4. Облік рахунків з підзвітними особами.

Підзвітна особа – особа, що одержала аванс на проведення операційних, адміністративних витрат, а також на службові відрядження. Список таких осіб затверджує керівник підприємтва і кошти на відрядження видаються у міру необхідності.

Аванси на відрядження видаються на основі наказу і посвідчення. Реєстрація осіб, що відбувають у відрядження здійснюють у спеціальному журналі реєстрації осіб.

Якщо працівник спеціально відряджений для роботи у вихідні або святкові й неробочі дні, то компенсація за роботу у ці дні виплачується відповідно до чинного законодавства.

Якщо працівник відбуває у відрядження у вихідний день, то йому після поверненення з відрядженння в установленому порядку надається інший день відпочинку.

За відрядженим працівником зберігається місце роботи (посада) та середній заробіток або посадовий оклад з врахуванням доплат та надбавок за час відрядження, у тому числі і за час перебування в дорозі.

Витрати на відрядження відшкодовуються лише за наявності документів в оригіналі, що підтверджують вартість цих витрат, а саме: транспортних квитків або багажних квитанцій, рахунків готелів, страхових полісів та інших.

Відрядження за кордон здійснюється відповідно до наказу підприємства, але термін відрядження не повинен перевищувати 60 календарних днів (у межах України не може перевищувати 30 календарних днів).

Добові витрати відшкодовуются в єдиній формі незалежно від статусу населеного пункту.

Постанова № 8950 від 30 травня 2000 р. встановлює такі норми:

• для відряджень у межах України - 30 грн. за добу;

• для відряджень за кордон – у сумі в гривнях, еквівалентній 50 доларів США за офіційним курсом гривні, встановленим Нацбанком на день видачі грошей.

Витрати на відрядження відшкодовуються на основі авансового звіту (додаток 7), який повинна скласти особа, повернувшись і з відрядження у такі строки:

1. протягом 3-х робочих днів після відрядження;

2. протягом 10-ти робочих днів при видачі грошей на закупівлю сільгосппродукції та вторинної сировини (крім металобрухту);

3. на наступний день при видачі грошей на господарські потреби.

До авансового звіту додаються:

посвідчення про відрядження (додаток 6), оформлене в установленому порядку, ( з відмітками про вибуття та прибуття); залізничний квиток; копії товарних чеків; приймальні акти, або розписки осіб, що прийняли від підзвітної особи придбані цінності.

Авансовий звіт бухгалтерія перевіряє як з погляду правильності його оформлення і арифметичних підрахунків, так і по суті, тобто правильності та законності витрати кожної суми, після чого звіт підписує керівник підприємства.

Залишок невикористаних підзвітних сум особа повертає до каси підпримства.

У випадках, коли видані під звіт суми не обгрунтовано підтверджувальними документами й не повернено до каси у визначений термін, підприємство має право утримати з належної працівникові заробітної плати суму заборгованості по виданих авансах.

Таблиця 5

Кореспонденцію рахунків з обліку розрахунків з підзвітними особами

№ п/п п/	Назва операції	Кореспонденція Рахунків
		дебет	кредит
1	2	3	4
1.	Видано під звіт на господарські потреби або на витрати по відрядженнях	37-2	30
2	Відшкодовано перевитрати підзвітних сумм	37-2	30
3.	Видані під звіт чекові книжки	37-2	33-1
4.	Придбання підзвітною особою матеріальних цінностей (на підставі первинних документів та авансового звіту)	20-1, 20-3, 20-5, 20-7 та ін.	37-2
5.	Списуються витрати на відрядження та інші грошові витрати, пов’язані з господарською діяльністю в межах встановлених норм	23, 91 та ін.	37-2
6.	Вирахувано із заробітної плати перевитрати підзвітних сум (за які підзвітні особи повністю не звітувалися)	66	37-2
7	Повернення до каси невикористаної підзвітної суми	30	37-2
8	Суми, використані понад встановлені суми	94-9	37-2
9	Придбано і оприбутковано на склад товари	28	37-2