписокПрочитать"/ "простогромен.смотреть |
|
|
Именнопоэкри,чвэтотразделпопадаломуичнобы |
хотитепр,кувасбудетчитатьвргдамя |
лькото, |
чтовыдействительно |
. |
|
Чтоможетбытьсамопосебедостаточнопугающим,такэтовещи |
|
|
действительновышедшиеиз |
-пконтроляд |
—психологически |
давящееколи,когдарамкиэтойкатчнествоёткогории |
|
|
определены.Первоосм,какми,понтрможетачальныйимум вашосознэтихгран,емувассл,кбольшинстваниюкц людей,естьсвоймехасам,онпвамболеерегуляцииможетизм чёткоопределить,чтвыхсохранить,титеотчеговампросто нужноизбавиться.
Те,ктохужевсегои врп,пжалельзёрвыми,чтомяуются егонехватает.
ЖдеЛабрюйерн
Пракимеподрукоймачтеля,когдичьвыидётенарияоал |
|
|
встре,котможетначпоздаьсяр,насу,ятаммислинарием |
|
|
будоккогда"времени, т |
ичегонепро,илик сходит |
|
стомат,гдевозмпридоч.Всёсяэтежнолредитьгу |
|
|
прекрасвозможностидляподобногочт.Тже,ктоненияые |
|
|
оргматеПрочитать"/низов"выбрасываютосмотретьиалкучул |
|
|
вре,таккакжизполнамаленькимиокнами" |
|
"свободного |
времени,которыеможнозаполнитьчтением. |
|
|
ОрганизацияОжидающих"" |
|
|
Поднапот,чтонужсделатьбмвам,иапоминаниянониям |
|
|
том,кчемувыдолжнывернутьсячерезкакое |
|
-товремя,иличто |
должнобытьсдкемлано |
-тодругим,тожеследуетсо |
ртировать |
группир.Вамобязательнонужнследитьзакаждымшагомвать |
|
|
выполнениязад,наиболеечэтозаданиячиилистопроекты, |
|
|
котдругветственныорыелюди.Прэтзадачмогутмерамих |
|
|
бытьтак,закви,доставкалеазсканератров |
|
офис, |
|
согвашегокнделиентапредстакда.Квлеоожениегда |
|
|
|
следующдействизависоткого ете |
-тодругого,ваменужны |
|
|
напоминаниядействиях, том,лько |
чтовыждётеиот |
кого. |
|
Вашароль |
—просматриватьмеренеобходимостииск |
|
|
решать,нужнолипровкакдилинет.двигаетсярятьо |
|
|
|
Возможно,высочтётенаилучшимдерсписокО"" атьидающих |
|
|
|
поблиз,такжекаквашинапСледующих"остиминания |
|
|
|
Дейст"До.,какпрзаго,втветственностьектершитсяияхза |
|
|
|
следующийшагможетмного |
кратнужноменяться.Например,вам |
|
|
сделаделатьзвпо,чтнзтокоммерческогобыпросвщику |
|
|
|
предлповыпчаработывс(Звонкипти"желнению")ске. ия |
|
|
|
Сделавз,ждётеонок,ыкогдапродасвамисвяжпо еодутсяц |
|
|
|
готовпредложенияза( осимти |
всписокОжидание"")Когда. |
|
|
препоступит,выдпросмотретьоллоегокладёмж(еговныение |
|
|
|
стопкуПрочитать"/Просмотреть")Квынимознакомитесь. гда,вы |
|
|
|
вышегосвбдолссудемутеперь(яетеоопятьновбрениясписке |
|
|
|
"Ожидание")такдалее. |
* |
|
|
|
|
|
|
*Электронныеспискит(наКПКак)илвотдельныхсты |
|
|
|
папкахимеютпреимуществопосравнениюспналискомте |
|
|
|
бума,пчонилетопгвамперемещатьикозволяютму |
|
|
|
содержизоднойкатвдрупомереизменений,гвамуюориимое |
|
|
|
нужноекаждыйразчто |
|
-нибудьпереписывать. |
|
Увасбудутотличощущ,когвыбуз,чтовндеаыетьшнияте списокОжидающие"" —этополныйсписоктого,чтовзаботит, ночтодолжныс людиругиеелать.
Использпервичногониематерикачествеласвсобственногоего напоминания одействии
Наиболееэффективныйпутьотслежнапоминанийдлясво ваниях действий —этодобавлятьихсилипапкипоисмерех появле.Первичноенапоми,сдела,например,поляхияноеание
довремяоконференциилада,ковыобработаетег,вдам |
|
|
большенепонадобится.Во,выпишзможноаметеки |
|
|
совещаниибо,новыможетеслучайносомвыброситьих,когда |
|
|
завершите какие-нибудьпроексвязанныеидейс, этимивия |
|
|
зам.Понеклюдипытаютсяткамиорхивироватьорые |
|
|
голпоч,ск стоувуюро |
йимвсёещёнужночто" |
-нибудьделать", |
этонесамыйэффективныйпутьуправлениянапоминаниями, |
|
|
заключённымивэтихзаписях. |
|
|
Однаестьнеискизэтогоправилаольлючений.Некоторые |
|
|
входящиематериалымогутпрекраснослужитьсвоими |
|
|
собственнапомиными |
аониямиеобходдейств,вместоимыхях |
|
того,чтобызаписыватьихотдельныйсписок.Этообычноработает |
|
|
длянекоторыхбумажныхматиэлектроннойпочты.риалов |
|
|
Оргбумажнойнизацияботы
Некотвещиявляютсялучшиминапосамихрыесебе. инаниями
Длякат егорииПроч"/ "напримбщимсмтатьболетреромть служатстатьи,публикациидокументы.О,чтобудетевидно нелепописатьПросмотреть" журнал действий,когдавыпрмброситьэтожстокурналрзинуе "Прочитать/ смотреть".
Другпример:те,ктопредпочитаетплачиватьвсейсчетаодно времяиодномместе,захотятхранихвпапкеилкорзинкес ть названиобщимСчета"копл"сболее( названиемт "Финансвопросы")Ттакже., чнтчётностьпорасходамвые должнаилисразуобрабатываться,илисохранятьсясвоей собспапкеОтчётность"дляобрабв". нн йтки
Fortune"вкаком -нибудьсписке
*
*Этподходмбыть, ,жетопдн,есливынеположитеасенко |
|
передсобойсвСчета"к"иОтчётность"лидляате |
|
обработки"внужнойпоследовательност |
и.Простогосбораи |
храненихвмедо,чтобыствыкинутьизголовыхеаточноя
—вытаквнимательнодолихжпросматривать.ны
Спецификавашейраб,вхвашегорабдящихместатыжетчего окт,чтаболееэффкзатьсябудеорганизоватьй к ивно качественекоткатегсамиисхдо.орыхкументырийдные Прпработесклиентамифессионал,например,можетиметьдело многочислзая,заполвсткформе,,миндартнойенными вэтомслучае,корзинсодержащийилифайл, толькота ие
документы,требующие действий —наилучшийпутьуправления ими.
Имеетлисмыслпинапоминаниявиспользоватьилиписке |
|
|
самидокумевкорзипапкели нтыке |
|
—этоширокоеполе |
исследовандлялог.Нужновамэпользоватьтикия |
|
|
напоминаниягде |
-тоещё,кромезваш |
имрабст?Есоличом |
да,тонужнопр этихдуматьртативность.Есливынериалов |
|
|
можетевыполнитьработугде |
|
-токромезсвоима,тогдалом |
работуснапнейлучшевеститолькоминаниямизавашим |
|
|
рабочимместо. |
|
|
Чтобывнивыбрали,напом н |
|
аниядолжныбытьвизуально |
разныхкатегориях,зависимостиотследующегонеоб одимого |
|
|
шага.Еслиследующдействипозаявкеее |
|
—зв,тонадолжнанок |
бытьотнвгруппуЗвонки"";есследующдействиеналиее |
|
—это |
проверкаинформациивнкомпсение |
|
ью,нужноеётернести |
категЗако" "Пмо. пьютером,наибольшийрииемуениювред |
|
|
эффективмногимизвемнесидокументооборотаамст, нымости |
|
|
нанто,чтвседокументысдногонапример(,заявкипа |
|
|
обслуживание)храняединственномлотке, ся |
дажееслипо |
|
кажизнихнужразд.ейстомуПооднойнызаяевкеия |
|
|
необходимосделатьзв,пдругойнок |
|
—просмотретьданные,по |
третьей —под,когданужнаяинформацияявитсяждать |
—новсе |
|
онисобранывместе.Такаясистематизацияможетпривести |
|
|
замешательство,почтовсепрешенияедстоящиеотносятсямук уркоследующихнкретныхвнюдействий.
Мояличнаясистемаоченьпортативна,почтивсёхр нится спис,ноумтаедвестькняатбумажныхжеахгории на.Япутешествуюоднойпластиковойминанийпа "Прочитать/ "сдругзаглавленной, смВходящие" треть Данные"Впоследнюю. якладувсё,чтотребуеткачес ве следующегодейстпростоговнесенмкви(ймпьютер, язиткия которыенужнозаневмойтелефо/адрести,цп, татсокнныйй которыеотправляюмоюбазуЦитаты"",статьиресторанах, котяхочупвподпунктыморыекаес йегорииить "Путешествия —Города"ит..).
Оработысэлектроннойганизацияпочтой
Какинекоторыебумажныемат,элпочта, риалыктронная требующаядействий — частосаманаилучшеенапоминаниедля самойсебя.Этосквсеготак,есливыполучаетереемного электрп,тратитемнсемрабочвнаработугонныхемсегони программэлектроннойпочты.Элекпочта,котроннаярая требуетдальнейшихдейств,можетхран вместотого,чтобывыдейписьмвсписки. твияыватьм
Многиемклбнаружили,чтовпентыклиентеполезночтовом создатьдвеилитротдельныепапки.Действительно,большинств паэлектрс подолжиспользоватьсячтойнной илиархивныхмате,нотакжевозможносоздатьиаловабочую сис,кобудетхрсообщениятьвемуорая,шитребующие действий,отдельновходящих""гдебольшинство(людей предпочитаетхранить).
Ярекомендуюс папкуздатьписемнуля, займминутыболжечемдвопять(,выдолжныбудетебез праздеосомписьмаминогимед, правледуяатьсялу двухминут)Названиепапки. должноначспец. мволанаться
пкой
тьсявэтойпрограмме
длясправочных
обработкакоторых
илибуквы,чтобыонаотлич(1)папокспр ласьвочной информацнаходилась(2)сверхуотносдругихпапоктельно програмиспользуйте.ВотMicrosoftзнак"@",отммах
Lotus —дефис(" -")Врезультате.вашапапкаДействия"@будет содержатьтеэлеписьма,поконужнотрбудетчторыминные сделать.
ДальшевыможетесоздатьпапкуОжидающие"@", кажетсяторая рядомспапкойДействия"@Затем,.есливампр, ходитсьмо указывающее,чтокто -тособираетсячто отсл,выможОжидающиепевпапкургодитьет"@Ващить. нейтакжемогутхрн томнитьсяпоминания,чтовыручили кому-либоспомэлектронной:когдавыпересылаетещьючты что-то,илииспользэлектроннуюепочт,чтобысделазапрось илипоручизадание,простосохранитекопиювпапкуь "@Ожидающие”.*
* Microsoftпозвпользователямк илOutlookляетировать перемещатьписьмаэлектрпочтыпрямовпапкузадач, нной одновремконвеихзадачи.Еслизаторганизоватьтациейннойм ихсоотверекомендмнойка,этоствииегориямиванными будетточнотакж ехорошоработать.
Некотприлтакие(какLotusпозволсохранирыеженияNotes)ють коэлекппослеиючтыводнуизпрроннвашихпоквкий (путемнажатиякнопки"SendДругиенапример(, Outlook)and File"). автоматичприотправксохраняютеёу ески "SentВпоследнемслучаенаилучшимдляMail"многих,вероятно, . будетотэтогожепспоручравкаисьсебм( аомуением помощьюсс"и"bcc")лизатемперетаскиваниеейпришедшей копиивпапкуОжид"@От. пр(наосющиеительното MSтак,чтобыонавтоматическиOutlookперемещалписьмапосле получения,содержвполяхотпрваше'cc'им, витщиеля определённуювамипапку).
-то
-тосделать,чтовамнадо
ниверсальнойпапке
строить
Опапкивходящейустошениеэлектроннойпочты
Метод,описанныйвыше,даётвамвозможностьопустошит |
ьвашу |
|
папкувходящихэлектронныхписем,чтоявляетсябольшим |
|
|
подспвобеспечясностиквашежедннтролерьмниийвной |
|
|
работы.Покавашапавхзаполненака,исправьтедящейчты |
|
|
названиепапкиВходящие"""*",такчтобыпапка |
|
|
подобноавтоотв |
етч,которыймлампи,показываякугает,чт чкой |
|
внёмимеютсясообщен,самазасебяговтом,чторилая |
|
|
нужноеёопусто.Большинстволюдейиспользуютпапкуить |
|
|
"Входящие"электпочтыкакместодляраненияной |
|
|
нерешённыхвоиспринфосавовчной |
|
рмации,такпр ктикая |
бысзатуманит""вашмозг,каквыробудетевынужденыкаждый |
|
|
рзоцениватьзнс папкидержимоево,заглянувнеё. |
|
|
Еслиувасникогпомещаетсянебыловхо,чемдльшеящих |
|
|
однонаэк,храневсейременнохп дящейчтыние |
|
одном |
местеможетбытьразумнофункциональнымподходом,с |
|
|
объёписем,которымиделопрофессионалыамиеютвнаш |
|
|
д,этондействуети. |
|
|
*Требугораздоменьшеэнто,чтхранитьргиинольсябы |
|
|
входящихэлектронномящике,чемтысячу. |
|
|
Опустошениевсвходящихещёнезначит,чтовысовсем |
||
справились.Этозначит,чтовыУДАЛИЛИвсё,чтохотели, |
|
|
РАЗЛОЖИЛИвсё,чтовамнужно,чтонетрдвействийбует |
|
|
данныймомент,СДЕЛАЛИвсё,чтотрменьшедвминутб, хет |
|
|
перенесливпапкинапоминанийвсе |
|
ещи,выполнениекоторых |
ожидаможете,илисчемможнораб.Свыеотйчасатькрыть |
|
|
паДействия"@просмотретькутеэлектронныеписьма,на |
|
|
работупоквырешилиторымпотратитькакое |
|
-товремя.Развеэто |
нелег,чемпродичерезмножествоэкраться |
|
новсообщениями, |
опасаясьупуститьчто |
|
-нибудькритическиважное. |
Предостережерасснапоминадействияхиванийе
О,чторазмевиднонапоминаниягдействияхщать |
-товне |
|
вашпзренияо.ляПервпасногофункциястепенная |
||
организационнойсистемысо |
свчтобы, снмитвасбжать |
|
напомтакимобразвам,чтобывытогда,хнделниями |
|
|
нужноувидетьих,такчтобывымогливсегдадо оемуерять |
|
|
выботносительно,чтослдгору(неделатьдует). |
|
|
Пт,каквыеоредмпокинончательно |
тесвойофис,необходимо |
|
индивидуальпросмвсеэлеписьма,кототрретьрымныео |
|
|
требуюдальнейшиедейс,такжекаквашЗпискит""сяонкия |
|
|
илиЗакомпью" "Папка.Дейс"@ теромвия |
—это,псути, |
|
расвакатшЗакомпьютером"ирен",дйг ии |
лжна |
|
обрточножеобразомбатыватьсяким.Вашабумкатегорияжна |
|
|
"Прд"должнаерасцедстоящихвамиточтакжекакниваться |
|
|
список,еслибумажныематериалыспользуютсякачестве |
||
единственвашихнапоми. нанийых |
|
|
Хранендействияхнапомсразуинаний |
несколькихместах:в |
|
па,вс,пи/всистемеискахкелиэлектроннойпочтыотлично |
|
|
подходит, |
нотольравнойдотехпор,выстепеника |
|
достаточночастопровсеинапомматр, икивнаетений |
||
котовыихвверилиым |
|
.Выженхотиименапоминаниятеь |
запрятаннымигде |
-товтайнвашейсистемы,тогдакахках |
|
назначение —вонаповдрам.елахмяинать |
||
Чтозависнутьдрузьямиилибыесцельнопобродитьулицам |
|
|
действительненагруже" "головой,вамнужнознать,где нной |
|
|
находятсявсепункты,требую |
|
щиедействий,чтоониизсебя |
предстичто, мниподо.Ивгнуавляютмзнатьжнода ь |
|
|
этозанессе,аднейк. олькоунд |
|
|
Организацияпроектныхнапоминаний |
|
|
Созипоодспискавсеханиеденоговашихроесть(жкаектов |
|
|
всехобязательствилижелаемы |
хрезультатов,длякоторых |
|
потрбчемдльшдномоб) йсполезнымуытьжеттсявие |
|
|
опытом!Возм,увасбольшепроектов,чемвыдумаете.Есливыжно |
|
|