Організація і методика експертизи цінності документів та оформлення її результатів

Експертизу цінності документів проводять в такій послідовності. На першій стадії експертизи (діловодства) відбувається попередня оцінка цінності документів шляхом визначення справ, які будуть формуватися, та встановлення для них строків зберігання.

На другій стадії (відомчого зберігання) експертиза документів може бути як самостійним видом роботи, так і частиною комплексу робіт із науково-технічної обробки документів даної організації. Її метою є виявлення дублетної документації та документів з поглинною інформацією.

На третій стадії (державного зберігання) вирішують такі питання: ліквідації в процесі комплексної експертизи цінності міжвідомчої дублетності, зосередження масової дублетної документації (розпорядча, планова, звітна, контрольна та ін.) в певних фондах, а також відновлення втраченої документації за рахунок фондів, що не входять у дану систему установ і організацій.

Кожна стадія експертизи передбачає проведення робіт за усталеною методикою на всіх чотирьох етапах (підготовчому, збирання документації, власне експертизи цінності документів і оформлення її результатів):

Експертні комісії (ЕК) розглядають методичні і практичні питання експертизи цінності документів на підставі чинних принципів і критеріїв.

ЕК створюються в філіалах державних архівів областей, архівних відділах районних державних адміністрацій, міських державних архівів, державних органів, підприємств, установ і організацій різних форм власності та в об'єднаннях громадян. Експертно-перевірні комісії (ЕПК) створюються в центральних і галузевих державних архівах, державних архівах Автономної Республіки Крим, міст Києва і Севастополя, самоврядних наукових установ, музеях і бібліотеках. Найвищим органом з питань експертизи наукової, історико-культурної та практичної цінності документів є Центральна експертно-перевірна комісія (ЦЕПК) Головархіву України.

Право остаточного вирішення питань відбору документів на постійне і довготривале збереження та до знищення надається ЕПК усіх рівнів. Рішення кожної ЕК щодо віднесення документів до НАФ або вилучення документів з нього може бути представлене на перегляд ЕПК, а у випадку відмови або незгоди – ЦЕПК. Рішення ЦЕПК з цього питання може бути оскаржене в суді.

Після розгляду акта на засіданні ЕК та затвердження його керівництвом, погодженням з ЦЕПК Головархіву України (у встановленому порядку) документи передаються до знищення.

Переліки документів

При проведенні експертизи цінності документів застосовують переліки документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням строків зберігання документів. Вони сприяють організації документів та якісному поповненню Національного архівного фонду.

Переліки бувають міжвідомчі - для всіх органів державної Влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств; відомчі - для установ і організацій кожного окремого міністерства чи відомства; конкретні - для кожної організації (за відсутності відповідного відомчого переліку).

Структура типового переліку така:

I. Документи, що утворюються в управлінській діяльності: організація системи управління; прогнозування, планування, ціноутворення; фінансування, кредитування, податкова політика; облік та звітність; організація використання трудових ресурсів; робота з кадрами; соціально-культурний розвиток населення; науково-інформаційна діяльність; економічне, науково-технічне і культурне співробітництво з зарубіжними країнами; матеріально-технічне постачання; адміністративно-господарське обслуговування; діяльність громадських організацій.

II. Документи, що створюються в науково-технічній та виробничій сфері: науково-дослідна і конструкторська робота; винахідництво, раціоналізація та патентно-ліцензійна робота; проектування, будівництво, реконструкція; виробництво; якість продукції, технічний контроль, стандартизація; охорона навколишнього середовища; автоматизовані системи.

Позначка "ЕПК", яку встановлено проти термінів зберігання окремих видів документів, означає, що такі документи або частина їх можуть мати наукове та історико-культурне значення і після експертизи цінності вони вносяться до НАФ.

Усім статтям у переліках присвоєно наскрізну нумерацію. Для зручності користування переліками до кожного з них укладають абетковий та предметний покажчик на види і різновиди документів з посиланням на конкретні статті.

Підготовка переліку - складний, тривалий (в кілька років) і відповідальний процес. Як правило, розробляють їх галузеві науково-дослідні інститути або спеціально створені з цією метою при центральних відомствах тимчасові творчі колективи.

До складу їх входять працівники діловодних та архівних служб відомчої системи, провідні спеціалісти і науковці.