29. Управленческие документы. Должностная инструкция. Распоряжение. Приказ. Отчет.

Управленческие документы определяются государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. Главной особенностью композиции служебных документов является то, что к ней существуют единые требования и правила, которые установлены государственными нормативными актами. Соблюдение этих правил обеспечивает их юридическую силу, оперативное и качественное составление и исполнение документов.

В унифицированную систему организационно-распорядительной документации входит комплект государственных стандартов, устанавливающих общие требования к содержанию и формам документов, применяемых на всех уровнях управления. Имеются в виду формы докладной записки, заявления, инструкции, кадровой анкеты, объяснительной записки, положения, постановления, приказа, протокола, распоряжения, решения, устава и др

Положение о структурном подразделении и должностные инструкции работников подразделения.

Должностные инструкции и положения состоят из:

1) Общие положения - раздел, где излагаются направления деятельности данного структурного подразделения.

2) Задачи

3) Функции - перечисление конкретных видов производственнохозяйственной деятельности, закрепленных за данным структурным подразделением.

4) Структура и кадровый состав

5) Управление

6) Права и обязанности

6.6. общие положения

6.7. должностные обязанности

6.8. Права

6.9. Ответственность

6.10.Взаимоотношения

С инструкцией ознакомлен [подпись] [ФИО]

Положение о структурном подразделении организации разрабатывается руководителем подразделения и им подписывается. Согласование текста документа проводится по усмотрению администрации организации.

Отчет

Состоит из: 1)утверждающей подписи должностного лица, его инициалы

2)наименование документа

3)наименование учреждения, организации

4)период, на который составлен план

5)таблица (состоит из колонок — содержание работы, ответственность лица, сроки выполнения)

6)подпись лица, ответственного за выполнение

Это информация о своих либо чьих либо действиях, проделанной работе, как правило, включает в себя те же реквизиты, что и план. Некоторые отчеты утверждаются должностным лицом.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый руководителем для разрешения оперативных вопросов. Распоряжения организации составляются в основном по вопросам: информационно-методического характера, повседневной административной, производственно-хозяйственной деятельности, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, правил и других документов, например:

- о распределении обязанностей между заместителями руководителя компании;

- передаче дел и документов увольняемыми сотрудниками;

Распоряжение должно иметь: наименование вида документа; дату; номер; заголовок к тексту; текст; подпись.

Текст распоряжения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной:

- в констатирующей части указывают основания издания распоряжения;

- в распорядительной части указывают: «ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ)»; «кому» (исполнителю или структурному подразделению); «что сделать» (указывают конкретную работу); «до какого числа» (сроки ее окончания).

Часто в тексте распоряжения слова «ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ)» опускают, указывая только действие, например: всем сотрудникам пройти инструктаж или работникам отдела кадров провести аттестацию и т.д.

Распоряжения подписывают руководитель или заместители руководителя предприятия.

Приказ – это распоряжение руководителя, служебный документ (правовой акт) повседневного управления, содержащий нормы, обязательные для исполнения подчиненными. В деятельности организаций различаются: приказы по организационным вопросам, основной деятельности и личному составу.

Приказы оформляются на специальном бланке – бланке приказа – или общем бланке организации с указанием вида документа – ПРИКАЗ. Обязательными реквизитами приказа являются: наименование вышестоящей организации, название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.

Заголовок приказа должен быть кратким и четко выражать основное содержание документа: о чем? Например: "Об организации Института современных технологий управления"; "Об увеличении уставного капитала общества".

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В первой части документа указывается обоснование или причина составления документа. Во второй части излагается решение руководителя. Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только вторую (распорядительную) часть.

Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от первого лица и начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ". Пункты, которые включают управленческие действия, начинаются с глагола в неопределенной форме. Например: ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Создать комиссию в составе…; 2. Назначить Ковалева Н.Н. председателем комиссии.