4. Документирование информации

1. Информация, относящаяся к управленческой (производственной, административной, службой) деятельности организации, связанная с выполнением задач и функций, отраженных в учредительных (уставных) документах и иных нормативных правовых актах, подлежит обязательному документированию, т.е. преобразованию из мысленно/устно-речевой или аудио-визуально воспринимаемой формы в письменную (текстовую, алфавитно-цифровую, табличную, графическую или смешанную из указанных).

Документирование, как процесс создания документа, представляющий собой запись (фиксирование) информации на материальный носитель, осуществляется на естественном языке с использованием искусственных (машинных) языков для программирования средств электронной вычислительной и телекоммуникационной техники, применяемых при документировании.

2. Создаваемые в процессе управленческой деятельности организации документы (документированная информация) должны отвечать следующим требованиям:

- соответствовать правовому статусу субъекта, создающего документ;

- соответствовать форме, установленной законодательством, иными нормативными правовыми актами;

- иметь устойчивые структуру, формат, и формуляр (набор обязательных реквизитов), включая:

• содержание (текст);

• наименование организации – автора документа;

• наименование вида документа;

• наименование должности, подпись и расшифровку подписи (фамилию, инициалы) лица, подписавшего документ;

• дата подписания (утверждения) документа;

• регистрационный номер и дата.

7.2.1. Электронные документы (ЭлД), создаваемые в автоматизированной системе делопроизводства (системе электронного документооборота) должны, а документы, создаваемые с помощью компьютера (ЭВТ) в бумажной технологии, могут иметь метаданные, отражающие определенные управленческие операции и информационно-поисковые признаки, дополняющие реквизиты формуляра, обеспечивающие управление документами.

К метаданным относятся сведения, вынесенные за пределы основного формата – колонтитул документа, например:

• имя (наименование) файла;

• номер файла;

• дата формирования файла;

• адрес хранения файла на диске;

• дата обращения к файлу;

• номер обращения к файлу;

3. Реализация принятой в организации стратегии и процессы (процедуры и операции) документирования и управления документацией должны обеспечивать соответствие официальных документов следующим характеристикам (свойствам и требованиям), указанным в п.п. 7.3.1.-7.3.6.:

7.3.1. Аутентичность (легитимность) документа: свойство, подтверждающее правовую значимость, юридическую силу, действительную принадлежность (автор, корреспондент, время, технология и пр. элементы атрибуции документа).

Чтобы обеспечить аутентичность (легитимность) документов, система управления документацией организации должна реализовать стратегию (концепцию) контроля процессов (процедур, операций) документирования, получения, передачи, хранения документов и тем самым гарантировать, что все участвующие уполномочены и идентифицированы, а документы защищены от неавторизованного вмешательства (использования, дополнения, удаления, изменения, сокрытия).

7.3.2. Надежность документа: свойство, позволяющее считать полным и точным подтверждением действительность зафиксированных в нем фактов (событий, явлений), что дает основание для использования документа в последующей деятельности.

В системе управления документацией организации данное свойство обеспечивается соответствующим контролем.

7.3.3. Целостность документа: свойство, определяемое его полнотой и неизменностью, защищенность от неавторизованного изменения; при визуальном представлении документа заданные значения параметров документа соответствуют предъявляемым требованиям.

7.3.4. Пригодность для использования: свойство, обеспечивающее возможность идентификации документа, локализации, поиска, воспроизведения и последующей интерпретации и соответствующего его понимания в контексте управленческой деятельности (функций).

7.3.5. Доступность (документа): свойство документа, обеспечивающее такую форму представления, при которой имеется физическая возможность визуализации и измерения заданных параметров и реквизитов формуляра документа (содержания, атрибутов, технологии) определенными средствами в определенных точках за конечное время.

7.3.6. Фиксированность (документа): свойство документа, отражающее закрепленность информации на материальном носителе или в физической (электронной) среде.