1. Построение новых форм документов.

1.1. Определение состава результатных показателей.

1.2. Определение состава первичных показателей, на основании которых рассчитываются результатные.

1.3. Разбиение показателей по формам документов.

Для результатных документов критерием разбиения показателей является алгоритмическая увязка.

Для первичных документов основным критерием является семантическая (смысловая) близость показателей.

1.4. Выбор типа носителя для документа.

1.5. Определение способа занесения информации в документ.

1.6. Проектирование форм документов.

2. Унификация всей системы документации.

2.1. Составляется и анализируется полный список документов.

2.2. Составляется перечень документов по различным функциональным областям (входящие и исходящие документы).

2.3. Характеристика каждого документа (периодичность составления, частота использования документа, количество показателей и т.д.).

2.4. Исключение из первичных документов производных показателей и показателей, неоднократно вводимых в ЭИС.

2.5. Формирование единой терминологии.

2.6. Устанавливаются единые единицы измерения.

2.7. Осуществляется классификация и кодирование документов.

2.8. Строятся единые формы документов.

3. Разработка инструкций и методических материалов, регламентирующих работу пользователей с УСД.

17. Особенности проектирования форм первичных документов

Требования, предъявляемые к первичным документам.

1. Не избыточность и полнота информации.

2. Высокая достоверность.

3. Своевременность предоставляемой информации.

При проектировании форм первичных документов необходимо соблюдать ряд принципов:

1. Отсутствие избыточной постоянной информации.

2. Отсутствие дублирования показателей.

3. Выделение одно- и многозначных реквизитов.

4. Выделение справочных, группировочных реквизитов и реквизитов-оснований (количественных показателей).

5. Логичность построения.

6. Согласование последовательностей реквизитов в документе с их размещением на экранной форме.

Процесс проектирования первичных документов имеет особенности в каждой организации и, как правило, выполняется в такой последовательности:

1. Определение полного реквизитного состава каждого документа.

2. Классификация реквизитов (основание и признаки; однозначные и многозначные; переносимые и непереносимые).

3. Установление логической соподчиненности реквизитов.

4. Выбор формы первичного документа.

5. Размещение реквизитов по выбранной форме, в соответствии с проектной классификацией.

6. Выполнение расчета размеров документа с учетом необходимых полей (3 поля: вверху – шапка, заголовочная, верхний колонтитул; 2 часть – содержательная часть, нижняя – оформительная часть).

7. Выбор формата бумажного носителя.

8. Построение эскиза документа.

9. Выделение реквизитов, переносимых на машинный носитель.

10. Редактирование документа (шапки), в соответствии с тезаурусом.

18. Особенности проектирования форм документов результатной информации

Требования, предъявляемые к результатным документам:

1. Полнота информации (должен содержать и первичные и результатные показатели).

2. Количество результатных показателей должно соответствовать количеству группировочных признаков.

3. Своевременность.

4. Достоверность.

5. Хорошая читаемость документа.

6. Отсутствие показателей, рассчитанных в ручную.

При разработке форм результатных документов необходимо придерживаться следующих принципов:

1. Выделение 3х полей в документе.

2. Разделение реквизитов: на одно- и многозначные.

3. Выделение группировочных реквизитов и размещение их в порядке убывания старшенства.

4. Выделение реквизитов-оснований и размещение их во втором поле документа.

Проектирование результатных документов выполняется в такой последовательности:

1. Определение полного реквизитного состава документа;

2. Классификация реквизитов.

3. Выбор формы документа.

4. Размещение реквизитов в документе, согласно их логической соподчиненности.

5. Выбор формата документа.