Модульна контрольна робота 1

1. Поясніть вплив традицій діловодства на формування сучасного документаційного забезпечення управління.

2. Місце діловодства серед наук про документ.

3. Поясніть паралельність формування термінології діловодства й архівної справи.

4. Які принципи покладені в основу організації діловодної служби установи?

5. Які органи державної влади й управління здійснюють політику у сфері документаційного забезпечення управління в Україні?

6. Механізація і автоматизація діловодства. Переваги й недоліки.

Модуль 2

ДОКУМЕНТУВАННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ

Тема 1 Класифікація управлінських документів

Класифікація документів за змістом, походженням, призначенням, видами, найменуванням, способом фіксації інформації, ступенем гласності.

Державний класифікатор управлінської документації ДКУД 010 – 98. Визначення призначення і сфера застосування ДКУД. Управлінська документація. Види управлінських документів. Використання управлінської документації в реалізації управління. Характеристика структури ДКУД. Система документації. Уніфікована система документації (УСД).Уніфікована форма документа (УФД). Ідентифікація УФД за ДКУД ДК 010 – 98.

Запитання для самоперевірки

1. За якими ознаками класифікуються документи в діловодстві?

2. У чому подібність і розбіжність класифікації й типологізації документів?

3. Як розподіляються документи за способом документування?

4. Чим визначається необхідність класифікації документів у діловодстві?

Завдання для самостійної роботи

1. Визначити мету класифікації документів

2. Уніфікована форма документа як об’єкт класифікації.

3. Складіть перелік ознак, за якими класифікують документи в діловодстві.

Література: 12, 38, 41, 43, 55 57, 82, 84, 117, 126, 133, 134, 135, 147

Тема 2 Уніфікація та стандартизація управлінських документів

Уніфікація управлінських документів. Уніфікація як еволюційна тенденція розвитку документа. Основні терміни та поняття. Напрями уніфікації управлінських документів. Основні принципи уніфікації і стандартизації управлінських документів: досягнення однаковості документів; зменшення кількості видів документів; підвищення інформативності документа; системність уніфікації; комплексність уніфікації; економічна доцільність. Поняття про уніфіковані системи документації (УСД). Диференціація систем документації. Мета та принципи їх створення. Уніфікація документів за формальною ознакою. Структура побудови уніфікованої форми документа: лінійна, деревовидна, матрична, текстова. Уніфікація документів за змістовою ознакою.

Юридична сила документа, чинники, що її визначають. Співвідношення змісту документа і його юридичної сили.

Стандартизація документів. Характеристика державних стандартів, що регламентують функціонування діловодства на сучасному етапі (ДСТУ 2732:2004 „Діловодство й архівна справа. Терміни й визначення понять”, ДСТУ 4163-2003 „Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів” та ін.). Сучасний стан стандартизації та уніфікації документів в Україні. Створення державних стандартів. Роль та значення міжнародної стандартизації.

Трафаретизація документів. Бланк установи. Види бланків. Проектування бланків. Вимоги до створення і оформлювання бланків.