20. Текстовые нормы. Общепринятые сокращения наименований учреждений, организаций. Рекомендуемые обозначения чисел, дат и единиц измерения.

ТЕКСТОВЫЕ НОРМЫ – требования к построению определенных типов и частей документов. Текстовые нормы — правила построения письменного или устного текста, обеспечивающие его связность, цельность, адекватность, а также языковые характеристики текстов опеделенной стилевой и жанровой принадлежности.

При этом текстовые нормы документов можно различать по степени жесткости / гибкости организации, в зависимости от того, фиксируют ли указанные нормы такие признаки, как а) набор параметров (реквизитов), б) их последовательность, в) их пространственное расположение. Можно отметить три степени текстовых норм

Первый тип текста представляет собой образец-матрицу.

Он характеризуется фиксированностью всех трех основных параметров организации текста:

а) набора содержательных элементов (реквизитов),

б) их последовательности,

в) их пространственного расположения.

Здесь имеет место ннаиболее полная унификация документов, таких, как, например, справка или доверенность.

Второй тип текста представляет собой образец-модель. Он демонстрирует больший уровень гибкости нормы, большую свободу — при фиксированности двух основных параметров текста:

а) набора основ-ных содержательных элементов (реквизитов)

б) их последова-тельности.

Но и здесь форма документа достаточно жестка, с единственным по существу «творческим» реквизитом:

4) Формулировка просьбы (или жалобы) и ее аргументации.

К текстам типа образца-модели, относится большая часть разновидностей деловых писем. Для них, в частности, характерно размещение текста письма на бланке; тем самым оказываются сообщенными такие реквизиты, как полное и краткое наименование организации-адресанта, ее почтовый адрес, номер телефона и телефакса, дата подписания и/или отправки документа.

Третий тип текста представляет собой образец-схему. Это наименее жесткий тип организации документа, характеризуе-мого только одним параметром

а) фиксированности набора основ-ных элементов содержания (реквизитов), причем чаще всего имеет место употребление реквизита в качестве начального элемента, определяющего сам тип текста.

Общепринятые сокращения наименований учреждений, организаций.

К стандартным аспектам языка делового письма относится унификация сокращений. Сокращаются термины, названия организаций, известные правовые акты, своды законов, номенклатурные знаки самого различного свойства, текстовые обозначения и т. д. Все сокращения слов и наименований в документах должны быть общепринятыми и понятными.

Названия географических понятий, промежутков времени, количественных определений и т. п. сокращают следующим образом:

а) перед словом, к которому они относятся, например: оз. (озеро) Глубокое, г. (город) Орел;

б) после числительных, например, 8 тыс. (тысяч) станков, 10 млн (миллионов) рублей.

Названия ученых степеней, званий или профессий могут сокращаться в тексте непосредственно перед фамилиями. Например: акад. (академик) Семенов, инж. (инженер) Кравцов.

Сложносокращенные названия, образованные из начальных букв, пишут прописными буквами (МГУ).

В названиях, образованных по смешанному принципу, буквенные сокращения пишутся прописными буквами, слоговые сокращения - строчными (НИИСтройдормаш - Научно-исследовательский институт строительного и дорожного машиностроения).

С прописной буквы пишутся сложносокращенные слова, обозначающие названия учреждений и организаций, например: Госплан, Моссовет.

Одними прописными буквами пишутся все аббревиатуры, читаемые no названиям букв, например: СССР (Союз Советских Социалистических Республик), МВД (Министерство внутренних дел), ЦК (Центральный Комитет), МТС (машинно-тракторная станция), все читаемые по звукам аббревиатуры, обозначающие такие названия учреждений или организаций, в которых хотя бы первое слово пишется с прописной буквы, например: МИД (Министерство иностранных дел), ТАСС (Телеграфное агентство Советского Союза), ООН (Организация Объединенных Наций), а также аббревиатуры, читаемые в одной своей части по названиям букв, а в другой по звукам, например: ЦДСА (читается "цэдэса"). Если аббревиатуры этого типа склоняются, то окончания их пишутся строчными буквами вплотную, например: ТАССа, МИДом.

От буквенных аббревиатур следует отличать условные графические сокращения, которые всегда читаются полностью и сокращаются только на письме.

Графические сокращения (кроме стандартных сокращенных обозначений метрических мер) пишутся с точками на месте сокращения и в отношении прописных и строчных букв и дефисов следуют полному наименованию, например: ю.-в. (юго-восточный), М-К. ж. д. (Московско-Курская железная дорога).

Написание дат и чисел

Для подписания, утверждения и согласования используются словесно - цифровой и цифровой способы датирования. Словесно-цифровой способ датирования применяется при написании дат в текстах правовых актов, протоколов, поручений, финансовых документов, писем, служебных записок, телеграмм.

Например: 5 января 2001 г.

Цифровой способ датирования используется при визировании, написании резолюций, проставлении отметок о прохождении и исполнении документа, передаче телефонограмм и в иных случаях.

Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения:

государственный советник налоговой службы III ранга

инвалид I, II, III группы

II очередь строительства, рабочие III разряда

Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, в тексте проекта решения рекомендуется писать цифрами и словами: 5 тыс.рублей, 1 млн.рублей

Если подряд идут два порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами и разделенных запятой или соединенных союзом, падежное окончание наращивается у каждого, например:

5-й, 6-й класс; 9-е и 10-е классы; в 8-й или 9-й класс;

советники государственной службы 2-го и 3-го классов

Не требуют наращения падежных окончаний такие порядковые числительные, обозначенные арабскими цифрами, как номера томов, глав, страниц, иллюстраций, приложений и т.п., если родовое слово предшествует числительным, например: в томе 6, в главе 5, на странице 85, на рисунке 15, в таблице N 8

Знак номера ставится перед порядковыми номерами приложений и таблиц, но не ставится перед порядковыми номерами иллюстраций, глав, страниц, например: приложение N 2; таблица N 1; глава 4

Если при числе дано сокращенное обозначение единицы измерения, число (даже однозначное) должно быть дано цифрами, например: 3 л, 12 г, 580 кг

Названия единиц измерения в тексте указов, распоряжений рекомендуется писать:

5 тыс.метров; 16 тонн; 120 кв.метров; 20 млн.тонн;

в приложениях - сокращенно:

5 тыс.м, 16 т, 120 кв.м, 20 млн.т

Существительные после дробного числа согласуются с дробной его частью и ставятся в родительном падеже единственного числа: 28,5 метра, 46,2 кв.метра, но 28,5 тыс.метров

Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся:

150-летие

3-месячный срок

25-процентный

Если однажды в тексте фамилия написана с двумя инициалами, например: Иванов В.В. или В.В.Иванов, она и в дальнейшем должна писаться также.

Знаки номера, градуса, минуты и секунды ставятся только при цифрах, к которым они относятся, и в заголовках граф табличных форм. Когда цифры пишутся словами, знаки номера, градуса, минуты и секунды также пишутся словами.

При оформлении дат, календарных сроков, денежных выражений, а также в названиях праздников и знаменательных дат не рекомендуется отрывать словесные выражения от цифровых, переносить их на другую строку или страницу.

С прописной буквы пишутся местоимения Вы, Ваш, как форма выражения вежливости при обращении к одному лицу в письмах, официальных документах, например:

Сообщаем Вам,...

На Ваш запрос отвечаем....

Поздравляем Вас...

Аббревиатуры, читаемые по названиям букв, не склоняются и пишутся прописными буквами. Например: МВД, ЭВМ, МГУ, ООН.

Аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются и пишутся:

а) прописными буквами, если образованы от имени собственного:

МИД (МИДа), ГОСТ (ГОСТом);

б) строчными буквами, если образованы от имени нарицательного:

вуз (вуза).

Все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми, а их написание - унифицировано.

21. Структура текста документа

Слово композиция восходит к латинскому composition, которое означает «составление, сочинение». То есть, под композицией понимается построение документа, соотношение его отдельных частей и отношение каждой части ко всему тексту как единому целому. Для наименования этого понятия наряду со словом композиция употребляются также близкие по смыслу слова построение, структура.

Когда говорится о композиции документа, то обязательно учитывается, как соотносятся между собой части текста, какое место занимает отдельная часть по отношению ко всему документу.

Структура текста:

1) Внешняя — вступление, основная часть, заключение.

2) Внутренняя — смысловое развертывание композиции.

Тексты, как правило, членятся на некоторое число ССЦ (сложное синтаксическое целое). ССЦ — сложное синтаксическое целое, характеризуется группой предложений, объединенных синтаксической, грамматической и интенциональной связью, характеризуещаяся большой смысловой законченностью. Каждое ССЦ имеет свою микротему. Микротемы составляют тему всего текста.

а) зачин — начало ССЦ. Назначение — введение новой микротемы. До 2-3х предложений по объему. Первое предложение должно быть полным (т.е. дожно быть понятно вне контекста). Вступление (зачин) обычно выражает ключевую мысль высказывания. В системе текста это наиболее самостоятельное, наиболее значимое предложение или предложения. Функция введения новой мысли не позволяет зачину иметь в своем составе слова-заменители (местоимения или местоименные наречия) или представлять собой неполные предложения. Все его члены, как правило, выражены лексически полнозначными словами

б) средняя часть — развитие микротемы. Средняя часть зависит от зачина. Характерно наличие неполных предложений, местоимений. Это большая часть ССЦ. В ней сосредоточен основной объем информации. Основная часть, которая состоит из законченных предложений, связанных между собой и с зачином цепной или параллельной связью. Композиция этой части должна быть продуманной. Существуют различные конструктивные приёмы организации текста в основной его части. Изложение может быть ступенчатым (автор последовательно переходит от одного аспекта темы к другому) и концентрическим (на протяжении всего текста автор несколько раз возвращается к сказанному, но на новом уровне).

в) концовка — вывод, обобщение, итог, завершение развития микротемы. Могут быть применены вводные слова, указывающие на законченность, завершенность, полную исчерпанность мысли (наконец, итак, следовательно, таким образом, одним словом и т. д.).

Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком), например: Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого), например: Должностная инструкция секретаря - референта.

Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках.

Связанный текст, как правило, состоит из двух частей.

В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Согласование документа оформляется визой, включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования,