2. Планування: сутність та місце в системі менеджменту.

У літературі з менеджменту дається декілька визначень організацій. Наведемо одне з них. Організація – це група людей, діяльність яких свідомо координується для досягнення загальної для всіх мети або цілей. Функція планування пов'язана з визначенням цілей організації і виявленням шляхів і засобів їхнього досягнення. Виконання функції планування дозволяє одержати відповідь на три питання:

1. Де ми знаходимося в даний час? Аналізуються сильні і слабкі сторони організації в таких важливих об'єктах, як фінанси, виробництво, маркетинг, наукові дослідження і розробки, трудові ресурси. Це потрібно для визначення реальних можливостей організації.

2. Куди ми хочемо рухатися? Оцінюються можливості і загрози в зовнішньому середовищі організації: конкуренція, споживачі, закони, економічні умови, політичні фактори, технологія, соціальні і культурні зміни. У результаті керівництво визначає, якими повинні бути цілі організації і що може перешкодити їх досягненню.

3. Як ми збираємося це зробити? Керівництво повинне вирішити загалом і конкретно, що повинні робити члени організації для реалізації поставлених цілей.

Планування можна розглядати як спосіб, за допомогою якого керівництво забезпечує єдиний напрямок зусиль усіх членів організації до досягнення її загальних цілей. Планування в організації здійснюється безупинно в силу двох істотних причин. По-перше, багато організацій заново визначають чи змінюють свої цілі, якщо вони досягли первісних цілей і хочуть продовжити своє подальше існування. По-друге, планування припускає встановлення цілей на деякі тимчасові інтервали, тобто дії організації по досягненню бажаних цілей спрямовано в майбутнє. А майбутнє характеризується постійною невизначеністю. Через зміни в навколишньому середовищі чи помилково прийнятих цілей, події можуть розвиватися не так, як це було передбачено керівництвом при розробці планів. Тому плани необхідно переглядати і корегувати, щоб вони узгоджувалися з реальністю.

Процес планування містить у собі декілька стадій визначення мети організації, тобто заради чого організація створюється й існує, а саме :

• визначення цілей організації;

• визначення задач діяльності організації;

• складання планів робіт з рішення поставлених задач;

• розробка загальних напрямів виконання планів на кожному управлінському рівні;

• розробка конкретних процедур і правил.

Таким чином, метою планування є спрощення досягнення цілей підприємства шляхом:

1) усунення негативного ефекту невизначеності зовнішнього й внутрішнього середовища підприємства;

2) зосередження уваги керівників на головних задачах організації;

3) досягнення ефективного функціонування підприємства за рахунок оптимального розподілу ресурсів;

4) полегшення організаційної й контролюючої діяльності керівництва підприємства.

Розрізняють наступні підходи до планування:

1. Традиційний підхід передбачає, що планування являє собою тільки функцію вищого чи керівництва центральних відділів планування, тобто групи фахівців із планування, підлеглих безпосередньо виконавчому директору.

Недолік: не надходить достатня інформація про постійно змінюються повсякденних ринкових подіях.

2. Сучасні підходи:

- децентралізація планування, чи розподіл фахівців із планування по основних підрозділах і відділам фірми з метою надання менеджерам допомоги в розробці власних стратегічних планів;

- періодичні збори менеджерів підрозділів для обговорення поточних проблем і можливостей розробки стратегічних планів. Подібні групи називають спеціальними групами планування, що являють собою тимчасові групи лінійних менеджерів, відповідальних за розробку стратегічного плану, що несуть повну відповідальність за процес планування в компанії.

Функція планування реалізується через під функції :

1. Ціле покладання. Дана під функцiя встановлює цілі організації.

2. Прогнозування. При прогнозуванні використовується як накопичений у минулому досвід, так і поточні припущення відносно майбутнього з метою його визначення [3, С. 109].

3. Моделювання. Модель – це представлення об'єкта, чи ідеї системи у визначеній формі, що відрізняється від самої цілісності. Наприклад, схема організації є моделлю, що зображує її структуру. Основною характеристикою моделі є спрощення реальної життєвої ситуації. Модель допомагає керівнику об'єднати свій досвід із досвідом і висновками експертів. Необхідність моделювання обумовлена складністю реальних ситуацій, неможливістю проведення експериментів у реальному житті, орієнтацією керівника на майбутні [3, С. 102]. Моделювання складається з наступних етапів:

• постановка завдання;

• побудова моделі;

• перевірка моделі на ймовірність;

• використання моделі;

• відновлення моделі [3, С. 103].

4. Програмування. Задачею даної під функції є складання програм.

Процес планування включає наступне :

- формулювання місії;

- установлення цілей і задач;

- розробку стратегій, програм і планів для досягнення цілей;

- визначення необхідних ресурсів і їхній розподіл по цілям і задачам;

- доведення планів до виконавців.

Місія – генеральний напрямок діяльності підприємства, що пояснює доцільність і причину її існування. Значення місії полягає в наступному:

• Залучає споживачів, ділових партнерів, тому що інформує про те, що являє собою фірма, до чого вона прагне і чим керується у своїй діяльності.

• Деталізує статус підприємства і визначає напрямку розробки стратегії діяльності підприємства.

• Впливає на формування організаційної культури.

Основою для формулювання місії є проведення ретельного аналізу й оцінки істотних для даної фірми факторів: динаміки потреб ринку, стан зовнішнього й внутрішнього середовища, головні цілі власників фірми й ін. Їхнє сполучення, з одного боку, визначає доцільність обраного напрямку діяльності фірми, а, з іншого боку - впливає на її кінцеві господарські результати. Робота з формулювання місії спочатку здійснюється в процесі створення підприємства, а потім регулярно повторюється при що спостерігаються чи планованих змінах її зовнішнього й внутрішнього середовища. Формулювання місії повинне відбивати наступне:

1. Визначення предмета діяльності підприємства.

2. Характеристика споживачів, на яких орієнтована діяльність фірми.

3. Головну мету, до якої прагне (лідерство, збереження існуючих позицій, розширення діяльності).

4. Характеристика застосовуваних технологій.

5. Взаємини із зовнішнім середовищем.

6. Цінності організації й принципи її діяльності.

Місія не повинна залежати від поточного стану підприємства, форм і методів його роботи, тому що в цілому вона виражає спрямованість у майбутнє, показуючи, на що будуть направлятися зусилля і які цінності будуть при цьому пріоритетними. Тому в місії не прийнято вказувати як головну мету одержання прибутку, незважаючи на те, що прибуткова робота є найважливішим чинником життєдіяльності комерційного підприємства. Але прибуток як місія може істотно обмежити спектр розглянутих організацією шляхів і напрямків розвитку і, у кінцевому рахунку, приведе до неефективної роботи.

Прибуток являє собою внутрішню проблему, а місія повинна враховувати, насамперед, потреби клієнтів, що може задовольнити підприємство. Прибуток – не ціль, ця умова досягнення мети, індикатор успішності діяльності. Місія організації, особливо великої, може бути сформульована дуже широко - бути диверсифікованою .

На рівні чи підрозділу малої організації місія формулюється більш конкретно, чітко, і як правило, відбиває визначену сферу діяльності і вироблений продукт (послуги). Згідно з визначенням менеджменту всі зусилля організації мають бути спрямовані на досягнення цілей фірми. Той, хто хоче досягти мети, повинен її знати. Лише мистецтво вибору, формулювання правильної мети та процесу її реалізації, включаючи оцінку її досягнення, притаманне професійному керівнику.

Прикладом правильно сформульованої місії може бути формування місії одного з провідних банків США «Сан Бенкс»: «Місія компанії – забезпечення економічного розвитку та добробуту клієнтів, які обслуговуються компанією, шляхом надання громадянам і підприємствам якісних банківських послуг таким чином і в такому обсязі, які відповідають високим професійним та етичним нормам, забезпечення справедливого та відповідного прибутку акціонерів компаній та справедливого ставлення до співробітників компанії».

Вироблені на основі місії, цілі організації є критерієм для всього наступного процесу управління . Якщо керівники не знають основної мети, то вони не матимуть основи для вибору найкращої альтернативи. Без визначення місії, як орієнтира, керівники мають приймати рішення на основі своїх індивідуальних цінностей. Чітке визначення цілей передбачає опис продукції ринків, розмір обороту, прибутків тощо. Цілі повинні відповідати таким вимогам:

1. Бути конкретними, результати їх здійснення повинні вимірюватись. Наприклад: збільшити частку ринку по продукту А на 10%, зменшити витрати на собівартість перевезень на 5%.

2. Мати чітко визначений горизонт планування. Згідно з горизонтом планування розрізняють довгострокові, тактичні та оперативні цілі.

3. Бути досяжними. Встановлення цілей, які не забезпечуються ресурсом організації, або здійснення яких не відповідає зовнішнім умовам, може призвести до катастрофічних наслідків.

В системі управління підприємством цілі виконують ряд функцій:

• відображають філософію підприємства, концепцію його діяльності й розвитку;

• зменшують невизначеність поточної діяльності;

• складають основу критеріїв для виділення проблем, прийняття рішень, контролю й оцінки результатів діяльності, спрямованої на їхню реалізацію, а також матеріального й морального заохочення співробітників;

• з’єднують навколо себе людей ;

• виправдовують в очах громадськості необхідність й законність існування даної організації, особливо якщо її діяльності викликає несприятливі наслідки. Так, спорудження АЕС зв'язується із забезпеченням населення електроенергією .

До цілей управління пред'являються наступні вимоги:

1. Конкретність і вимірність. Мети повинні по можливості бути представленими в кількісних і якісних показниках. Такі мети легше сприймаються людьми, їх легше погоджувати, усувати між ними конфлікти, вони є гарною основою для складання планів.

2. Реальність, досяжність цілей. Установлення цілей, що перевищує можливості підприємства через недостатність чи ресурсів через зовнішні фактори може привести до катастрофічних наслідків. При цьому варто мати на увазі, що постановка простих цілей веде до зниження мотивації працівників по їх, досягненню.

3. Чітко визначений період часу. Постановка цілей припускає вказівку періоду часу, за який вони повинні бути досягнуті, тобто визначення крайніх термінів, лат, до яких необхідно одержати поставлені результати.

4. Гнучкість, здатність до трансформації й коректування у відповідності зі стрімко змінюються умовами діяльності організації.

5. Перевіряємість . Ця вимога, зв'язана з необхідністю оцінювати ступінь їхнього досягнення і відповідним чином стимулювати працівників.

6. Сумісність цілей один з одним у тимчасовому і просторовому відношенні, що не орієнтують працівників на дії, суперечні між собою.

Сучасна класифікація цілей управління має наступні критерії , які наведені у таблиці 2.1.

Таблиця 2.1. Класифікація цілей менеджменту

Критерії класифікації	Групи цілей	Характеристика цілей
1. Ступінь важливості	Стратегічні	Орієнтовані на вирішення перспективних масштабних проблем, які якісно змінюють діяльність підприємства (вихід на міжнародні ринки, диверсифікація)
	Тактичні	Проміжні по відношенню до стратегічних цілей, які відображають окремі етапи їхнього досягнення

Продовження табл.2.1

Критерії класифікації	Групи цілей	Характеристика цілей
	Оперативні
2. Зміст	Маркетингові	Завоювання тих або інших ринків збуту, залучення нових покупців, клієнтів, продовження життєвого циклу товару, досягнення лідерства в цінах
	Кадрові	Зростання продуктивності праці, скорочення текучості кадрів
	Виробничі	Виробництво певного обсягу товарів і послуг, підвищення їхньої якості, збільшення ефективності виробництва, зниження собівартості
	Фінансові	Зміцнення фінансової стійкості, зростання прибутковості, збільшення ринкової вартості акціонерного капіталу
	Адміністративні	Досягнення високої керованості підприємством, надійної взаємодії між співробітниками, гарної дисципліни, погодженості в роботі
	Технологічні	Комп'ютеризація, впровадження гнучких технологій, будівництво нових виробничих будинків
	Соціальні	Створення сприятливих умов праці робітників, підвищення їхнього освітнього і кваліфікаційного рівня, забезпечення робітників високоякісним медичним обслуговуванням
	Науково-технічні	Створення і впровадження у виробництво нових і вдосконалення існуючих взірців продукції, доведення їх до рівня світових стандартів
3. Середовище	Внутрішні	Створення системи мотивації праці, підвищення рентабельності, створення служби маркетингу
	Зовнішні	Вихід на нові ринки збуту, пошук нових постачальників
4. Форма виразу	Кількісні	Зростання товарообігу на 5%
	Якісні	Досягнення сприятливого психологічного клімату, підвищення культури обслуговування
5. Рівень управління	Підприємства
	Підрозділів
	Робітника
6. Повторюємість	Постійні
	Разові
7. Період часу	Довгострокові	Понад 5 років
	Середньострокові	Від 1 до 5 років
	Короткострокові	До 1 року

Для відображення цілей використовується комплексний підхід – метод побудови « дерева цілей » , який дозволяє створити систему цілей, що відбиває потреби підприємства з погляду як внутрішнього так і зовнішнього середовища. «Дерево цілей» - це наочне, графічне зображення підпорядкованості і взаємозв'язку цілей, яке демонструє розбивку загальної (генеральної) цілі підприємства на під цілі, задачі або окремі заходи.

В основі методу упорядкування цілей знаходяться наступні характеристики, властивим цілям управління:

- співпідпорядкованість означає, що одні цілі обумовлюють інші;

- розгортаємість - це спроможність зображення якоїсь загальної цілі декількома конкретними цілями;

- співвідносна важливість складається в тому, що різноманітні цілі мають різне значення. Це дозволяє ранжувати цілі, виділяючи серед них більш-менш важливі. Дерево цілей складається з декількох рівнів, які зображуються у виді ієрархії: нульовий рівень, 1-й рівень, 2-й рівень, 3-й рівень з верху до низу (рис. 2.2 )