§ 53. Учет расчетов с подотчетными лицами

Денежные средства выдаются в подотчет работникам организации на административно-хозяйственные и операционные расходы и служебные командировки. Организации выдают наличные деньги в подотчет в размере и на сроки, определяемые руководителями, но не более предельного размера, установленного обслуживающим учреждением банка для расчетов между субъектами хозяйствования наличными денежными средствами:

- не более трех рабочих дней - на хозяйственно-операционные расходы, производимые в месте нахождения организации;

- не более десяти рабочих дней - на расходы, производимые вне места нахождения организации;

- до тридцати рабочих дней - в сумме, не превышающей размера одной базовой величины.

Выдача наличных денег в подотчет производится при условии полного отчета по ранее выданным суммам.

Лица, получившие наличные деньги в подотчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы денежные средства, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и вернуть в кассу остаток неиспользованного аванса.

В соответствии со статьей 91 Трудового кодекса Республики Беларусь служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы.

Порядок направления в служебную командировку руководителя организации определяет собственник имущества организации либо орган, которому предоставлено право заключения трудового договора с данным руководителем. Руководитель направляет в командировку себя сам, если ему предоставлено такое право. Направление работника в служебную командировку оформляется приказом. Командированному работнику выдается командировочное удостоверение.

Наниматель обязан выдать аванс и возместить работнику следующие расходы:

- по проезду к месту служебной командировки и обратно - в размере стоимости представленных подлинных проездных документов. Возмещаются также расходы по бронированию билетов;

- по найму жилого помещения - в размере подлинных оплаченных счетов, квитанций, подтверждающих размер фактически понесенных расходов;

- за проживание вне места постоянного жительства (суточные) - в размерах, установленных Министерством финансов Республики Беларусь;

- иные расходы, произведенные работником с разрешения нанимателя.

Днем выезда в командировку считается день отправления транспортного средства, а днем приезда - день прибытия транспортного средства в место постоянной работы. На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени организации, в которую они командированы. Вопрос явки на работу в день отъезда в командировку и в день прибытия из командировки решается по договоренности с нанимателем. За командированным работником сохраняются место работы (должность) и заработная плата в течение всего срока служебной командировки. Направление в командировку работника, работающего по совместительству, допускается с письменного согласия с основного места работы.

Работники, получившие денежные средства в подотчет на командировочные расходы, составляют авансовый отчет не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия. К отчету прилагаются командировочное удостоверение, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду и др. Расходы на междугородные телефонные переговоры возмещаются в случаях, когда они производились в интересах выполнения служебного задания на основании соответствующих счетов с разрешения нанимателя. Авансовый отчет проверяется бухгалтерией и утверждается руководителем организации.

Для учета расчетов с подотчетными лицами предназначен активно-пассивный счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". В бухгалтерском учете выдача денежных средств в подотчет отражается по дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и кредиту счета 50 "Касса". Израсходованные подотчетные суммы согласно утвержденному авансовому отчету отражают следующими записями:

Содержание операции	Корреспонденция счетов
	дебет	кредит
На стоимость приобретенных подотчетными лицами материальных ценностей и суммы расходов, связанных с их приобретением	07, 10, 15, 16, 41	71
На суммы расходов, связанных с приобретением основных средств	08	71
На суммы расходов, связанных с производством продукции, торговой деятельностью	20, 23, 25, 26, 44	71

В случае непредставления авансового отчета в установленный срок или невозврата в кассу неиспользованного аванса бухгалтерия организации вправе произвести удержание суммы аванса из заработной платы работника. В учете данная операция отражается по дебету счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" и кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".