28. Деловые письма. Основные характеристики деловых писем. Виды деловых писем

Деловое письмо — это деловая бумага, содержащая запрос или уведомление о чем-либо.

Цель — получение какой-либо информации, сведений, ответа на запрос.

Признаки — краткость, точность, один вопрос (но бывают и многотемными), деловой и корректный тон, клише — (прошу сообщить, прошу разъяснить, в соответствии с, в связи с).

Виды:

сопроводительные — используются для отправки документов, не имеющих адреса, или направленных в адрес не той организации, которая занимается рассмотрением этого вопроса. Или если документ требует рассмотрения на более высшем уровне. Начало текста — Направляем Вам, Высылаем Вам, Представляем Вам.

Текст может содержать просьбы, пояснения, условия, связанные с приложениями к письму: сначала сами материалы, затем — просьбы. Обязательный реквизит — отметка о наличии приложения.

Письмо-просьба

цель — получение информации, услуг, товаров необходимых автору.

Содержание: обоснование просьбы, просьба

По назначению в деловой деятельности

Цель — сообщение сведений

1) информационное письмо — письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера

рассылаются по перечню адресатов, могут содержать разъяснения положения НПА, рекомендации

2) письмо-сообщение — письмо, в котором автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес

3) сопроводительное письмо

4) письмо-напоминание

5) письмо-извещение — информирует о публичных мероприятиях (совещаниях)

6) письмо-уведомление

7) рекламное письмо — письмо, предлагающее товары, работы, услуги и побуждающие к их приобретению

Письма, содержащие просьбу или предложение

Цель — побудить адресата совершить определенные действия, представляющие интерес для автора.

а) письмо-просьба — цель — получение информации, документов, инициировании действий. Требует ответа

б) письмо-запрос — цель — получение какой-либо официальной информации или документов. Требует ответа

в) письмо-предложение — направляется потенциальному партнеру с предложением сотрудничества

г) письмо-заявка — цель — желание принять участие в мероприятии, не требует ответа в виде письма. Ответом будет служить соверешение соответствующих действий.

д) письмо-заказ

е) письмо-приглашение — предложение об участии в каких-либо мероприятиях

Письма, содержащие требование или претензию

Цель — в случае, когда одна из сторон деловых отношений не выполняет или выполняет ненадлежащим образом свои обязанности.

а) письмо-требование — заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства

б) письмо-претензия — заявление о нарушении условий договора, требование возмещения убытков

Письма-ответы

составляются в ответ на письмо-просьбу

а)письмо-согласие — положительный ответ на просьбу, запрос

б)письмо-отказ — отрицательный ответ

Письма, содержащие обязательства, подтверждения, гарантии

а)гарантийное письмо — подтверждает обязанности оплаты, ремонта

б)письмо-подтверждение — адресат уведомляет о получении высланных в его адрес документах, о готовности принять участие в мероприятиях, о готовности реализовать раннее достигнутые договоренности

в)рекомендательное письмо — письмо, автор которого дает характеристику другому лицу целью устройства его на работу, обучение или др.

Этикетные письма

Цель — выражение внимания

а)письмо-поздравление

б)письмо-благодарность — направляется с целью выражения благодарности за совершенные действия, оказанные услуги

в)письмо-соболезнование

г)письмо-извинение — письмо, автор которого приносит извинения за причиненные неудобства.