Модуль 3

ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИ

Тема 1 Організація документообігу установи

Поняття документообігу і його основні етапи. Структура та розмір документообігу Зовнішні документи. Вхідні документи. Вихідні документи. Первинна обробка і реєстрація документів. Розгляд керівником вхідної кореспонденції. Розподіл документів, що надійшли до установи. Документи, що не потребують реєстрації. Внутрішні документи. Обробка і реєстрація документів Форми обліку документообігу. Порядок обробки та відправлення вихідної кореспонденції. Культура документообігу. Комплексна інформатизація завдань щодо документаційного забезпечення управління. Основні принципи організації роботи з документами. Технологія проходження ОРД (оперативне управління).

Практичне заняття

Маршрутизація документопотоків в установі

Мета: набуття навичок дотримання схем документообігу в установі

Завдання

1. Накреслити схеми документообігу в установі:

• вхідних документів;

• вихідних документів;

• внутрішніх документів.

2. Пояснити принципи маршрутизації документопотоків в установі.

Звіт про виконання практичного завдання виконати за допомогою ПК.

Запитання для самоперевірки

1. З яких документопотоків складається документообіг в установі?

2. До яких небажаних юридичних наслідків може призвести невчасна обробка документів?

3. Які бувають форми реєстрації документів?

4. Які вхідні документи не потребують реєстрації?

Завдання для самостійної роботи

1. Законспектувати Примірну інструкцію з діловодства..., затверджену постановою КМУ від 17.10.1997 № 1153 (розділи 1 – 3).

2. Скласти таблицю „Види робіт з документами”, у якій зазначити:

складові частини діловодства;

операції діловодства,

групи документів, що утворюються в ході діловодних процесів.

3. Скласти схему „Завдання культури документообігу”.

Література: 32, 36, 38, 41, 44 – 46. 51, 55, 57, 61, 70, 72, 82, 92, 93, 95, 96, 100, 101, 104, 105, 120, 123, 126, 127, 134, 137, 138, 139, 148.

Тема 2 Організація контролю за виконанням документів.

Завдання і порядок контролю за виконанням документів. Реєстраційно-контрольна картка. Здійснення контролю за виконанням документів. Строки виконання документів. Види робіт з контролю за виконанням документів. Постановка документів на контроль, формування картотеки контрольованих документів. Перевірка своєчасного доведення документів до виконавців. Попередні перевірки і регулювання ходу виконання. Облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень). Інформування керівника про хід та підсумки виконання документів. Повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних зборах, засіданні колегіальних органів. Формування картотеки виконаних документів. Автоматизована форма контролю.

Семінарське заняття

Зняття документа з контролю

1. Ознаки виконаних документів.

2. Якість виконання доручень і документів як показник корпоративної культури.

3. Узагальнення даних про наслідки виконання взятих на контроль документів.