27. Правила оформления документов.

В настоящее время, как правило, документы выполняются с помощью компьютерной техники.

1. Рекомендуемый шрифт - Times New Roman,

размер шрифта – 14 пт.-13 пт.;

для таблиц – 12 пт.,

для реквизита «исполнитель» - 11 пт.

2. Междустрочный интервал – одинарный и полуторный.

3. Отступ для начала абзаца (красная строка) – 1,25 см.

4. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, как машинописный, так и рукописный (например, заявление), должен иметь следующие поля:

левое – 2,5 – 3 см (поле для подшивки документа в дело);

правое – 1 см;

верхнее – 2 см;

нижнее – 2 см.

5. Документы печатаются на одной стороне листа бумаги, исключение составляют реквизиты «виза согласования» и «исполнитель», или специальные бланки документов, выполненные типографским способом.

6. При изготовлении документов на 2-х и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

7. В документах допустим минимум выделений шрифта: жирный, курсив, подчёркивание, прописные буквы.

Допустимо выделять наименования вида документа, отдельные элементы реквизитов (например, ПРИКАЗЫВАЮ, УТВЕРЖДАЮ, СОГЛАСОВАНО и т.п.).

8. Реквизиты, размещаемые в правом верхнем углу документа, оформляются от 7-го положения табулятора (1 табулятор = 1,25 см. (размер красной строки) – автоматическая опция в компьютере), или показатель – 9 см. верхней линейки электронного документа.

9. Реквизит «Подпись» не может отделяться от основного текста менее чем двумя, и более чем тремя межстрочными интервалами, а тем более переноситься на отдельный лист документа. Не допустимо оформление виз согласования на отдельном чистом листе (возможно только в случае оформления в соответствии с принятыми правилами листа согласования документа).

10. Расположение реквизитов на бланках документов должно соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

11. Вносить какие-либо изменения и добавления в подписанные (утвержденные) документы без разрешения лица, подписавшего документ, не допускается.

12. Все служебные отметки на документе, связанные с его согласованием, прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться с расшифровкой подписи и должности.

13. Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них данных возлагается на лица, подготовившие, завизировавшие и подписавшие документы. 

28.Требования к языку и стилю документов.

Документируемая информация должна излагаться предельно ясно, четко недвусмысленно – основное требование письменного делового общения. Следовательно, к языковым средствам и стилю изложения информации в документе предъявляются особые требования :

-однозначность используемых слов и требований;

-нейтральный тон изложений;

-соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, обеспечивающих точность и ясность изложения;

-смысловая достаточность и лаконичность текста.

Смысловая точность письменного высказывания в значительной степени обусловлена точностью словоупотребления. При употреблении терминов в деловой документации необходимо следить за тем, чтобы термин был понятен как автору, так и адресату. Трудности в восприятии текста документа может вызывать неоправданное использование заимствованных слов.