§ 56. Учет расчетов с подотчетными лицами

в иностранной валюте

Наличные денежные средства выдаются в подотчет на оплату:

- служебных командировок;

- хозяйственно-операционных расходов.

Основную часть подотчетных сумм наличной валюты составляют расходы на служебные командировки за границу. В соответствии со статьей 91 Трудового кодекса Республики Беларусь служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы. Все вопросы, связанные с направлением работников в служебные командировки за пределы Республики Беларусь, регулируются Положением о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу, утвержденным Постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 14.04.2000 N 55.

Направление работника в служебную командировку за границу осуществляется на основании приказа, подписанного руководителем организации. Если организацией получено приглашение от иностранного партнера, направление работника в командировку производится в соответствии с приказом и данным приглашением, которые являются документальным основанием для расчета валютных средств командированному работнику.

Порядок направления в служебную командировку за границу руководителя организации определяется учредительными документами. Так, если такое право дано непосредственно руководителю, в командировку он направляет себя сам.

Для оформления поездки за границу в другие государства командировочное удостоверение не выписывается, так как фактическое время пребывания в командировке фиксируется отметками таможни в загранпаспорте. Для подтверждения командировки в Российскую Федерацию может быть выписано командировочное удостоверение.

При направлении работников в командировку руководитель устанавливает техническое задание на командировку, в котором указываются: цель командировки, время нахождения за границей, план встреч и переговоров с представителями инофирм. Техническое задание подписывается руководителем и командируемым работником. Кроме того, руководитель определяет форму письменного отчета, который представляется работником в двухнедельный срок со дня возвращения из командировки.

За работниками, направляемыми в краткосрочные командировки за границу, сохраняются место работы (должность) и заработная плата в течение всего срока командировки.

При служебных командировках за границу наниматель обязан выдать аванс в иностранной валюте и возместить работнику следующие расходы:

- на проезд к месту служебной командировки и обратно;

- по проживанию вне места постоянного жительства (суточные);

- по найму жилого помещения;

- иные произведенные работником расходы с разрешения нанимателя.

Командированному работнику возмещаются расходы на проезд до места командировки и обратно по тарифу второго класса. На самолетах этому тарифу соответствует экономический класс, на судах - туристический, на железнодорожном транспорте - купе. В исключительных случаях с предварительного разрешения нанимателя расходы на проезд могут возмещаться по тарифу первого класса. На самолетах этому классу соответствует "бизнес-класс", на железнодорожном транспорте - вагоны "СВ". Стоимость проезда по железной дороге в странах Азии и Африки возмещается всем работникам по тарифу первого класса. Возмещение расходов на проезд производится в случае представления документов в оригинале.

Нанимателем также возмещаются расходы на проезд транспортом общего пользования на вокзал (аэропорт, пристань), если они находятся за пределами населенного пункта. Транспортные расходы в пределах места командирования работнику не оплачиваются. Расходы на провоз багажа возмещаются в случае выполнения служебного поручения по его провозу.

Стоимость набора питания, выдаваемого в поездах международного сообщения, включенного в цену железнодорожного билета, возмещению не подлежит. Работнику возмещается стоимость постельного белья при наличии отметки проводника на обратной стороне билета и только если проезд осуществляется в ночное время.

Размеры возмещения расходов за проживание вне постоянного места жительства по найму жилого помещения установлены Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.01.2001 N 7 (с изменениями и дополнениями).

Организации негосударственной формы собственности могут производить возмещение суточных расходов и расходов по найму жилого помещения сверх установленных норм в соответствии с положением о командировании работников данной организации, утвержденным ее высшим органом управления. Однако для целей налогообложения затраты на командировки принимаются в пределах, установленных законодательством.

Возмещение суточных производится:

- при проезде по территории Республики Беларусь - в денежных единицах Республики Беларусь по нормам, установленным законодательством об оплате служебных командировок в пределах Республики Беларусь;

- при проезде и за время пребывания на иностранной территории - в иностранной валюте по нормам, установленным для страны, в которую работник направлен в командировку.

День пересечения границы при выезде из Республики Беларусь включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для страны, в которую командирован работник, а день пересечения границы при возвращении в республику - в дни, за которые суточные выплачиваются в денежных единицах Республики Беларусь по нормам, установленным для командировок в пределах Республики Беларусь. День пересечения границы определяется по отметкам в паспорте таможенных органов Республики Беларусь. Если при пересечении границы отметка в паспорте не делается, то день пересечения государственной границы определяется по проездным документам с учетом расписания движения пассажирского транспорта по местному времени.

При продолжительности командировки более суток, когда день пересечения границы при выезде из Республики Беларусь совпадает с днем пересечения границы при возвращении в Республику Беларусь, работнику выплачиваются суточные за этот день в иностранной валюте в размере 100% установленной нормы страны командирования. Остальные дни оплачиваются в белорусских рублях.

Если во время проезда в страну командирования произошла остановка на территории другого государства продолжительностью более суток (пересадка, выполнение служебного задания), то выплата суточных и расходов по найму жилого помещения производится по нормам, установленным для страны, в которой работник находится проездом.

При выезде в командировку и возвращении назад в тот же день работнику выплачиваются суточные в иностранной валюте в размере 50% установленной нормы.

Водителям, осуществляющим международные автомобильные перевозки грузов, работникам, выполняющим строительно-монтажные работы в Российской Федерации, оплачиваются расходы по проживанию вне места постоянного жительства в размере не менее 40% от установленных норм. Наниматель не имеет права устанавливать норму возмещения суточных ниже.

Возмещение расходов по найму жилого помещения производится при обязательном представлении документов в оригинале. Суммы на питание и расходы на отдельные услуги, включенные в стоимость номера, оплачиваются за счет суточных и возмещению не подлежат. Расходы по бронированию мест в гостинице возмещаются в пределах норм расходов по найму жилья. При командировании в Российскую Федерацию и страны СНГ расходы по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов возмещаются в размере 5% от предельной нормы (исключая время нахождения в пути). За время нахождения в пути такие расходы возмещаются только водителям грузовых автомобилей и лицам, командированным вместе с ними. Кроме того, отдельно возмещаются бронирование мест и местные сборы.

К иным расходам, которые возмещаются командированным работникам, относятся комиссионные за обмен в банке чека или одного вида иностранной валюты на другой, совершение операций с использованием пластиковой карточки, расходы по получению загранпаспорта, виз, медицинской страховки.

В случае командирования работника на автотранспорте нанимателя возмещение суточных и расходов по найму жилого помещения осуществляется в установленном законодательством порядке. Подтверждением для выплаты иностранной валюты при командировках в страны, где при пересечении границы отметка в паспорте не делается, является путевой лист с отметками о выездах и заездах в организацию, а также сопроводительные документы на груз.

Кроме того, командированным работникам выдаются авансы на:

- приобретение ГСМ;

- плату за стоянку;

- страхование автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика;

- оплату дорожных, таможенных сборов за границей;

- оплату вынужденного мелкого ремонта.

Другие расходы, связанные с поездкой на автотранспорте (оплата разрешений на проезд по территории иностранного государства, ветеринарный и фитосанитарный контроль, мойка автотранспортных средств, услуги по приграничной обработке автотранспортных средств на объектах приграничного сервиса, конвоирование грузов, экологические налоги и сборы, факсимильная связь, эвакуация транспортных средств в случае аварий и технических неисправностей и другие расходы, связанные с выполнением международных автомобильных перевозок), возмещаются по фактическим затратам на основании подтверждающих документов.

В бухгалтерском учете расчеты с подотчетными лицами отражаются на активно-пассивном счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами", остаток которого показывает состояние расчетов с подотчетными лицами: дебетовый остаток - сумму задолженности подотчетных лиц перед организацией, кредитовый остаток - сумму задолженности организации перед подотчетными лицами. Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведут по каждой сумме, выданной под отчет.

В учете расходы на служебные командировки отражаются следующим образом:

Содержание операции	Корреспонденция счетов
	дебет	кредит
Выданы авансы в валюте в подотчет по курсу Национального банка Республики Беларусь на дату выдачи	71	50-4, 52

Работник организации представляет авансовый отчет о произведенных расходах в иностранной валюте по курсу Национального банка Республики Беларусь на день составления авансового отчета, но не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия. К авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие произведенные расходы. Списание задолженности с подотчетного лица оформляется следующими записями:

Содержание операции	Корреспонденция счетов
	дебет	кредит
Утвержден авансовый отчет по командировке в пределах установленных норм по курсу Национального банка Республики Беларусь на дату составления авансового отчета	20, 26, 44	71
Утвержден авансовый отчет по командировке сверх установленных норм (не учитывается для целей налогообложения)	20, 26, 44	71
Возвращен в кассу остаток неиспользованных средств	50-4	71
Отражена курсовая разница по дебиторской задолженности подотчетных лиц: при росте валютного курса при снижении валютного курса	71 98-5	98-5 71
Отражена курсовая разница по кредиторской задолженности по расчетам с подотчетными лицами: при росте валютного курса при снижении валютного курса	97-1 71	71 97-1

Выдача денег из кассы оформляется записью:

Содержание операции	Корреспонденция счетов
	дебет	кредит
Выдано из кассы в окончательный расчет по командировке	71	50-1, 50-4

Окончательный расчет с командированным работником должен быть произведен не позднее 30 дней с момента представления авансового отчета. Необходимая сумма может быть выплачена как в иностранной валюте, так и в белорусских рублях.

Форма N 286

АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ