§ 32. Учет движения личного состава и использования

рабочего времени. Расчеты по заработной плате

Оперативный учет движения личного состава возлагается на отдел кадров, а в малой организации, как правило, на бухгалтера. Тем не менее даже в крупных организациях один экземпляр всех документов руководителя по кадровому составу должен поступать в бухгалтерию.

Движение личного состава работников организации оформляется типовыми формами первичных учетных документов, утвержденными постановлением Государственного комитета СССР по статистике от 28.12.1989 N 241:

- приказом (распоряжением) о приеме на работу (форма N Т-1);

- приказом (распоряжением) о переводе на другую работу (форма N Т-5);

- приказом (распоряжением) о прекращении трудового договора (форма N Т-8).

Наряду с приведенными выше документами на каждого работника в отделе кадров заводится личная карточка (форма N Т-2), а в учреждениях науки и образования - учетная карточка научного работника (форма N Т-4).

Приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма N Т-1) применяется для оформления на работу штатных работников. В приказе указываются: наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок (если устанавливается), условия приема и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы).

Форма N Т-1

ПРИКАЗ (РАСПОРЯЖЕНИЕ)

О ПРИЕМЕ НА РАБОТУ

До подписания приказа (распоряжения) руководителем проект визируется начальником отдела кадров или уполномоченным лицом и в необходимых случаях является направлением на переговоры и пропуском в структурное подразделение организации для ознакомления с условиями работы.

Руководитель структурного подразделения дает заключение о возможности приема на работу. На оборотной стороне проекта приказа (распоряжения) он указывает, в качестве кого, по какому разряду или с каким окладом может быть принят на работу нанимающийся, а также продолжительность испытательного срока.

Результаты переговоров, медицинского осмотра, отметки о прохождении инструктажа по технике безопасности, противопожарному минимуму проставляют на оборотной стороне формы.

Подписанный приказ (распоряжение) объявляют работнику под расписку. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка и в бухгалтерии открывается лицевой счет работника.

Личная карточка (форма N Т-2) заполняется на работников всех категорий, в том числе на специалистов с высшим и средним специальным образованием и молодых рабочих, окончивших училища, школы профессионально-технического образования и т.д.

Личная карточка заполняется в одном экземпляре на основании опроса работника и сведений документов: паспорта, военного билета, трудовой книжки, диплома (свидетельства, удостоверения) об окончании учебного заведения и др. Все последующие изменения данных о работнике (образование, смена места жительства и др.) регулярно отражаются в личной карточке.

В графах 9, 10, 11 раздела 1 отражаются данные о замещении должности на конкурсной основе или выборность на определенную должность.

После заполнения раздела 1 "Общие сведения" лицо, оформляемое на работу, подписывает личную карточку и проставляет дату заполнения.

Для учета лиц, обучающихся в учреждениях образования, в разделе 8 "Дополнительные сведения" личной карточки следует проставлять дату поступления и окончания учебного заведения. Личные карточки таких работников, как правило, хранятся отдельно до окончания ими учреждений образования. В этом же разделе отражаются и другие данные о работнике. Например, на основании справки ВТЭК записывается группа инвалидности работника и дата ее установления (изменения), причина инвалидности, а также заключение ВТЭК об условиях и характере труда.

Форма N Т-2

ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА

С каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) в трудовую книжку, - о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, увольнении - необходимо ознакомить владельца этой книжки под расписку в графе 12 раздела 3 личной карточки.

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма N Т-5) применяется для оформления перевода работника на другую работу в организации. Приказ (распоряжение) объявляется работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу делаются отметки в личной карточке, лицевом счете, вносится запись в трудовую книжку.

Записка об отпуске применяется для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором (контрактом), составляется работником кадровой службы (уполномоченным лицом), подписывается руководителем организации (уполномоченным им лицом) и объявляется работнику под роспись. На основании записки об отпуске делаются отметки в личной карточке, лицевом счете, производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск.

Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (форма N Т-8) применяется для оформления процедуры увольнения работника, готовится работником кадровой службы, подписывается руководителем организации (уполномоченным им лицом) и объявляется работнику под роспись. На основании приказа о прекращении трудового договора (контракта) делается запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке, производится расчет с работником.

Учет выработки и заработной платы зависит от применяемых форм и систем оплаты труда, особенностей технологии и организации производства и иных факторов. Как правило, большая часть унифицированной документации по учету выработки и заработной платы разрабатывается и утверждается отраслевыми министерствами и другими органами государственного управления.

Типовыми формами для учета труда и заработной платы являются:

табель учета использования рабочего времени (форма N Т-13);

наряд на сдельные работы (форма N Т-40);

маршрутный лист (форма N Т-23);

листок учета простоев (форма N Т-16);

листок на доплату (форма N Т-48) и др.

Форма N Т-5

ПРИКАЗ (РАСПОРЯЖЕНИЕ)

О ПЕРЕВОДЕ НА ДРУГУЮ РАБОТУ

Форма Записка

ЗАПИСКА О ПРЕДОСТАВЛЕНИИ ОТПУСКА

Форма N Т-8

ПРИКАЗ (РАСПОРЯЖЕНИЕ)

О ПРЕКРАЩЕНИИ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА

Оперативный учет использования рабочего времени ведется в табеле учета использования рабочего времени (форма N Т-13), составляемом по структурным подразделениям организации уполномоченными лицами, которым поручено ведение табельного учета, - табельщикам, мастерам, бригадирам. В табеле ежедневно отмечают количество фактически отработанных часов, в т.ч. ночных, сверхурочных, простоев, неявок, недоработанных часов (с указанием причин), по каждому работнику. Табель заполняется методом сплошной регистрации либо фиксации отклонений (болезнь, исполнение государственных обязанностей и т.п.). Рабочие дни в табеле отмечаются дробью: в числителе - фактически отработанное количество часов, в знаменателе - число неотработанных, сверхурочных и ночных часов с указанием кода причины отклонения. Коды использования рабочего времени являются типовыми и приведены в Инструкции по статистике численности работников и заработной платы.

Наряд на сдельные работы (форма N Т-40) оформляется на одного рабочего или бригаду, на одну смену или на срок до выплаты заработной платы. Наряды используют, как правило, в индивидуальных и мелкосерийных производствах. Если наряд оформлен на бригаду, на его оборотной стороне производится распределение заработка между работниками бригады. В наряде отмечается количество годных и бракованных деталей. Наряд выписывает мастер или иное должностное лицо до начала работы на основании технологической карты и подписывает его при закрытии.

Маршрутный лист (форма N Т-23) применяется в серийных производствах при изготовлении продукции отдельными партиями и оформляется на каждую такую партию. В маршрутном листе содержится информация о количестве отпущенного в производство сырья, указывается последовательность проделанных операций по изготовлению продукции, количество готовой и бракованной продукции (деталей), фамилии и инициалы, табельные номера, сумма заработка рабочих и др.

Листок на доплату (форма N Т-48) оформляется в случаях отступления от условий работы, предусмотренных технологическим процессом и отраженных в рапортах, нарядах. Листок выписывается на каждый вид доплат.

Листок учета простоев (форма N Т-16) используется для учета простоев не по вине рабочего и начисления ему заработной платы за время простоя. В листке отмечаются: время начала и окончания, продолжительность, причина и виновник простоя, сумма к оплате и иные показатели, необходимые для отнесения затрат на соответствующие изделия или результаты работы.

Форма N Т-13

ТАБЕЛЬ

УЧЕТА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

Форма N Т-16

ЛИСТОК УЧЕТА ПРОСТОЕВ

Форма N Т-48

ЛИСТОК НА ДОПЛАТУ

к наряду(рапорту)

Форма N Т-23

МАРШРУТНЫЙ ЛИСТ

Форма N Т-40

НАРЯД НА СДЕЛЬНЫЕ РАБОТЫ

Для документального оформления расчетов по заработной плате используются:

лицевой счет (форма N Т-54);

расчетно-платежная ведомость (форма N Т-49);

расчетная ведомость (форма N Т-51);

платежная ведомость (форма N Т-53).

В лицевом счете (форма N Т-54) помесячно собирается информация о начислениях заработной платы работнику по видам оплат, произведенных удержаниях и суммах к выдаче.

Наряду с начислениями заработной платы и удержаниями из нее в лицевом счете фиксируется и другая информация о работнике, необходимая для расчета заработной платы: тарифный разряд, часовая тарифная ставка (оклад), отметки об использовании отпуска и др.

Расчетно-платежная ведомость (форма N Т-49) составляется по цехам, участкам, отделам, подписывается руководителем структурного подразделения и бухгалтером, производившим расчет. На лицевой стороне ведомости указывается срок выплаты, сумма к выплате, учиняются подписи руководителя и главного бухгалтера организации. Ведомость регистрируется и передается в кассу для выплаты.

Вместо расчетно-платежной ведомости допускается составлять отдельно расчетную (форма N Т-51) и платежную (форма N Т-53) ведомости. В расчетной ведомости приводятся начисления (по видам оплат) заработной платы и удержания из нее (по видам удержаний), а в платежной - только сумма к выдаче.

Заработную плату выдают из кассы в течение трех дней. По истечении этого срока кассир напротив фамилий работников, не получивших заработную плату, делает отметку "Депонировано", составляет реестр невыданной заработной платы и на титульном листе ведомости указывает фактически выплаченную и депонированную суммы.

Для аналитического учета расчетов с депонентами по суммам своевременно не выданной заработной платы применяется книга учета депонированной заработной платы (форма N 8), утвержденная письмом Министерства финансов СССР от 08.03.1960 N 63. Книга учета депонированной заработной платы открывается на год. Для каждого депонента в ней отводится отдельная строка, по которой указывается табельный номер, фамилия, имя, отчество, депонированная сумма, в дальнейшем делается отметка о ее выдаче. Отметки о выдаче производятся в графе, соответствующей месяцу, в котором была произведена выплата причитающейся суммы. Суммы, оставшиеся на конец года невыплаченными, переносятся в новую книгу, также открываемую на год.

Форма N Т-49

РАСЧЕТНО-ПЛАТЕЖНАЯ ВЕДОМОСТЬ

Форма N Т-51

РАСЧЕТНАЯ ВЕДОМОСТЬ

Форма N Т-53

ПЛАТЕЖНАЯ ВЕДОМОСТЬ

Форма N Т-54

ЛИЦЕВОЙ СЧЕТ

Форма N 8

КНИГА

УЧЕТА ДЕПОНИРОВАННОЙ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ