Завдання для самостійної роботи

1. Законспектувати Закон України “Про державну таємницю”.

2. Законспектувати Інструкцію про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затверджену Постановою КМУ від 27 листопада 1998 р. N1893.

3. Скласти формуляр журналу реєстрації документів з грифом „КТ”.

4. Порівняти формуляр журналу реєстрації документів з грифом „КТ” з формуляром журналу реєстрації загального діловодства.

5. Вивчити перелік утворюваних у діяльності установ України документів, що містять конфіденційну інформацію і яким надається гриф обмеження доступу „Для службового користування”.

Література: 2 – 4, 6, 21, 24, 36, 39, 44, 45, 58, 59, 63, 66, 72, 82, 91, 101, 104, 105, 107 – 109, 115, 116, 120, 123, 126, 127, 137, 139.

Тема 4 Організація роботи діловодної служби

Служба діловодства як суб’єкт управління в установі. Служба документаційного забезпечення управління, їх структура й функції. Діловодна служба в установі. Звітність канцелярії про виконану роботу. Особливості організації служби ДЗУ в органах державної влади та місцевого самоврядування. Посадові обов’язки працівників діловодної служби. Якість, раціоналізація і економіка діловодства. Архів установи. Забезпечення якісного зберігання документів.

Семінарське заняття

Проблеми впровадження електронного документообігу

1. Чим зумовлена подвійність характеру сучасних документів?

2. Чинники, що визначають розвиток інформаційних технологій і стійкість традицій діловодства.

3. Доцільність реалізації сучасного електронного документообігу за допомогою композитного підходу, який передбачає паралельне існування електронних та паперових документів.

4. Переваги електронної канцелярії.

Практичне заняття

Побудова змішаного документообігу

Мета: набуття навичок синтезу знань щодо організації композитного документообігу в установі

Завдання

1. Охарактеризувати умови співіснування традиційного паперового й електронного документообігу в установі.

2. Скласти інструкцію з діловодства за умови паралельного існування паперових й електронних документів.

Запитання для самоперевірки

1. Охарактеризуйте основні засади побудови служби діловодства.

2. Сформулюйте загальні принципи діяльності служби діловодства.

3. Що таке єдиний пакет нормативно-правових документів?

4. Статус служби діловодства в установі.

5. Які особливості впровадження електронного документообігу в Україні?

6. Якими нормативними документами врегульовано перехід до електронного документообігу.

7. Які тенденції розвитку інформаційних технологій на сучасному етапі?

8. Охарактеризуйте переваги й недоліки інформаційних технологій.

Завдання для самостійної роботи

1. Ознайомитися й законспектувати Закон України „Про Національний архівний фонд і архівні установи”, звернувши особливу увагу на визначення понять.

2. Ознайомитися й законспектувати „Основні правила роботи державних архівів України (ред. 2004 року)..

3. Скласти зразки документів, поданих в додатках до „Основних правил…”.

4. Пояснити взаємодію служби діловодства з іншими структурними підрозділами установи.

5. Права та відповідальність керівника діловодної служби.

6. Обов’язки посадових осіб щодо організації та ведення діловодства.

7. Законспектувати Закон України „Про електронний цифровий підпис”.

8. Скласти перелік операцій діловодства й архівної справи, реалізованих в системах електронного документообігу.

9. Які труднощі виникають про переході до електронного документообігу.

10. Скласти словник розбіжностей термінів діловодства за ДСТУ 2732:2004 й Закону України „Про електронні документи і електронний документообіг”.

11. Охарактеризуйте перспективи електронного документотворення в Україні.

Література: 2 – 4, 6, 8, 18, 21, 25, 27, 39, 44 – 46,49, 58, 59, 66, 82, 91, 101, 102, 109, 123

Модульна контрольна робота 3

Дати відповіді на такі запитання:

1. Основні принципи організації паперового документообігу в установі.

2. Схеми проходження документопотоків в установі.

3. Організація роботи з документами з обмеженим доступом.

4. Контроль за виконанням документів та його строками.

5. Тенденції розвитку інформаційних технологій.

6. Реалізація функцій діловодства у системах електронного документообігу.