Понятия и основные системы кодирования экономической информации
Для полной формализации экономической информации вслед за классификацией проводят кодирование.
Кодирование – это процесс присвоения условных обозначений объектам и классификационным группам по соответствующей системе кодирования.
Система кодирования – это совокупность правил, обозначение объектов и группировок с использованием кодов.
Код – уловное обозначение.
Классификация систем кодирования представлена на схеме:
Регистрационная система является способом идентификации объектов независимо от системы классификации, тогда как классификационная система отражает классификационные взаимосвязи объектов. Последовательная система основана на иерархической системе классификации. Параллельные системы предусматривают формирование кодов независимых друг от друга.
Все классификаторы и коды, разрабатываемые и используемые в ЭИС имеют эталонную и рабочую формы. Эталонная форма – это официальное издание классификатора, на бумажном носителе. Рабочая форма – применяется для использования классификатора в машинной обработке.
Требования к кодам и классификаторам:
- полнота охвата предметной области;
- стабильность;
- простота и удобство системы кодирования.
Этапы проектирования системы классификации экономической информации:
1 ЭТАП: «Разработка ТЗ на проектирование»:
1.1. Определение состава, назначения и сферы действия классификатора.
1.2. Определение состава исходных данных и требований к классификатору.
2 ЭТАП: «Разработка методических материалов проектирования»
2.1. Разработка основных принципов построения классификатора.
2.2. Разработка методики построения классификатора.
3 ЭТАП: «Организация сбора и обработки исходных данных»
3.1. Разработка инструктивных материалов по сбору и обработке.
3.2. Сбор и обработка данных.
4 ЭТАП: «Составление классификатора и системы его введения»
4.1. Построение эталонной и рабочей форм классификатора и системы введения.
4.2. Экспериментальная проверка и внесение корректив.
4.3. Утверждение и издание классификатора.
Понятие унифицированной системы документации
Унифицированная система документации (УСД) – это рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, который отвечает единым правилам и требованиям, а также содержит информацию, необходимую для оптимального управления экономическим объектом.
УСД должна удовлетворять следующим требованиям:
1. Документы должны разрабатываться с учетом их использования в различных подсистемах ЭИС.
2. УСД должна обеспечивать информационную совместимость АРМ различного уровня.
3. УСД должна содержать полную информацию, необходимую для оптимального управления экономическими объектами.
4. УСД должна быть ориентирована на использование вычислительной техники для операций работы с документами.
5. Все документы УСД и все реквизиты в них должны быть закодированы с использованием классификаторов различного уровня.
Задачи, решаемые при проектировании УСД:
1. Проектирование и унификация новых документов.
2. Отбор документов, которые будут использоваться в ЭИС без изменений.
3. Выявление в существующей системе документов, которые надо унифицировать.
В процессе проектирования можно выделить три этапа работ: