Тема 6 комунікації в системі управління

ОРГАНІЗАЦІЄЮ

1.       Інформація, її види та роль у менеджменті.

2.       Система інформаційного забезпечення торгових підприємств.

3.       Сутність комунікацій та їх види.

4.       Процес комунікацій і характеристика його етапів.

5.       Підвищення ефективності комунікацій

1. Інформація, її види та роль у менеджменті.

Організована і направлена на досягнення певної мети діяльність підприємства неможлива без обміну інформацією. Вона необхідна, щоб надати можливість менеджерам приймати рішення і їх успішно реалізовувати.

Управління як інформаційний процес складається в обміні інформацією між суб'єктом управління, керованим об'єктом і зовнішньої середою.

Поняття «інформація» відрізняється від поняття «дані».

Дані - це факти і цифри, отримані внаслідок прямого спостереження за подіями.

Інформація - це перетворені в певному контексті дані, що представляються змістовними та корисними для конкретних користувачів.

У багатьох західних організаціях вводиться посада спеціаліста з інформації, який несе відповідальність за управління організаційними базами даних та впровадження нових інформаційних технологій. Його головне завдання полягає в тому, щоб інтегрувати поточні та нові технології підтримки та прийняття рішень, забезпечення операційних пр про процесів та комунікацій так, щоб співробітники організації отримували необхідну інформацію в потрібному місці і в потрібний час. Ефективність процесу управління багато в чому визначається рівнем якості інформації. 

До характеристик високоякісної інформації належать:

1. Тимчасовий вимір:

 своєчасність - надання інформації по мірі необхідності;

 терміновість - оперативне оновлення інформації;

 періодичність - доступність інформації про минуле, сьогодення і майбутнє;

2. Змістовий вимір:

 точність - достовірність інформації;

 доречність - відповідність інформації вимогам конкретного користувача;

 повнота - надання всієї необхідної і н формації;

 стислість - забезпечення лише необхідної й н формацією.

3. Формальний вимір:

 чіткість - інформація повинна надаватися у простій і зрозумілій формі;

 детальність - забезпечення більш докладною або підсумкової інформації;

 показність - представлення інформації в описовій, цифровій або просторово-наочній формі.

Управлінська інформація – це зведення, або дані, що можуть надходити від різних джерел,які необхідно отримати, вивчити, прийняти або відкинути, перевірити, за необхідністю пере провірити ,перетворити в ресурс і прийняти відповідне рішення по його ефективному використанню. Управлінська інформація – це ефективно з вигодою використані менеджером зведення. Робота з інформацією досить складна справа і дорого коштує підприємству. Менеджери можуть оцінити можливі вигоди від наявності інформації та можливі збитки внаслідок її відсутності. В значній мірі цінність інформації залежить від способу і швидкості її передачі, періодичності і достовірності.

Більша частина інформації, зібрана одним підрозділом чи відділом, необхідна й іншому, тому дублювання зусиль по збору інформації є неефективним. Звідси — потреба створення інтегрованої управлінської інформаційної системи.

Управлінська інформація, що передається підлеглим, може мати великий діапазон цілей залежно від конкретного виду дій:

— інформування;

— оцінка результатів;

— розпорядження;

— генерування додаткової інформації.

Менеджер – головна фігура в процесі добування, переробки,аналізу,розробки висновків і рекомендацій, прогнозування руху,розвитку інформації — перетворення її в матеріальний ресурс,прибуток чи запланований збиток. Для цього управлінська інформація повинна бути:

1) повною, тобто до її складу повинні входити всі необхідні дані для організації процесу управління;

2) мінімальною, тобто без зайвих відомостей;

3) оптимальною;

4) надійною і вірогідною;

5) своєчасною.

Швидкість передавання та отримання інформації може бути виражена в часі, необхідному для розуміння конкретної ситуації.

Споживачами інформації в організації можуть бути:

— усі менеджери, що приймають рішення;

— усі менеджери, які інформують та інструктують підлеглих;

— усі підлеглі працівники;

— зовнішні органи, які мають право на інформацію;

— власники акцій.

Ступінь деталізації i стиль подання інформації залежать від отримувача . Вимоги до обсягу інформації ставляться з огляду на суть виконуваної роботи. Чим вище посада менеджера, тим більш узагальненою має бути інформація.

Отримати інформацію можна в процесі спостереження за тими чи іншими діями i процесами, а також з первинних (інструкції, інтерв’ю i та iн.) i вторинних джерел (перероблені первинні джерела з коментарями, інтерпретовані, узагальнені).

Явища і процеси, що відбуваються, знаходять своє об’єктивне відображення за допомогою інформації, потоки якої існують поряд з потоками робочої сили, матеріалів і знарядь праці.

В організації розрізняють такі форми подання інформації:

1. Звичайні (регулярні) звіти, які бувають:

а) щоденні (аналіз відхилень із з’ясуванням причин), статистика ефективності праці, аналіз витрат; отримані замовлення;

б) щотижневі (аналіз виконання робіт, контроль i аналіз здійснення проектів);

в) щомісячні (звіти про діяльність вiддiлiв, аналіз сировинних змін, збуту, звіти про iнвестицiйнi проекти, рахунок прибутків i збитків, балансовий звіт i ін.);

г) щоквартальні, пів рiчнi, річні (рахунок прибутків, балансовий звіт, джерела i використання фондів, звіт про роботу вiддiлiв).

2. Спеціальні (особливі) звіти — доповнення до регулярних — звіти про тривалі спостереження i нагляд за окремими факторами i ситуаціями.

Засіб збору інформації залежить від її характеру, а також від того, кому і для чого вона потрібна. Якщо інформація необхідна i важлива, тоді доречні більші витрати, але якщо вона тільки бажана, тоді витрати на збір інформації повинні зіставлятися з прибутком, отриманим від володіння такою інформацією.

Основні надавачі інформації.

Основними надавачами інформації в організації можуть бути:

 Бухгалтерія

 Відділ маркетингу

 Відділ управління персоналом

 Відділ постачання

Інформація, що використовується в процесі управління , може бути класифікована по ознаками:

За змістом:	економічна, правова, торгово-оперативна,організаційна, соціальна і технічна інформація.
За призначенням:	звітна, планова, статистична, контрольна, нормативна.
За ступенем перетворення:	первинна і вторинна.
За джерелом виникнення:	внутрішня і зовнішня.
За місцем утворення і напрямку інформаційних потоків:	вхідна і вихідна.
За ступенем надійності:	достовірна і можлива.
За засобом поширення:	усна, письмова і комбінована.
За формою відображення:	візуальна (графіки, таблиці, табло й ін.), аудіо інформація (сприймається на слух завдяки звукозапису), аудіовізуальна (отримання інформації у формі зображення і звуку)
За формою представлення:	цифрова, буквена і кодована
За характером носіїв інформації	документована і не документована
За значенням :	Директивна , звітна і довідково-нормативна
За стабільністю :	умовно-перемінна, умовно-постійна
За способом відображення :	текстова (алфавітна, алфавітно-цифрова) і графічна (малюнок, діаграми, схеми, графіки)
За способом обробки:	що піддається і не піддається механічній обробці

Усі види даних, що використовуються в менеджменті, в сукупності становлять певну систему інформації, яка включає людей, структуру, технічні засоби, знання, технічне вміння обробки інформації.