2. Система інформаційного забезпечення торгових

підприємств.

Інформаційне забезпечення процесу управління являє собою сукупність відомостей про стан і динаміку об'єкта управління, необхідних для прийняття та реалізації управлінських рішень.

Інформаційне забезпечення - це сукупність даних, систематизованих за певними ознаками і використаних для вирішення конкретних завдань, а також застосовуваних при цьому методів і засобів передачі і перетворення інформації.

Основне завдання будь-якої організації полягає в створенні такої моделі інформаційного забезпечення управлінської діяльності, яка б, з одного боку, зменшила витрати часу керівника на здійснення рутинних операцій, а з іншого - відповідала вимогам економічної доцільності, тобто оптимізувала співвідношення "результати / витрати». На основі принципу, за яким відбувається накопичення, переробка та використання інформації, виділяють два підходи до розробки систем інформаційного забезпечення - функціональний та інтегрований.

Функціональний підхід  є найпоширенішим на сучасному етапі. Відповідно до нього кожен підрозділ самостійно організовує всі операції по збору і переробці інформації, спираючись на власний документообіг, методи формування інформації, канали зв'язку і архіви. Цей підхід зумовлений існуванням нерозривному зв'язку процесу підготовки і переробки інформації. Керівники самі збирають інформацію, обробляють її, аналізують результати і готують проекти управлінських рішень.

Перевага функціонального підходу в тому, що при його створенні можуть бути використані стандартні програмні засоби, що здешевлює саму систему.

Недоліками цього підходу є:

- Значне дублювання інформації, що призводить до заповнення багатьох зайвих форм документів і, як наслідок, викликає додаткові витрати праці управлінських працівників;

- Недостатня гнучкість системи, що ускладнює використання можливостей обчислювальної техніки;

- Високе навантаження на управлінські ланки і канали зв'язку;

- Відсутність горизонтальних зв'язків між виробничими і функціональними підрозділами.

Згідно інтегрованого підходу система інформаційного забезпечення проектується не під кожну функцію, а під комплекс функцій управління, пов'язаних між собою послідовними і паралельними зв'язками на основі загальних даних. Використання цього підходу можливе тільки завдяки відділенню процесів накопичення, обробки та передачі інформації від процесів виробництва та управління. Управлінський процес при цих умовах поділяється на творчі та технічні роботи. Інтегрований підхід сприяє централізації роботи з накопичення, обробки, зберігання та передачі користувачеві інформації, використовуючи при цьому таке її властивість, як багаторазовість [57, С. 141-142].

Структура інформаційного забезпечення складається з кількох елементів:

- Інформаційний фонд;

- Комунікаційні мережі і канали комунікації;

- Технічні засоби в інформаційному процесі;

- Методи обробки та використання інформації, систематизації інформації, аналізу, прогнозування та планування показників;

- Набір організаційних і методичних прийомів, необхідних для підвищення надійності інформаційного забезпечення.

Інформаційний фонд - набір даних, необхідний для здійснення всіх функцій та етапів процесу управління. Обсяг і зміст інформаційного фонду залежать від способів і джерел його формування, від завдань, які слід вирішувати в процесі управління. На обсяг інформаційного фонду впливають рівень управління, ступінь автоматизації та механізації інформаційного процесу.

В сучасних умовах вдосконалення інформаційного забезпечення базується на використанні високотехнічних інформаційних технологій.

Інформаційна технологія - використання обчислювальної техніки і систем зв'язку для створення, збору, передачі, зберігання і обробки інформації для всіх сфер діяльності фірми. Інформаційні технології вимагають складної підготовки, великих початкових витрат і наукомісткої техніки. Введення сучасних інформаційних технологій починається з підготовки матеріального забезпечення, формування інформаційних потоків всередині підрозділу і між ними, з підготовки контингенту спеціалістів і користувачів. 

Повна інтегрована інформаційна технологія менеджменту охоплює процеси:

- Зв'язок і комунікації;

- Збір, збереження інформації та забезпечення доступу до неї;

- Аналіз інформації;

- Підготовка текстів та підтримка індивідуальної діяльності фахівців і керівників;

- програмування та моделювання;

- рішення спеціальних завдань.

Для створення належного інформаційного забезпечення необхідно поєднання всіх шести елементів системи інформаційних технологій як в управлінському апараті підприємства, так і на робочих місцях фахівців економічної служби.  За допомогою належного інформаційного забезпечення повинна працювати система постійного стеження за діяльністю підприємства, що можливо за допомогою створення внутрішньо фірмової системи інформації.

Внутрішньо фірмова система інформації виконує такі основні функції:

- Визначення потреби кожного конкретного керівника в характері й змісті необхідної йому інформації для цілей оперативного управління ­ ня виробничо-збутовою діяльністю фірми;

- Визначення потреб у технічних засобах фірми в цілому і кожного керуючого для забезпечення всією необхідною інформацією;

- Централізоване планування всіх витрат на придбання, оренду технічних засобів для забезпечення безперебійного функціонування системи інформації;

- Визначення рівня витрат на використання технічних засобів в системі інформації (утримання та навчання обслуговуючого персоналу, витрати на придбання дискет, паперу тощо);

- Забезпечення належного рівня збору, зберігання і надання інформації;

- Розробка програмних засобів, прикладних програм [14, С. 136].

Важливими завданнями внутрішньо фірмової системи інформації є:

- Координація діяльності по збору і обробці даних фінансових звітів на вищому рівні управління і у виробничих відділеннях з метою підвищення якості і сучасності надходження фінансової інформації по підприємству в цілому;

- Визначення основних напрямів системи збирання, обробки та зберігання первинних даних;

- Визначення основних напрямків розвитку технологій обробки інформації.

Для задоволення потреб різних організаційних рівнів і функціональних сфер менеджменту використовують такі типи інформаційних систем:

Операційно-виконавча система - це комп'ютерна інформаційна система, що виконує рутинні поточні операції, забезпечуючи пряму підтримку організації на операційному рівні. Є головним джерелом інформації, яка використовується іншими типами комп'ютерних систем організацій. Прикладом такої системи є автоматичні сканери у торговельних мережах фірми, які дають інформацію про обсяги і асортимент проданої продукції.

Офісні автоматизована система має завданням полегшити зв'язок і підвищити продуктивність керівників і офісних працівників шляхом удосконалення документообігу і передавальних процесів. Це селекторна передача інформації, електронний календар, телеконференція, графіки і т. п.

Управлінська інформаційна система надає повсякденну інформацію менеджерам середнього і нижчого рівнів; збирає дані, систематизує їх у формі, зручній для роботи менеджерів відповідних функціональних відділів, і забезпечує їх нею. Орієнтована на поточні, операційні напрямки діяльності. Особливо важлива в плануванні, прийнятті рішень, контролі. Як правило, система підсумовує інформацію з операційно-виконавчих систем для підготовки поточних звітів, для оперативного керування процесами. Наприклад, працівник служби маркетингу може з цієї системи дізнатися про підготовку для клієнта замовлення та дату його відвантаження.

Система підтримки рішень (СПР) сприяє процесу прийняття управлінських рішень в нечітко структурованих ситуаціях. Такі системи не вказують, які саме рішення є оптимальними, але направляють процес прийняття рішень у правильне русло з допомогою спеціальних прийомів, які допомагають менеджерам детальніше аналізувати ситуацію.

Системи підтримки виконання рішень підтримують виконання рішень і ефективне функціонування організацій на вищих рівнях. Такі системи розроблені недавно і їх інколи називають виконавчо-інформаційними.

Інтернет - мережі - це локальні комунікаційні мережі, які діють в межах однієї фірми. Вони дають можливість кожної структурної одиниці фірми накопичувати інформацію про себе і робити її доступною для своїх працівників, а при необхідності обмінюватися інформацією з іншими функціональними відділами. Використання електронних засобів збереження інформації дає можливість скоротити споживання паперу на 25%, а системне застосування цих засобів підвищує ефективність управлінської праці в три рази [57, С.143-145].