2. Відділ кадрів і його роль в управлінні персоналом

Відділ кадрів – це структурний підрозділ загальної системи управління, на який покладаються обов’язки реалізації кадрової політики підприємства. Спеціалісти цього відділу проводять аналітичну й оперативну роботу, здійснюють виконавчі, розпорядчі, контролюючі та координаційні функції у сфері управління персоналом.

Серед основних функцій, які виконують відділи кадрів (на прикладі промислового підприємства) можна назвати такі:

1. адміністративна діяльність, яка забезпечує виконання чинного законодавства в галузі праці;

2. організація працевлаштування, яка реалізується через підбір, приймання на роботу, знайомство з робочим місцем, інструктаж щодо умов праці та техніки безпеки на виробництві, перехід з одного робочого місця (посади) на інше, звільнення працівника та ін.;

3. формування резервного потенціалу на підприємстві;

4. допомога керівництву в розробці форм та систем заробітної плати, системи преміювання, визначення розміру соціальних пільг;

5. проведення постійного контролю за умовами праці, трудовою дисципліною, технікою безпеки;

6. розробка положення та проведення атестації персоналу, організація конкурсів на заміщення вакантних посад;

7. організація системної підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації персоналу;

8. співпраця з профспілками та керівництвом організації в розробці й укладанні колективного договору;

9. регулювання соціально-психологічних відносин визначенням причин та розроблення заходів зниження соціальної напруги в колективі (святкування урочистих дат, ювілеїв тощо).

Положення про відділ кадрів регламентує основні питання організації роботи підрозділу з урахуванням специфіки діяльності підприємства та механізму управління персоналом.

Структура Положення про відділ кадрів передбачає, як правило, констатацію не лише загальних питань, основних функцій, завдань, а й розкриття ролі керівника та провідних фахівців відділу, визначення прав і відповідальності за доручену ділянку роботи, взаємодію з іншими підрозділами.

На основі Положення про відділ кадрів, для чіткішого розподілу обов’язків, керівництвом підприємства розробляються Посадові інструкції працівників відділу кадрів. У них на підставі типових кваліфікаційних характеристик визначаються конкретні обов’язки та права кожного працівника, передбачається здійснення контролю за їх виконанням.

Слід зазначити, що наявність якісно опрацьованих інструкцій створює важливу передумову для ефективної роботи фахівців кадрової служби у сфері управління персоналом.

Реалізація ефективної діяльності відділу кадрів у сфері управління персоналом повинна проводитись у тісній співпраці з вищим керівництвом, профспілковим комітетом та іншими функціональними підрозділами підприємства.

3. Кадрове діловодство

Кадрове діловодство – це діяльність, яка передбачає створення та організацію роботи з документами особового складу з питань оформлення прийняття, переведення, звільнення, обліку, атестації, навчання, підвищення кваліфікації, стажування, пенсійного забезпечення працівників.

Кадрове діловодство ведеться за такими напрямами:

• облік особового складу підприємства та його підрозділів;

• оформлення та ведення особових справ працівників;

• підготовка та передача на розгляд вищого керівництва документів з особового складу, а саме: наказів про прийом, переведення, звільнення працівників, об’яву заохочення або догани тощо;

• підготовка наказів та інших необхідних документів для проведення атестації персоналу;

• підготовка звітів та інших статистичних довідок щодо змін чисельності та структури персоналу;

• підготовка звітів щодо стану підготовки, перепідготовки, підвищення кваліфікації працівників;

• ведення документації про зарахування працівників до резерву на заміщення вакантних посад;

• облік та реєстрація надходження документів, що стосуються особового складу підприємства, контроль за їх використанням;

• підготовка та передача в органи соціального забезпечення пенсійних справ працівників;

• підготовка документів з кадрів для передачі їх в архів на зберігання;

• механізація та автоматизація документування інформації з особового складу.

Документація з особового (кадрового) складу створюється як результат роботи з персоналом. У документації з особового складу відображається діяльність підприємства з питань прийняття, переведення, звільнення, обліку, підготовки, перепідготовки, атестації, нагородження та пенсійного забезпечення працівників.

Службові документи з особового складу є підставою для надання громадянам документів, що засвідчують їхню особу, посаду, фах, а також основою для одержання пільг, стипендій, пенсій та інших соціальних виплат.

Найхарактернішою рисою кадрової документації є те, що вона завжди відображає діяльність конкретних осіб, тобто є іменною.

Комплекс документів за функціями управління кадрами містить такі основні групи:

• особисті документи працівників;

• організаційно-розпорядча документація;

• первинна облікова кадрова документація.

До групи особистих документів належать такі: паспорт, трудова книжка, військовий квиток, диплом, свідоцтво, атестат та інші документи, які засвідчують юридичне підтвердження особи працівника. Особистими є також документи, які видаються працівникам, наприклад, перепустка, посвідчення про відрядження, довідки, що підтверджують місце роботи, посаду, заробітну плату, рекомендаційні та атестаційні листи тощо.

Організаційно-розпорядча документація закріплює трудові правовідносини громадян з установами. До організаційних належать статути, положення, інструкції, правила внутрішнього трудового розпорядку; до розпорядчих – накази, постанови, рішення, вказівки, розпорядження; до довідково-інформаційних – доповідні та пояснювальні записки, листи, списки, акти, протоколи, довідки, звіти.

Первинна облікова кадрова документація виконує функцію обліку працівників. Згідно з технологією реєстрації та накопичення інформації з кадрів первинну облікову кадрову документацію поділяють на дві взаємопов’язані групи: вихідні (початкові) облікові документи (особовий листок, особова картка) та похідні облікові документи, які мають другорядний (довідково-конт­рольний) характер (спеціалізовані картки персонального обліку спеціалістів, списки, журнали реєстрації, книги обліку).

Типова технологічна схема оформлення кадрової документації передбачає такі стадії:

1. документування трудових правовідносин працівників з роботодавцем;

2. ведення особових справ та трудових книжок працівників;

3. ведення довідково-облікової та звітної роботи.

Запитання та завдання для самоконтролю

1. Розкрити специфіку діяльності служб управління персоналом у ринкових умовах функціонування економіки України.

2. Дати характеристику кадровій службі як одному з провідних функціональних підрозділів підприємства.

3. Розкрити роль кадрової служби у формуванні конкурентоспроможного персоналу підприємства.

4. У чому полягають основні функції та завдання кадрової служби в сучасних умовах?

5. Якими, на вашу думку, повинні бути напрями вдосконалення діяльності кадрової служби в сучасних умовах?

6. Обґрунтувати необхідність ведення кадрового діловодства в загальній системі управління підприємством.

7. Дати характеристику номенклатурі справ з кадрового діловодства.

8. Охарактеризувати основні групи комплексу документів за функціями управління кадрами.

Література: [2], с. 688 – 757; [4], с. 40-50, 109-118; [5], с. 223-233.