Система архівної науково-технічної інформації

Важливою умовою успішного розвитку наукових досліджень у галузі архівної справи та документознавства є науково-технічна інформація, покликана забезпе-чувати своєчасне надходження до наукових співробітників нових відомостей про передовий досвід роботи архівних установ, про нові наукові розробки та методичні посібники. Саме з метою інформаційного забезпечення науково-дослідної і методичної роботи, пропаганди і впровадження передового досвіду у галузі архівної справи через організацію виставок, проведення тематичних семінарів, читання лекцій створено Галузеву службу науково-технічної інформації (ГСНТІ). Вона складається зі служб НТІ різного рівня (центрального галузевого органу НТІ та служб НТІ державних архівів) і довідково-інформаційних фондів (ДІФ) при них.

Основними завданнями служб НТІ держархівів є:

• вивчення інформаційних потреб спеціалістів архіву;

• комплектування, зберігання, облік, опрацювання і систематизація матеріалів ДІФ;

• ведення довідково-пошукового апарату ДІФ, що забезпечує організацію інформації про склад і зміст матеріалів фонду;

• регулярне інформування співробітників архіву про склад і зміст матеріалів ДІФ шляхом надання документів для використання, проведення днів інформації, організації виставок нових надходжень, складання рекомендаційних списків літератури з тематики наукових досліджень і основних напрямів практичної роботи архіву; перелік чинних нормативних документів та ін.;

• вивчення матеріалів НТІ та узагальнення даних про найважливіші українські і зарубіжні досягнення науки, техніки і передового досвіду та підготовки рекомендацій по впровадженню їх у практику роботи архіву;

• регулярне і своєчасне направлення до центрального галузевого органу завершених розробок, які мають загальногалузеве значення;

• надання допомоги спеціалістам архіву в організації депонування вузькоспеціальних рукописних робіт.

ДІФ – це сукупність впорядкованого масиву документів та довідково-пошу-кового апарату до них, призначена для оперативного інформаційного обслуговування архівних установ. Оскільки основні функції ДІФ – довідкова та інформаційна, він є базою для інформаційного забезпечення організаційної, практичної і наукової діяль-ності архівів.

ДІФ державного архіву складається з фонду первинних матеріалів (друкованих, неопублікованих і таких, що не публікуються) та довідково-пошукового апарату. Фонд первинних матеріалів концентрує інформацію багатоаспектного масиву даних з проблем архівної справи та суміжних галузей і включає:

• літературу з історії України і краєзнавства, документознавства, архівознавства, археографії і спеціальних історичних дисциплін;

• літературу з питань управління, наукової організації праці, планування, нормування, організації науково-інформаційної діяльності, бібліотечної та видавничої справи;

• офіційні й відомчі видання, нормативні і науково-видавничі документи, довідкову літературу, що доповнює документи архіву та необхідні для його науково-дослідної й інформаційно-довідкової роботи;

• нормативні і науково-методичні розробки з документознавства, архівознавства, археографії і спеціальних історичних дисциплін;

• періодичні видання;

• неопубліковані розробки архіву та документи, які не публікуються, типу інформаційних карт, перекладів, депонованих рукописів.

Матеріали ДІФ залежно від рівня СНТІ можуть використовуватися:

• для забезпечення інформативних потреб співробітників архівної установи у вирішенні завдань управлінської діяльності; у практичній і науково-дослідній роботі;

• для задоволення запитів архівних установ галузі;

• для забезпечення запитів відомчих архівів (установ-джерел комплектування);

• для забезпечення запитів на матеріали з документознавства та архівної справи різних установ і організацій незалежно від їхньої відомчої приналежності.

Використання матеріалів ДІФ передбачає організацію різних видів довідково-інформаційного обслуговування (видавання матеріалів на абонементі та через читальний зал; виконання різних одиничних інформаційних запитів, вибіркове поширення інформації, диференційоване забезпечення керівництва НТІ, організація виставок нових надходжень) залежно від завдань найповнішого забезпечення запитів з профільної і суміжної проблематики.

Довідково-пошуковий апарат ДІФ становить систему каталогів, картотек (у тому числі фактографічних, які уможливлюють отримання безпосередньої відповіді на конкретний запит) та бібліографічних посібників, що забезпечує нагромадження і видачу інформації про склад і зміст матеріалів ДІФ, а також інформації про матеріали профільного для архіву характеру незалежно від місця їх зберігання.

Удосконалення інформаційної служби в усіх установах галузі, застосування новітньої техніки для пошуку інформації сприятиме підвищенню наукового рівня діяльності архівних установ. У зв'язку з цим співробітники УДНДІАСД розробляють систему баз даних для галузевого ДІФ, які об'єднають у єдине ціле інформаційні ресурси регіонів та центру.