1801 Г. - создание системы министерств.

усложнение иерархии чиновников — усложнение документооборота

Принятие в 1811 г. «Общего учреждения министерств» закрепляет в качестве государственной формы процесс унификации языка деловых бумаг. Активно формируются характерные черты канцелярского стиля: формально–логическая организация текста, неличный характер высказывания, синтаксическая громоздкость, именной характер речи, морфологическое и лексическое однообразие (превалирование именительного и родительного падежей), стандартизация.

формирование бланковой системы - в 1918 г. введена единая форма бланков делового письма.

формирование трафаретных документов - началась работа по созданию новых стандартов делового письма, появляются трафаретные тексты.

XX в. - наше время

машинная обработка и компьютеризация делопроизводства.

Использование устойчивых формул, принятых сокращений, единообразного расположения материала, оформления документа характерно для типовых и трафаретных писем, анкет, таблиц, текстов–аналогов и т.п., позволяет кодировать информацию, закрепляя определенные языковые средства за типовой ситуацией. Особой стандартизации подвергаются так называемые тексты–аналоги, бланки, формуляры, в которых трафарет имеет вид формализованного текста.

Процесс стандартизации и унификации охватывает все уровни языка – лексику, морфологию, синтаксис, текстовую организацию – и определяет своеобразие и специфику официально–делового стиля.

ВЫВОД - Несомненно, официально–деловой стиль, как и в целом, русский язык, претерпел существенные изменения. Его формирование теснейшим образом связано с формированием и развитием русского государства, прежде всего потому, что сфера регулирования правовых и хозяйственных отношений создала потребность в выделении специальной функциональной разновидности литературного языка.

Регулирование отношений между людьми, учреждениями, странами требовало письменных свидетельств, актов, документов, в которых постепенно сформировались черты официально–делового стиля, такие как:

а) высокая степень терминированности лексики: юридические термины (собственник, закон, регистрация, собственность, приемка объектов, приватизация, владение, выкуп, личное дело); экономические термины.

б) развитие собственно канцелярских значений, связанное с переходом причастий в классе прилагательных и местоимений: настоящие правила – эти правила

в) отсутствие эмоциональности, узкий диапазон речевой экспрессии.

14. Составление и оформление документов. Гост как основа стандартизации и унификации

Композиционные особенности

Композиция — пространственное соотношение частей документа, построение документа с точки зрения расположения технически завершившейся микротемы, словесного и смыслового выражения.

Для делового текста справедливо высказывание: текст — такое единство предложений, которое направлено на выполнение стратегических и тактических задач, однако деловой текст обретает множество условных решений, поэтому говорить о правильно построенном тексте можно лишь тогда, когда та часть, которая предполагает сочинение обладает логикой изложения и верным словесным обрамлением.

Задачи для создания композиции документа:

Определить смысл документа — что можно и что нужно сказать в документе

Как это сказать, чтобы документ имел соответствующий статус

а) клише (устан. выражения) = каркас

б) сложные синтаксические целые, формирцющие своими микротемами общую тему

в) рубрикация — помогает композиционно организовать текст (выделить в нем составные части) — использование точек, использование абзацев, наличие внутренних заголовков и подзаголовков

Для успешного функционирования службы документационного обеспечения управления необходимо прежде всего ее организационное оформление.

1. Пишущий прежде всего, должен дать себе достаточно ясный отчет о характере сложившейся официально-деловой ситуации. Эта ситуация и диктует выбор соответствующего документ. Первый этап в деятельности пишущего в сфере делового общения: уяснение характера официально-деловой ситуации и выбор в соответствии с ней жанра документа.

2. Выбор жанра документа обусловливает необходимость знания формы (схемы) соответствующего документа.

Всякий документ может быть рассмотрен как ряд или сумма постоянных элементов содержания (их называют реквизитами). Это могут быть следующие данные: 1) об адресате (кому адресован документ?); 2) об адресанте (кто является автором документа -- заявителем, просителем и т. д.?); 3) наименование жанра документа (в некоторых документах название обязательно, скажем: Заявление, Докладная записка, Доверенность, а в некоторых оно не ставится, например, в деловых письмах); 4) опись документальных приложений (если они имеются); 5) дата; 6) подпись автора документа и др. Следовательно, под формой документа понимаются сумма его реквизитов и содержательно-композиционная схема -- их взаимосвязь, последовательность и расположение. И только теперь, когда выбран жанр документа, а тем самым и его форма, возникает проблема языкового наполнения документа. Схема обусловленности выбора в осуществлении реализаций деловой речи такова: типовая официально-деловая ситуация жанр документа форма документа языковое наполнение документа.

Основные различия между текстовыми и языковыми нормами сводятся к следующему: для текстовых норм важны требования к построению определенных типов и частей текста, для языковых норм характерно ограничение возможности употребления языковых единиц в контексте документа.

Положение о структурном подразделении и должностные инструкции работников подразделения.

Должностные инструкции и положения состоят из:

1) Общие положения - раздел, где излагаются направления деятельности данного структурного подразделения.

2) Задачи

3) Функции - перечисление конкретных видов производственнохозяйственной деятельности, закрепленных за данным структурным подразделением.

4) Структура и кадровый состав

5) Управление

6) Права и обязанности

6.1. общие положения

6.2. должностные обязанности

6.3. Права

6.4. Ответственность

6.5. Взаимоотношения

С инструкцией ознакомлен [подпись] [ФИО]

Положение о структурном подразделении организации разрабатывается руководителем подразделения и им подписывается. Согласование текста документа проводится по усмотрению администрации организации.

План работы

Это документ, в котором планируется деятельность организации, предприятия, подразделения, группы лиц или отдельного лица на определенный период времени.

Состоит из: 1)утверждающей подписи должностного лица, его инициалы

2)наименование документа

3)наименование учреждения, организации

4)период, на который составлен план

5)таблица (состоит из колонок — содержание работы, ответственность лица, сроки выполнения)

6)подпись лица, ответственного за выполнение

Дата плана — дата утверждения плана

Отчет

Это информация о своих либо чьих либо действиях, проделанной работе, как правило, включает в себя те же реквизиты, что и план. Некоторые отчеты утверждаются должностным лицом.

Заявление

Это письменная просьба о чем-нибудь, адресованная учреждению, организации, предприятию или должностному лицу. Пишется собственноручно от руки. Имеется общепринятая форма:

1) наименование адресата — правая верхняя часть

2) должность, ФИО заявителя в Р.п.

3) наименование документа (с маленькой буквы, посередине строки, без точки)

4) изложение просьбы (с красной строки)

5) подпись автора (внизу справа)

6) дата (слева под текстом ниже подписи)

Объяснительная записка

Пишется по требованию администрации. В основном составляется по вопросам нарушения труд. дисциплины, невыполнения задания. Схема:

1) наименование должностного лица и учреждения, в которое направляется записка

2) наименование документа

3) дата его составления

4) заголовок

5) текст записки

6) наименование должности, ФИО, подпись составителя

Или такая схема:

1) адресат

2) адресант (без предлога в Р.п)

3) наименование документа

4) текст записки

5) подпись составителя (справа)

6) дата составления документа (слева)

Для подтверждения уважительности причины допущенного нарушения необходимо приложить соответствующий документ.

Характеристика

Главная задача: охарактеризовать деловые качества человека. Личные качества упоминаются лишь постольку поскольку, это необходимо для раскрытия деловых качеств. Подписывает руководитель, в конце ставится дата.

Автобиография

Наименее стандартизированный документ. Сейчас ее вытесняет резюме (анкетный документ). Текстовый официальный документ, пишется от руки.

Схема: 1) название

2) текст

3) подпись

4) дата составления

Указываются: 1) ФИО

2) Дата рождения

3) Место рождения

4) В хронологическом порядке: образование (где, когда), специальность по диплому

5) Прохождение службы

6) Ученые степени

7) Ученые и почетные звания

8) Изменение семейного положения

9) Сведения о составе семьи (когда родились дети, муж/жена, родители, родные братья/сестры; где проживают, где работают)

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде ГОСТов и др.

ГОСТ Р 6.30-97 Требования к оформлению документов

Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) (далее - документы) - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности ФОГВ, ОГВ субъектов РФ, ОМСУ; предприятий, организаций и их объединений.

Устанавливает:

1)состав реквизитов документов;

2)требования к оформлению реквизитов документов;

3)требования к бланкам и оформлению документов;

4)требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного 5)герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации

15. Унифицированная система ОРД. Устанавливаемые ею требования к документу.

Унифицированная система документации (УСД) — система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и форм.

Таким образом, унифицированные системы документации — это приведенные к максимально возможному единообразию формы документов, объединенные в основные общеуправленческие функциональные системы и предназначенные для использования всеми организациями, с использованием компьютерных технологий, методы обработки документной информации. ы собственности.

ГОСТ Р 6.30-97 Требования к оформлению документов

Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные унифицированной системой организационно-распорядительной документации - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности ФОГВ, ОГВ субъектов РФ, ОМСУ; предприятий, организаций и их объединений.

Устанавливает:

1)состав реквизитов документов - при подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:Государственный герб РФ; герб субъекта РФ; эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); код организации; код формы документа; наименование организации; справочные данные об организации; наименование вида документа; дата документа; регистрационный номер документа; адресат; текст документа; подпись; печать;

2)требования к оформлению реквизитов документов - Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации. Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

Дату документа оформляют тремя парами арабских цифр в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например, дату 5 января 1998 г. следует оформлять 05.01.98. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

3)требования к бланкам и оформлению документов - Документы изготавливают на бланках. Устанавливаются два основных формата бланков документов - А4 и А5. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа, кроме письма. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

4)требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации

Гербовые бланки изготавливают только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензии и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне. Гербовые бланки в организации подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.

16. Реквизит документа. Формуляр документа.

Реквизиты документа (лат. requisitum — требуемое, необходимое) - обязательные данные или сведения, которые должен содержать официальный документ, чтобы обладать подлинной юридической силой, служить основанием совершения операций. Например, название документа, сумма, подлежащая оплате, наименование плательщика, его банк и номер счета.

Такие графические модели или схемы построения образцов документов получили название "формуляров-образцов".

Формуляр документа - набор реквизитов, из которых состоит документ (автор, адрес, дата, заголовок, содержание и т.п.). Формуляр, характерный для конкретного вида документов, например, приказа, акта, называется типовым формуляром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например:

Заявление

Это письменная просьба о чем-нибудь, адресованная учреждению, организации, предприятию или должностному лицу. Пишется собственноручно от руки. Имеется общепринятая форма:

7) наименование адресата — правая верхняя часть

8) должность, ФИО заявителя в Р.п.

9) наименование документа (с маленькой буквы, посередине строки, без точки)

10) изложение просьбы (с красной строки)

11) подпись автора (внизу справа)

12) дата (слева под текстом ниже подписи)

В основу унификации и стандартизации был положен принцип общей модели построения документов. Такие графические модели или схемы построения образцов документов получили название "формуляров-образцов". Формуляр-образец - это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов. В нем перечисляются реквизиты документов и устанавливаются границы расположения каждого реквизита. Проектируется формуляр на конструкционной сетке, соответствующей параметрам пишущих машин и расположенной на стандартном формате бумаги А4. Расположение реквизитов всегда в одном и том же месте помогает быстро найти нужные данные при ознакомлении сдокументом, применить метод однократной записи.

Состав реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов, определяется ГОСТом Р 6.30-2003 "Требования к оформлению документов".

Кроме этого данный ГОСТ устанавливает требования к оформлению реквизитов, закрепляет схемы их расположения и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов.

1)состав реквизитов документов - при подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:Государственный герб РФ; герб субъекта РФ; эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); код организации; код формы документа; наименование организации; справочные данные об организации; наименование вида документа; дата документа; регистрационный номер документа; адресат; текст документа; подпись; печать;

2)требования к оформлению реквизитов документов - Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации. Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

Дату документа оформляют тремя парами арабских цифр в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например, дату 5 января 1998 г. следует оформлять 05.01.98. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

3)требования к бланкам и оформлению документов - Документы изготавливают на бланках. Устанавливаются два основных формата бланков документов - А4 и А5. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа, кроме письма. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

4)требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации

Гербовые бланки изготавливают только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензии и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне. Гербовые бланки в организации подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров.

17. Основные реквизиты документа с новым ГОСТом. Состав реквизитов, совокупность которых придает документу юридическую силу.

Реквизиты документа (лат. requisitum — требуемое, необходимое) - обязательные данные или сведения, которые должен содержать официальный документ, чтобы обладать подлинной юридической силой, служить основанием совершения операций. Например, название документа, сумма, подлежащая оплате, наименование плательщика, его банк и номер счета.

Состав реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов, определяется ГОСТом Р 6.30-2003 "Требования к оформлению документов".

Кроме этого данный ГОСТ устанавливает требования к оформлению реквизитов, закрепляет схемы их расположения и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов.

СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - код формы документа;

06 - наименование организации;

07 - справочные данные об организации;

08- наименование вида документа;

09 - дата документа;

10 - регистрационный номер документа;

11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 - место составления или издания документа;

13 - гриф ограничения доступа к документу;

14- адресат;

15 - гриф утверждения документа;

16 - резолюция;

17 - заголовок к тексту;

18 - отметка о контроле;

19 - текст документа;

20 - отметка о наличии приложения;

21 - подпись;

22 - гриф согласования документа;

23 - визы согласования документа

24 - печать;

25 - отметка о заверении копии;

26 - отметка об исполнителе;

27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 - отметка о поступлении документа в организацию;

29 - идентификатор электронной копии документа.

Однако на одном документе всех реквизитов может и не быть, тем более некоторые из них взаимоисключающие. Конкретный набор реквизитов зависит от вида документа, этапов его подготовки и работы с ним. Для каждого вида документа определен состав реквизитов в зависимости от его назначения. Причем какие именно реквизиты следует оформлять на документе данного вида и в какой последовательности они должны быть расположены на страницах документа строго определено стандартом.

Особенно важно правильное оформление таких реквизитов, которые придают документу юридическую силу.

Обязательный состав реквизитов, который придает создаваемым документам юридическую силу:

1. Автор документа (наименование организации, учреждения, предприятия с указанием ведомственной принадлежности или организационно-правовой формы). Альтернативой может быть печать документа на фирменном бланке. На некоторых документах дополнительно указывается город, в котором данный документ был издан.

2. Название документа (приказ, положение и т.д.).

3. Дата создания документа, его утверждения, вступления в силу.

4. Регистрационный индекс (номер) данного документа в соответствии с системой регистрации.

5. Текст (содержание), по сути точно соответствующего его названию.

6. Подпись руководителя организации или уполномоченного им ответственного лица. Подпись руководителя может быть проставлена в нескольких видах, в частности:

6.1. Прямая подпись (как под приказами в унифицированных формах - с указанием должности, расшифровки подписи и самой подписи).

6.2. Прямой гриф утверждения за подписью руководителя (или уполномоченного на то должностного лица) данной организации. Гриф утверждения проставляется на верхней заголовочной части документа с правой стороны.

Пример 1

Утверждаю

Генеральный директор

Кузечкин А.Л.

Подпись 26.04.2007 г.

Печать ООО "Синяя птица"

6.3. Косвенный гриф утверждения, опосредованный, например, через утверждение приказом. Такой гриф проставляется также на верхней заголовочной части документа с правой стороны.

Пример 2

Утверждено

Приказом от 12.02.2003 г. N 23

Печать ООО "Синяя птица"

6.4. В виде резолюции руководителя, например, на заявлении работника. Резолюция обязательно должна содержать четыре составные части: получателя резолюции, само распорядительное действие или указание, подпись руководителя и дату простановки резолюции. Резолюция проставляется, как правило, от руки в любом свободном месте документа, но обычно в верхней его части.

Пример 3

Отделу кадров

В приказ

Подпись

26.04.2007 г.

7. Визы согласования для тех видов документов, которые без таких виз не будут иметь полной юридической силы. Например, визы согласования с первичным профсоюзным органом, учет мнения представительного органа, согласование с юристом, с главным бухгалтером и т.д.

Виза согласования может быть в следующих видах:

7.1. Указание на документ, который подтверждает согласование (унифицированная форма Т-7). Гриф согласования проставляется, как правило, в нижней оформляющей части с левой стороны.

Пример 4

Мнение выборного профсоюзного органа

От 8 мая 2007 г. N 12 учтено

7.2. Указание формулировки, подтверждающей согласование, должность лица или лиц, с которыми производилось согласование, подпись/подписи, их расшифровки и даты согласования.

Виза согласования проставляется, как правило, в нижней оформляющей части документа либо на любом свободном месте.

Пример 5

Не возражаю

Руководитель отдела

Иванов И.П.

Подпись

08.05.2007 г.

8. Визы ознакомления должны стоять под всеми кадровыми приказами и другими документами, которые по сути своей должны быть донесены до определенного круга работников. Данный реквизит включает в себя также собственноручное проставление даты ознакомления сотрудниками под подписываемым документом. Виза ознакомления проставляется в нижней оформляющей части документа по центру или с левой стороны.

Пример 6

С приказом (распоряжением) работник ознакомлен

Подпись

10 мая 2007 г.

18. Свойства деловой речи.

Деловая речь — это один из видов связной письменной речи.

Она характеризуется некоторыми особенностями стиля, лексики, сферы применения. Каждый человек» начиная самостоятельную производственную деятельность, сталкивается с необходимостью составить и написать заявление, справку, доверенность, расписку, автобиографию, протокол, характеристику, правильно написать докладную записку, заполнить анкету, составить, оформить и написать объяснение, извещение, составить текст телеграммы, написать план работы, оформить программу вечера художественной самодеятельности. Чтобы научиться правильно оформлять различные деловые бумаги, надо знать особенности официально-делового стиля языка, деловую речь.

Деловой речи не свойственен такой способ изложения как рассуждение.

Повествование как способ изложения также не характерен для деловой речи, так как здесь, как правило, нет необходимости рассказывать о каких-либо событиях.

Основной способ изложения для деловой речи – описание, иностилевые включения в ее составе недопустимы.

В основе лексики делового общения – термины, в состав которых входят:

общелитературные слова, получившие значения наименования лиц по действию, состоянию (свидетель, вкладчик);

названия документов (акт, протокол, справка);

обозначение обязательных элементов документа, действий официальных лиц, служебных процедур (повестка дня согласована);

слова – канцеляризмы, которые за пределами делового стиля не употребляются (нижеподписавшийся);

сложносокращенные слова при строго установленных правилах их сокращения (Госплан);

унифицированные графические сокращения (и т.д., обл);

Фразеологические особенности деловой речи отражаются в стремлении к стандарту, речь лишена образности и эмоциональности.

Морфологические особенности складываются из частотности употребления отдельных разрядов слов. Так наиболее часто употребляется имя существительное, особенно сложные. В деловой речи очень активны отглагольные существительные и как следствие неизбежна активность родительного падежа зависимых существительных. Самые малоупотребимые разряды слов в деловой речи – личные формы глаголов и междометья. Из глаголов в деловом стиле чаще всего употребим инфинитив в значении императива (уволить, зачислить).

Для делового общения также характерны:

замена простых предлогов сложными (в связи);

частое использование предлога по;

использование формы мужского рода при наименовании женщин по профессии;

использование прописной буквы в личных и притяжательных местоимениях (вы, ваш).

Среди синтаксических особенностей делового стиля необходимо выделить:

1) использование сложных синтаксических конструкций, т.к. простые предложения не могут отразить последовательность фактов, причин и мотивов;

2) широкое употребление неполных, безличных, инфинитивных предложений со значением императивности (поручить студентам);

3) применение страдательных оборотов типа “направлен на работу”;

К средствам выразительности деловой речи относятся и некоторые стилистические формы:

1. Постановка в ходе выступления риторических вопросов.

2. Использование форм диалога

3. Призыв к действиям.

4. Включение образных сравнений, поговорок и других форм.

5. Использование примеров.

6. Применение повторов.

7. Демонстрация заинтересованности и убежденности.

Для деловой речи недопустима неоднозначность, терминологическая вариативность и лингвистическая двусмысленность. При деловом общении необходимо избегать разговорно-просторечных выражений, следует придерживаться стилистически нейтральных элементов (специальных терминологии, номенклатурных наименований, канцеляризмов и т.п.). Это, в свою очередь, исключает употребление экспрессивных, эмоционально окрашенных высказываний, образных выражений и аллегорических сравнений, которые могут быть неправильно поняты собеседником. Деловая речь должна быть предельно информативной, строгой и сдержанной, что возможно лишь при выполнении предыдущих условий.