Завдання для самостійної роботи

1. Який порядок розгляду та затвердження документів, складених за результатами експертизи цінності документів?

2. Який порядок оформлення справ постійного, тривалого і тимчасового термінів зберігання?

3. У які терміни передають закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) термінів зберігання в архівний підрозділ установи?

4. Який порядок передавання закінчених діловодством справ постійного і тривалого термінів зберігання в архівний підрозділ установи?

Література: 8, 14, 24, 25, 32, 36, 37, 46, 51, 55, 57, 64, 66, 82, 104, 105, 134, 147, 148.

Тема 3 Підготовка і передавання справ до архіву установи

Зберігання документів у діловодстві. Порядок зберігання та користування документами в діловодстві. Тимчасове зберігання документів у структурних підрозділах установи. Підготовка справ до зберігання та використання. Оформлення обкладинок справи. Складання та оформлення описів справ у діловодстві установи. Архів установи.

Передавання справ до архіву установи. Характеристика комплексу робіт з оформлення справ. Нумерація аркушів справ. Складання внутрішнього опису документів справи. Складання засвідчувального напису справи. Оправлення справ. Відмінності оформлення справ різних строків зберігання. Значення і правила складання описів справ: постійного; тимчасового (понад 10 років) термінів зберігання; тимчасового (до 10 років включно); з особового складу.

Порядок зберігання електронних документів в архівних установах.

Передавання на архівне зберігання документів з обмеженим доступом.

Практичне заняття

Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів

Мета: набуття практичних навичок застосування „Переліку типових документів…”

Завдання

1. Законспектувати Наказ Державного комітету архівів України 25.03.2008 № 52 „Про внесення змін до наказу Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 № 41 „Про затвердження Переліку типових документів”.

2. Накреслити форму таблиці з урахуванням вимог чинного Переліку.

Практичне заняття

Документаційне забезпечення передавання справ до архіву установи

Мета: набуття навичок підготовки і передавання справ до архіву установи

Завдання

1. Законспектувати підрозділ 5.3 Правил роботи архівних підрозділів...

2. Скласти зразок опису справ постійного зберігання.

3. Скласти зразок опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання.

4. Скласти зразок опису справ з особового складу.

5. Законспектувати Інструкцію про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави (Постанова КМУ від 27.11.1998 № 1893) у частині передавання до архіву установи документів з обмеженим доступом.

Запитання для самоперевірки

1. Які справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу є закінченими в діловодстві?

2. На кого покладається оформлення справ, заведених у діловодстві структурних підрозділів?

3. Яку методичну допомогу надає архів установи структурним підрозділам установи?

4. Що передбачає оформлення справ?