42 Створення полів зі списком у формі.

Під час занесення даних у форму користувачеві іноді потрібно не вводити дані з клавіатури, а вибирати їх з інших таблиць чи навіть запитів. Для реалізації такої можливості зручно користуватися таким елементом управління, як вибір даних у полі зі списком чи у списку.

Список може містити фіксований набір значень або значення із заданого поля однієї таблиці. Дозволяє не вводити дані, а вибирати їх із списку.

Поле зі списком використовується так само, як і список, але займає менше місця в формі, оскільки список відкривається тільки після клацання на кнопці, що розкривається. Відмінність між списком і полем зі списком полягає в тому, що із списку можна вибрати лише значення, а в полі зі списком можна вибрати пункт списку чи ввести значення із клавіатури. Цей механізм забезпечує швидкість і точність введення даних.

Для того, щоб створити поле зі списком потрібно скористатися панеллю елементів керування з кнопками, вибравши кнопку поле зі списком, клацнути на формі у точці вставляння. У вікні Майстра є доступні для вибору дві опції: Запомнить і Сохранить в поле. Якщо вибрати опцію Запомнить, то після вибору певного значення в полі зі списком, при переході на наступний запис це значення автоматично підставлятиметься і для даного запису, тобто для всіх записів можна встановити тільки одне фіксоване значення. Для того, щоб для кожного запису можна було встановити окреме значення, спершу слід створити порожні поля в деякій таблиці, в яких зберігатимуться вибираємі дані. Потім, при створенні поля зі списком, вибираємо опцію Сохранить в поле і вибираємо необхідне поле. Тепер при виборі в полі зі списком певного значення, воно автоматично заноситиметься у відповідне поле і зберігатиметься там.

45 Робота з функціями дати/часу у Excel

Як Microsoft Excel зберігає дати і час

Основною одиницею виміру часу в Excel є доба. Вони представляються послідовними десятковими значеннями від 1 до 65380. Базова дата, що представляється десятковим значенням 1, - це неділя, 1 січня 1900 року. Максимальне десяткове значення дати 65380 представляє 31 грудня 2078 року.

Час доби - це десятковий дріб, що представляє частину доби між її початком (12:00 ночі) і заданим часом. Наприклад, дванадцята година дня представляється значенням 0,5, тому що різниця між полуднем і північчю складає рівно половину доби. І, таким чином, абсолютний час 14:09:03 у день 23 жовтня 1997 року представляється десятковим значенням 35726,5896180556.

Призначаючи десяткові значення дням, часам, хвилинам і секундам, Excel дозволяє виконувати складні обчислення з датами і часом. Ви можете працювати з ними в робочому листі так само, як і з іншими типами даних.

Уведення дат і часу

Хоча Excel зберігає дати і час як десяткові значення, зовсім не обов'язково вводити їх у такому вигляді. Можна ввести число в комірку і відформатувати його за один крок, поміщаючи число "у форматі". Звичайно цей спосіб використовується також і для введення дати і часу. Просто виділіть потрібну комірку і введіть дату в одному з наступних форматів: Д.М.ГГ, Д-МММ-ГГ, Д-МММ чи МММ-ГГ.

Додатковий убудований формат, Д.ММ.ГГ ч:мм, поєднує дату і час.

Наприклад, щоб увести дату 1 грудня 1997 р., виділите комірку і введіть 1.12.97 чи 1-12-97 (як роздільники можна використовувати похилу рису, крапку чи тире). Excel не відображає десяткове значення дати в рядку формул. Замість цього він призначає комірці формат Д.ММ.ГГ (якщо ця комірка ще не відформатована), а в рядку формул виводить 1.12.97.

Для введення дати таким способом можна використовувати будь-який убудований формат дат. (Ви також можете створити власні формати дат.) Якщо введення не цілком відповідає убудованому формату, Excel підбирає найбільш придатний формат.

Коли вводяться дві цифри року, Excel за замовчанням інтерпретує рік наступним чином:

• Двозначні значення року від 00 до 29 Excel інтерпретує як роки з 2000 по 2029. Наприклад, якщо вводиться дата 28/5/19, Microsoft Excel розпізнає її як 28 травня 2019 р.

• Двозначні значення року від 30 до 99 Excel інтерпретує як роки з 1930 по 1999. Наприклад, якщо вводиться дата 28/5/98, Microsoft Excel розпізнає її як 28 травня 1998 р.

Час також дозволяється вводити "у форматі". Виділіть комірку, у яку потрібно занести значення, і введіть час в одному з наступних форматів:

ч:мм АМ/РМ, ч:мм:сс АМ/РМ, ч:мм, ч:мм:сс, мм:сс, мм:сс.0 (нуль), [ч]:мм:сс

чи в об'єднаному форматі дати і часу - Д.ММ.ГГ ч:мм. Зверніть увагу, що години, хвилини і секунди значення часу повинні бути розділені двокрапкою. (Хвилини "у форматі" уводити не можна.)

Щоб увести поточний час у комірку чи формулу, натисніть одночасно клавіші Ctrl, Shift і двокрапка (:). При цьому час вводиться у форматі год:мм АМ/РМ. Для введення поточної дати в комірку чи формулу у форматі Д.ММ.ГГ натисніть Ctrl+; (крапка з комою).

Уведення ряду дат

Упорядкований ряд дат у рядку чи стовпці можна створити декількома способами, але легше всього це можна зробити за допомогою команди Прогресія (Series) з підменю Заповнити (Fill) меню Виправлення (Edit). Користаючись цією командою, можна створити ряди дат із кроком, кратним дню, тижню, чи місяцю року

Припустимо, що ви хочете створити ряд дат в комірках від А1 до А16. Ряд починається з 1 березня 1997 р., і дати повинні бути зафіксовані точно через один місяць. Виконай наступні дії:

1. Уведіть початкову дату в першу комірку діапазону, де необхідно розмістити ряд. У даному випадку введіть 1.03.97 в комірку А1.

2. Виділіть діапазон (у даному випадку А1:А16) і в меню Виправлення виберіть команду Заповнити, а потім - Прогресія. З'явиться вікно діалогу Прогресія (Series).

3. Прийміть значення в секціях Розміщення і Тип, що пропонуються за замовчуванням. (Розміщення По стовпчиках створює ряди в стовпчиках, а тип Дата створює ряди дат.)

4. В секції одиниці оберіть Місяць для завдання інтервалу. Потім перевірте, що в полі Крок встановлено значення 1, і натисніть кнопку ОК.

Діапазон А1:А16 буде містити ряд дат із кроком, рівним одному місяцю (Малюнок 3.13). Поле Крок (Step Value) дозволяє задати інтервал між значеннями. У поле Граничне значення (Stop Value) можна задати кінцеву дату ряду.

Уведення ряду дат з використанням автозаповнення

Перемикач Автозаповнення (AutoFill) у вікні діалогу Прогресія надає зручний спосіб створення рядів даних. Якщо ви введете одне чи декілька значень як приклад, Автозаповнення розширить ряд, використовуючи інтервал між виділеними значеннями. Можна також створити ряд чисел чи дат за допомогою миші безпосередньо в робочому листі.

Наприклад, щоб швидко створити такий же ряд дат, як в попередньому прикладі, потрібно:

1. Увести початкову дату - у даному випадку 1.03.97 - в А1 (першу комірку діапазону) і другу дату ряду, 1.04.97, в А2 (другу комірку).

2. За допомогою миші виділити ці дві комірки.

3. Установити покажчик миші на маленькому чорному маркері заповнення в нижньому правому куті виділення. (Якщо маркер заповнення не видний, виберіть у меню Сервіс (Tools) команду Параметри (Options) і потім на вкладці Виправлення (Edit) установите прапорець Перетаскування комірок (Allow Cell Drag And Drop).) Коли покажчик миші знаходиться на маркері заповнення, він перетворюється в напівжирне перехрещення.

4. Перетягнути маркер заповнення, поки не буде виділений весь діапазон, що ви хочете заповнити датами, - у даному випадку комірки А1:А16.

5. Відпустити кнопку миші. Автозаповнення проаналізує дві виділені коміри, визначить, що їхні значення відрізняються на один місяць, і створить ряд даних з місячним кроком.

Автозаповнення використовує значення у виділених комірках для визначення типу ряду, що ви збираєтеся створити за допомогою маркера заповнення. Воно копіює текст і значення, що не утворюють прогресію, і автоматично розширює послідовність числових значень. Оскільки дати зберігаються як десяткові значення, автозаповнення розширює їхню послідовність.

Об'єднані формати дати і часу

Крім убудованих форматів, що виводять тільки дати чи тільки час, маються також об'єднані формати - Д.М.ГГ ч:мм РМ і Д.М.ГГ ч:мм, - які в одній комірці відображають і дату і час. Наприклад, якщо комірка містить десяткове значення дати 35625,625 і ви застосуєте до цього значення формат Д.М.ГГ ч:мм РМ, то в комірці буде виведено 14.07.97 3:00 РМ.

Коли ви вводите дату і час у форматі, можна ввести або 14.7.97 15:00, чи 3:00 РМ 14-7-97. У рядку формул 14.7.97 3:00 РМ виводиться як 14.07.1997 15:00:00.