§ 23. Организация учета материалов на складах

Для обеспечения производственной программы соответствующими материальными ресурсами и хранения материалов в организации создаются склады, предназначенные для хранения основных и вспомогательных материалов, топлива, запасных частей и др. Наряду с общезаводскими складами в различных структурных подразделениях организации, как правило, используются кладовые, выполняющие функции промежуточных складов. Для материалов открытого хранения оборудуются специально приспособленные площади.

Склады (кладовые) должны быть обеспечены исправными измерительными приборами (весами, мерной тарой). Измерительные приборы необходимо периодически проверять, информация о проведенных проверках (клейма) в обязательном порядке наносится на приборы.

На складах (кладовых) материальные ценности размещаются по секциям, а внутри них - по группам (сорторазмерам) в штабелях (ящиках, поддонах, контейнерах, ячейках, на стеллажах, полках), что обеспечивает быструю приемку, отпуск материалов и контроль соответствия их фактического наличия установленным нормам запаса.

К месту хранения материалов прикрепляется ярлык (форма N М-16п); на ячейках (ящиках) указывают наименование и отличительные признаки материала (марку, артикул, номер, сорт и т.п.), номенклатурный номер, единицу измерения и цену.

Обязанности по приему, хранению, отпуску и учету материалов на каждом складе возлагаются на соответствующих должностных лиц (заведующего складом, кладовщика и др.), с которыми заключаются договоры о полной материальной ответственности в соответствии с законодательством. Если в штате организации (структурного подразделения) отсутствует должность заведующего складом (кладовщика), его обязанности могут быть возложены на другого работника организации, с которым также заключается договор о полной материальной ответственности.

Прием на работу и увольнение материально ответственных лиц (заведующих складами, кладовщиков и др.) осуществляются по согласованию с главным бухгалтером организации.

Учет движения материалов осуществляется в карточках складского учета по каждому наименованию, сорту, марке и другим отличительным признакам. Такой учет называется сортовым и ведется только в натуральном выражении.

Карточки складского учета (форма N М-12п) открываются на календарный год службой снабжения организации или бухгалтерией. На каждый номенклатурный номер материала открывается отдельная карточка.

Учет движения материалов на складе ведется непосредственно материально ответственным лицом (заведующим складом, кладовщиком и др.). Допускается ведение карточек складского учета операторами с разрешения главного бухгалтера и согласия материально ответственного лица.

Форма N М-12п

КАРТОЧКА СКЛАДСКОГО УЧЕТА

Форма N М-16п

МАТЕРИАЛЬНЫЙ ЯРЛЫК

Записи в карточках складского учета делают в день совершения операций. Каждая операция, отраженная в том или ином первичном документе, в карточке записывается отдельно. При совершении в один день нескольких одинаковых (однородных) операций (по нескольким документам) может быть сделана одна запись с отражением общего количества по этим документам (в содержании такой записи перечисляются номера всех документов или составляется их реестр).

Учет материалов допускается вести и в книге учета материалов (форма N М-40п), содержание показателей которой аналогично показателям карточки складского учета материалов. Книга используется на складах с небольшой номенклатурой материалов.

Работники бухгалтерии, ведущие учет материалов, обязаны систематически в установленные организацией сроки (не реже одного раза в месяц) осуществлять проверку своевременности и правильности оформления первичных учетных документов по складским операциям, записей (разносок) операций в карточках складского учета непосредственно на складах (кладовых) в присутствии заведующего складом (кладовщика), контролировать полноту и своевременность сдачи исполненных документов в бухгалтерию организации.