Обліково-охоронна робота архіву

Під обліком розуміють комплекс заходів/операцій, що мають забезпечити фіксацію наявності архівних документів, а також отримання відомостей про обсяг і склад архівних зібрань та їх місцезнаходження. Облік належить до основних функцій архівної установи разом із завданнями зберігання і використання архівних документів. Сутність обліку полягає у визначенні одиниць обліку архівних документів та принципів систематизації облікових даних у специфічній документації (у системі спеціально створених облікових форм); у реєстрації в обліковій документації фактів стану та руху документів/груп документів; у встановленні кількості документів/груп документів та змін, які відбуваються у визначених одиницях обліку, та відображенні цих даних в обліковій документації; у систематизації даних про обсяг, склад і рух архівного зібрання.

До обліку архівних документів ставляться такі вимоги.

По-перше, в ході обліково-охоронних процесів не можна порушувати структурну організацію архівних документів, виконану на етапі систематизації та фондування за принципом походження документів. Основними одиницями обліку стають групи документів, сформовані в архівні фонди та в одиниці зберігання (справи). Саме в цих одиницях виміру – архівних фондах і одиницях зберігання – фіксуються дані обліку в обліковій документації. В цьому полягає вимога єдності обліку з структурною організацією архівних документів.

По-друге, облік повинен відповідати тій структурній організації документів НАФ, яка починається ще у процесі діловодства і завершується в державних архівах. Облікові дані мають послідовно, як і самі документи, зосереджуватися, концентруватися по кожному комплексу, починаючи з найменшого – справи, і далі узагальнюватися по фонду, а потім по архіву. Дані архівів надходять до головної архівної служби, де концентруються у Центральному фондовому каталозі. Завдяки цьому правилу забезпечується наявність даних про обсяг і склад архівних зібрань на всіх структурних рівнях НАФ. Концентрування даних обліку сприяє також закріпленню організації архівних документів по утворених комплексах і забезпечує реалізацію принципу єдності обліку з системою зберігання документів. Донедавна ця система зосередження даних у масштабах регіону, держави мала назву централізованого обліку архівних документів.

По-третє, обліку підлягають усі документи, що зберігаються в архіві, у тому числі неописані та непрофільні для даного архіву, копії документів страхового фонду і копії фонду використання, а також самі реєстраційно-облікові документи, зокрема описи.

Достеменність і точність обліку забезпечуються надійністю вихідних початкових даних, тобто добротністю інформації, яку переносять у форми обліку з первинних документів, в основному з різних актів, а також чітким і розбірливим оформленням документації при надходженні або вибуванні кожної одиниці обліку.

Важлива й оперативність обліку. Несвоєчасно облікований документ піддається ризику втрати, оперативність прискорює надання користувачеві інформації про документ та його видавання.

Ще одна вимога – уніфікація і стабільність облікових одиниць у масштабах НАФ, що полегшує розміщення і зберігання архівних документів, перевіряння їхньої наявності. В основу виміру кількісного і якісного складу архівних зібрань покладено головну класифікаційну одиницю – архівний фонд, до якої дорівняно архівну колекцію та об'єднаний архівний фонд. Як бачимо, це досить великі комплекси архівних документів. Через архівний фонд як одиницю обліку представляються дані про кількісний склад архіву, НАФ. На нижчих рівнях обліку, наприклад на рівні архівного фонду, відповідна інформація відображається за допомогою одиниці зберігання (справи, фотоальбому, карти, рулону плівки тощо). На рівні одиниці зберігання межею точності є “аркуш”, “документ”, але вони не використовуються у формах обліку на вищих за одиницю зберігання рівнях.

У зарубіжній практиці в облікових документах теж забезпечується первинний облік об'єднаних за походженням великих комплексів документальних матеріалів, які зберігаються в державних архівах. У Франції одиницями обліку є сери, у Великобританії – архівні групи, у США – документальні групи. Хоча за назвами вони відрізняються, але за змістом являють собою комплекси документів, прирівняні до нашого архівного фонду, і є класифікаційними та обліковими одиницями. Поряд з ними одиницями обліку є і “метрополиця” (довжина стелажних полиць), фізичний обсяг документів тощо.

Таким чином, за одиницю обліку архівних документів прийнято одиницю виміру кількості документів (аркуш, документ, справу, архівний фонд, проект, комплект кінофільму чи фонодокумента, погонний метр тощо).

Інформація про стан архівних зібрань має динамічний характер, постійно змінюється: в архіви постійно надходять або вибувають з них документи, створюються нові архівні довідники, відбувається передавання документів з одних архівів і фондів до інших, вдосконалюється внутріфондова систематизація. Зміни, що відбуваються з архівними документами, фіксуються у формах обліку.

Форми обліку – це система спеціальних документів, необхідних і достатніх для правильного відображення кількісних параметрів архівних зібрань в їх динаміці, пояснюваних за допомогою якісних характеристик. У процесі обліку розрізняють два етапи: накопичення вихідних початкових даних та їхнє дальше оброблення з відображенням в облікових формах. На першому етапі реєструють виражені у кількісних або якісних показниках факти, взяті у статиці або у динаміці, і представляють, як правило, у “актах”. На основі актів формують і обробляють облікову інформацію на другому етапі та відображають у встановлених формах обліку.

В документах установленої форми фіксують: приймання і вибуття документів, кількість, склад і рух архівних документів/груп документів. Ця документація архіву має назву облікової і призначена для контролю за збереженістю архівних документів. Крім цього, облікові документи закріпляють організацію архівних документів за певними класифікаційними групами (фондами, справами), визначають їхнє місце знаходження в архіві, забезпечуючи цим самим можливість адресного пошуку архівних документів. Облікові документи допомагають встановити сумарні дані обсягу архівного фонду, архіву, групи архівів і навіть усього НАФ. Статистичні дані про величину і склад архівних зібрань використовуються як інструмент управління і допомагають організувати планове, науково обґрунтоване комплектування архівів і всього НАФ, а також інші види робіт по зберіганню архівних документів і користуванню ними.

Отже, обліку належить виконати функції: контрольно-охоронну, зорієнтовану на організацію дієвої охорони документів і контролю їхньої наявності і стану, та регулюючу, спрямовану на підтримування рівня впорядкованості архівного зібрання та його вдосконалення.

Щойно документи потрапляють до архівної установи, вони проходять обов'язковий облік у книзі надходжень, де вказуються такі основні дані: коли, від кого і на підставі якого документа матеріали надійшли, найменування, роки, обсяг і стан цих матеріалів, який номер фонду їм присвоєно (або до якого архівного фонду установи вони долучені). Записи у книзі дозволяють встановити, які надходження відбулися до архівних фондів протягом року, показати динаміку зростання архіву за певний період часу і, крім цього, правильно проводити звітність про приймання документів до архіву.

Однією з головних форм обліку є список архівних фондів, що являє собою перелік їх найменувань у порядку номерів, які вони отримують при надходженні в архів у хронологічній послідовності. Порядковий номер ідентифікує кожен архівний фонд і тому не може бути присвоєний іншому, навіть у разі передавання або втрати фонду. Список фондів фіксує усі назви фондоутворювача у хронологічній послідовності, якщо вона змінювалась, а також зазначає установу, до якої, у разі передавання фонду, його передано.

Після запису до книги надходжень і до списку фондів документи кожного фонду обліковують в аркуші фонду, призначеному для сумарного обліку, котрий закріплює рух документів у його межах. Аркуш фонду містить його назву та номер, вказує місце зберігання (архів), склад документів фонду, кількість та хронологічні межі.

Важливе значення у практиці роботи архівів мають описи документів. Це обліково-довідковий документ, призначений для поодиничного обліку документальних матеріалів фонду (для особових фондів – і подокументного і поаркушного). Він відтворює заголовки справ з крайніми датами та кількістю аркушів і використовується як основний посібник про зміст документів фонду.

Після запису справи до опису встановлюють її архівний шифр, що являє собою сукупність відомостей про місцезнаходження справи – назву архіву, номер фонду, опису, справи. Архівний шифр–це пошуковий образ кожної справи, на нього роблять посилання і при користуванні архівними документами.

На архівні фонди складаються картки фонду, на базі яких формують фондові каталоги у державних архівах, а також Центральний фондовий каталог – в Головному архівному управлінні. У картці фонду, яка надходить з держархівів, проставляють номер і назву фонду із зазначенням усіх його перейменувань, назву архіву, в якому зберігається фонд, обсяг фонду, його склад. Інформація про зміни у фондах відтворюється на картках фондового каталогу на підставі щорічних повідомлень з архівів у відомостях про зміни в складі та обсязі архівних фондів. Сумарні відомості про фонди та одиниці зберігання по кожному архіву відображаються у паспорті архіву за станом на 01.01 кожного року.

На кожний фонд, що зберігається в архіві, заводять справу фонду, де зосереджуються всі документи про історію і стан архівного фонду: історична довідка про фондоутворювача, довідки про його перейменування та інші документи.

Особливо цінні документи (ОЦД) реєструються у внутрішньому описі справ, які отримують позначку ОЦД, на ОЦД виготовляються страхові копії. Облік документів, що мають в зовнішньому оформленні або в додатках до них матеріальні цінності, ведеться у відповідній інвентарній книзі у порядку номерів фондів і описів.

Таким чином в архівних установах забезпечується облік архівних документів на різних рівнях комплексів у двох видах – індивідуальний і сумарний.

В архівній установі забезпечується повна збереженість облікових документів, для чого вони зосереджуються в ізольованому приміщенні і перебувають у віданні спеціального підрозділу або у працівника архіву, який відповідає за облік архівних матеріалів. За обліковими документами перевіряють наявність справ щодо відповідності їхнім описовим статтям і засвідчувальним написам у описах, що є важливим елементом у забезпеченні збереженості архівних документів.

Таким чином, облікова документація дозволяє на різних рівнях комплексів документів послідовно розкривати склад і зміст архівних фондів. В архівній установі це: паспорт архіву; список фондів, який дає перелік усіх фондів; карткові покажчики, що розкривають склад архівного зібрання; аркуш фонду, який подає структуру кожного фонду; архівний опис, що інформує про склад і зміст документів фонду; внутрішній опис справи, який розкриває склад документів справи та їхній зміст; справа фонду, що дає відомості з історії фондоутворювача та формування архівного фонду.

Облікова документація архівних установ є створеним на єдиних науково-методичних засадах завершеним обліково-довідковим комплексом, що органічно входить у систему НДА державних архівів. Правильно організований облік забезпечує збереженість документів НАФ, закріплюючи їх систематизацію і зберігання за єдиними для всіх сховищ класифікаційними одиницями. Відтворений в облікових формах склад, зміст і обсяг документів забезпечує їхній адресний пошук, створюючи фундамент НДА архівної установи.