Система архівних установ, її структура та мережа

З архівною системою тісно пов'язане поняття “система архівних установ”. Під системою архівних установ розуміють сукупність архівів, інших установ, структурних підрозділів, що забезпечують формування НАФ, його зберігання, здійснюють науково-дослідні, інформаційно-довідкові та управлінські функції в архівній справі, незалежно від форм власності. Діяльність кожного з суб'єктів системи архівних установ регулюється законодавством, підзаконними нормативними актами, відповідними правилами та інструкціями.

Сучасне архівознавство не ототожнює систему і мережу архівних установ. Мережа архівних установ – це структурна основа архівної галузі, до якої входять архіви, архівні підрозділи міністерств, відомств, підприємств, організацій та громадських об'єднань, що здійснюють постійне чи тимчасове зберігання документів. Мережа архівних установ у їхніх вертикально-горизонтальних зв'язках разом з органами управління та іншими структурами галузі складають систему архівних установ. Згідно зі ст. 6 Закону України “Про Національний архівний фонд і архівні установи” в нашій державі функціонує досить струнка система архівних установ. Провідне місце в ній займають центральні державні. Їх класифікують на центральні та місцеві (обласні, міські, районні). Залежно від характеру зберігання документів їх поділяють на: а) архіви для постійного зберігання документів (центральні та місцеві); б) архіви для тимчасового зберігання документів (тобто ті, що після закінчення встановленого терміну зберігання документів передають їх у профільні архіви чи знищують згідно встановлених правил).

Архівні установи можуть бути засновані:

1. органами влади;

2. органами місцевого самоврядування;

3. юридичними та фізичними особами незалежно від форми власності.

Систему архівних установ України складають такі групи:

1) спеціально уповноважений центральний орган виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства;

2) науково-дослідні установи;

3) центральні державні архіви;

4) галузеві державні архіви;

5) державний архів у АРК;

6) місцеві державні архівні установи;

7) інші місцеві архівні установи;

8) архівні підрозділи державних наукових установ, музеїв, бібліотек;

9) архівні підрозділи органів державної влади, органів місцевого самоврядування, державних і комунальних підприємств, установ. організацій;

10) архівні підрозділи об’єднань громадян, релігійних організацій, підприємств, організацій, заснованих на приватній власності; архівні установи, засновані фізичними особами;

11) підприємства і організації у сфері архівної справи та діловодства.

Спеціально уповноваженим центральним орган виконавчої влади у сфері архівної справи та діловодства є Державний комітет архівів України, на який покладено функції управління архівною справою, контролю та нормативно-методичного забезпечення ведення діловодства.

Безпосередньо підпорядковані Держкомархіву архівні установи складають систему Держкомархіву України, до якої входять центральні державні архіви України, інші центральні державні архівні установи та місцеві державні архівні установи.