1 База даних у Excel. Вимоги до структури таблиць. Правила доступу до даних. Запити дії.

База даних (date base) - це сукупність збережених в пам'яті комп'ютера даних, які відображають стан деякої предметної області. Дані взаємопов'язані і спеціальним чином організовані.

При такому інформаційному відображенні предметних середовищ упор робиться не на самі об'єкти і їх властивості, а на відносини між ними, що відповідає так званої реляційної точці зору на бази даних.

Excel вміє складати, віднімати, множити, ділити і виконувати безліч інших операцій.Excel дає можливість попередньо проаналізувати наслідки прийняття тих чи інших рішень при конкретних обставинах. Excel дозволяє автоматизувати не тільки розрахунки як такі, але дозволяє створювати і працювати з різноманітними картотеками, системами обліку, базами даних і т.п.

Питання збору даних, їх зберігання, обліку та обробки можна вирішити, маючи систему управління списками. Термін список використовується в Excel для позначення бази даних.

База даних - це особливий тип робочої таблиці, в якій не стільки обчислюються нові значення, скільки розміщуються великі обсяги інформації у зв'язаному вигляді.

Наприклад, можна створити базу даних із прізвищами, іменами, адресами та номерами телефонів ваших знайомих або список групи з усією інформацією про підсумки сесії і про розмір відповідної стипендії або її відсутності.

База даних являє собою послідовність записів, що містить однозначно визначену за категоріями та послідовності інформацію. Під кожну категорію даних у записі відводиться окреме поле, якому присвоюється ім'я і відводиться стовпець.

2. Типи міжтабличних зв’язків базах даних.

Міжтабличні зв'язки можуть бути таких типів:

• відношення один до одного. При такому зв'язку кожному запису першої таблиці відповідає не більш як один запис другої. І, навпаки, один запис другої таблиці відповідає одному запису першої. Відношення між записами встановлюється при збі¬гу значень ключових полів обох таблиць;

• відношення один до багатьох — тип зв'язку, що використовується найчастіше. При такому зв'язку кожному запису першої таблиці можуть відпо¬відати кілька записів другої, але один запис дру¬гої таблиці не може мати зв'язок із більш як од¬ним записом першої;

• відношення багато до багатьох — тип зв'язку, що дає змогу встановити відношення між кілько¬ма записами однієї таблиці та кількома записами другої. Для встановлення зв'язків в основному вікні БД треба активізувати вкладку Таблицы та команди Сер¬вис, Схема данных або кнопку Схема данных. У ре¬зультаті на екрані дисплея з'являється вікно, в якому зазначено всі встановлені за замовчуванням зв'язки.

3. Групові запити у Access.

Іноді цікаві не окремі записи таблиці, а підсумкові значіння по групам даних. Наприклад, нам потрібно знати середню оцінку з Фізики для 8-А класу (з попереднього прикладу). Або сумарну кількість балів з Хімії, набрану класом, в порівнянні з паралельним класом. Відповіді на такі питання дає підсумковий запит. Для обчислення підсумкових значінь потрібно натиснути кнопку Групповые операциина панелі інструментів конструктора запитів, щоб у бланку QBE з’явився рядокГрупповая операция.

Коли натиснути кнопку Групповые операции на панелі інструменті, Access використовує установку Группировкав рядкуГрупповая операция для любого поля, який занесений в бланк запиту. Тепер записи по кожному полю групуються, але підсумок не підводиться. Для отримання підсумків потрібно замінити установку Группировка в рядку Групповая операцияна конкретну підсумкову функцію.

Access дає дев’ять функцій, які забезпечують виконання групових операцій. Можна ввести ім’я функції з клавіатури в рядкуГрупповая операция бланка запиту або вибрати її в списку, що розкривається. Нижче перераховані підсумкові функції Access:

Sum Вираховує суму всіх значень заданого поля в кожній групі. Використовується тільки для числових та грошових полів.

Avg Вираховує середнє арифметичне всіх значень даного поля в кожній групі. Використовується тільки для числових та грошових полів.

Min Повертає найменше значіння, яке знайдене в цьому полі всередині кожної групи. Для числових полів повертається найменше значення. Для текстових полів - найменше з символьних значень незалежно від регістру.

Max Повертає найбільше значіння, яке знайдене в цьому полі всередині кожної групи. Для числових полів повертається найбільше значення. Для текстових полів - найбільше з символьних значень незалежно від регістру.

Count.Повертає число записів, в яких значення даного поля відмінні від Null (пусто).

StDev.Вираховує стандартне відхилення всіх значінь даного поля в кожній групі. Ця функція використовується тільки для числових або грошових полів.

Var Вираховує дисперсію значінь даного поля в кожній групі. Ця функція використовується тільки для числових або грошових полів.

First Повертає перше значення цього поля в групі.

Last Повертає останнє значення цього поля в групі.

Якщо не потрібно включати в групи підсумкового запиту деякі записи, можна додати в бланк запиту одне або декілька полів для фільтра. Для створення фільтра треба в рядку Групповая операция вибрати установку Условие, зняти прапорець

Вывод на экрандля цього поля і ввести умови відбору.