Модуль 4

СИСТЕМАТИЗАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ ТА ЇХ ЗБЕРІГАННЯ

Тема 1 Організація оперативного зберігання управлінських документів

Поняття про номенклатуру справ. Значення номенклатур для обліку, пошуку та зберігання документів. Типові, примірні та індивідуальні номенклатури. Номенклатури структурних підрозділів і зведені номенклатури, їх наповнення, принципи побудови. Правила складання номенклатур. Правила закриття номенклатур. Перегляд та уточнення. Нормативні та методичні документи, що регламентують складання номенклатур.

Поняття про формування справ у діловодстві. Правила та принципи формування справ. Оперативне зберігання документів. Підготовка справ до подальшого зберігання та використання. Складання внутрішнього опису справи. Нумерація аркушів справ. Складання засвідчувального опису справи.

Практичне заняття

Складання номенклатури справ

Мета: набуття навичок складання номенклатури справ установи

Завдання

1. Законспектувати пп. 3.1.5 – 3.1.18 Правил роботи архівних підрозділів, затверджених Наказом Держкомархіву України від 16.03.2001 № 16 із змінами і доповненнями від 19.09.2008 № 188.

2. Скласти зразок номенклатури справ структурного підрозділу (за додатком 2 до пп. 3.1.5, 3.1.18 Правил роботи архівних підрозділів...).

3. Законспектувати п.3.1.23 Правил роботи архівних підрозділів, затверджених Наказом Держкомархіву України від 16.03.2001 із змінами і доповненнями від 19.09.2008 № 188.

4. Скласти зразок зведеної номенклатури справ установи (за додатком 3 до пп. 3.1.23 Правил роботи архівних підрозділів...).

5. Звіт про виконання практичного завдання подати у вигляді супровідного листа.

Запитання для самоперевірки

1. Що таке справа?

2. З яких документів формуються справи?

3. Норми і вимоги до формування справ.

4. У чому полягає формування справ?

5. Які правила формування справ?

6. Як групують різні види документів у справах?

Завдання для самостійної роботи

1. Вивчити правила укладання й проставляння позначки про виконання документа.

2. Законспектувати Правила роботи архівних підрозділів..., затверджених Наказом Держкомархіву України від 16.03.2001 № 16 із змінами і доповненнями від 19.09.2008 № 188 у частині формування справ.

3. Скласти зразок внутрішнього опису справи.

4. Скласти зразок титульного аркуша справи.

5. З якою метою складають номенклатуру справ?

6. Які є види номенклатури справ та їх призначення?

7. На підставі яких документів складають номен­клатуру справ структурного підрозділу?

8. З якого числа щороку вводять в дію номенклатуру справ структурного підрозділу?

9. У чому полягає індексування справ за номенклатурою?

10. З якими архівними структурами погоджують зведену номенклатуру?

11. Які нормативні документи використовують для визначення термінів зберігання документів?

Література: 8, 14, 24, 25, 32, 36, 37, 46, 51, 55, 57, 64, 66, 82, 104, 105, 134, 147, 148.

Тема 2 Документаційне забезпечення діяльності експертної комісії установи

Правовий статус, завдання і функції експертних комісій (ЕК) установ, основні вимоги до практичного проведення експертизи цінності документів. Критерії й принципи експертизи цінності документів. Сучасна система нормативно-методичних посібників з експертизи цінності документів. Правова й нормативно-методична база відбору документів установ. Тенденції вдосконалювання системи нормативно-методичних посібників з експертизи цінності документів. Роль класифікаторів, переліків документів і номенклатур справ у визначенні наукової й практичної цінності документів на стадії документаційного забезпечення управління. Функції архіву установи. Опис на документи постійного та тимчасового зберігання. Елементи опису. Довідковий апарат до опису.

Семінарське заняття

Організація роботи комісій з експертизи цінності документів в установі

1. Визначити мету створення комісії для організації та проведення експертизи цінності документів?

2. Суть експертизи цінності документів?

3. На підставі яких документів провадять експертизу цінності документів?

4. Порядок проведення експертизи цінності документів та оформлення її результатів.

Практичне заняття

Документування результатів експертизи цінності документів

Мета: набуття навичок з узагальнення знань документаційного забезпечення діяльності комісії з експертизи цінності документів

Завдання

1. Ознайомитися з додатками до розділу 4 Правил роботи архівних підрозділів.

2. За зразками скласти акти:

перевіряння наявності і стану справ,

про непоправні пошкодження справ приймання-передавання документів в архів іншої установи,

приймання-передавання справ установи на постійне зберігання.

Запитання для самоперевірки

1. Які уточнення роблять на обкладинках справ після закінчення діловодного року?

2. Описи яких справ складають за результатами експертизи цінності документів у структурних підрозділах?

3. Які правила складання описів справ структурного підрозділу?

4. Який порядок засвідчення описів справ структурного і підрозділу?

5. Який порядок складання і розподілу примірників описів справ структурного підрозділу установи?

6. Який порядок складання і розподілу примірників зведеного опису справ постійного терміну зберігання установи?

7. Який порядок складання і розподілу примірників зведеного опису справ постійного терміну зберігання установи?