53) Інформація, її роль і види

Більша частина інформації, зібрана одним відділом, необхідна й іншому, тому дублювання зусиль по збору інформації є неефективним. Звідси -- потреба створення інтегрованої управлінської інформаційної системи.

Інформацію в організаціях можна класифікувати так:

* внутрішня і зовнішня;

* інформація, яка приймається, й інформація, яка передається;

* одноразова і дубльована;

* кількісна і описова;

* первинна і вторинна.

Управлінська інформація повинна бути:

1) повною, тобто до її складу повинні входити всі необхідні дані для організації процесу управління;

2) мінімальною, тобто без зайвих відомостей;

3) оптимальною;

4) своєчасною;

5) надійною і вірогідною.

Споживачами інформації в організації можуть бути:

* усі менеджери, що приймають рішення;

* усі менеджери, які інформують та інструктують підлеглих;

* усі працівники;

* зовнішні органи, які мають право на інформацію;

* інші власники акцій.

Ступінь деталізації і стиль подання інформації залежать від отримувача. Вимоги до обсягу інформації ставляться з огляду на суть виконуваної роботи. Чим вище посада менеджера, тим узагальненішою має бути інформація.

2 КЛАСИФІКАЦІЯ ІНФОРМІЦІЇ

Інформацію, що використовується в управлінні, класифікують за різними ознаками:

1) за формою відображення:- візуальна (графіки, таблиці, табло і т. д.);- аудіоінформація (сприймається на слух завдяки звукозапису), аудіовізуальна (поєднує інформацію у формі зображення і звуку);

2) за формою подання:- цифрова;- буквенна;- кодована;

3) за порядком виникнення:- первинна;- похідна;

4) за характером носіїв інформації:- документована;- недокументована;

5) за призначенням:- директивна (розпорядча);- звітна;- довідково-нормативна;

6) за напрямом руху:- вхідна;- вихідна;

7) за стабільністю:- умовно-змінна;- умовно-постійна;

8) за способом відображення:- текстова (алфавітна, алфа-вітно-цифрова);- графічна (креслення, діаграми, схеми, графіки);

9) за способом обробки:- що піддається механізованій обробці; - що не піддається механізованій обробці.

Залежно від функції, яку виконує інформація в управлінському циклі, вона буває розпорядчою, зворотного зв'язку, запам'ятовуючою та ін.

У процесі управлінської діяльності використовують науково-технічну, адміністративно-правову, метеорологічну, агробіологічну та інші види інформації. Наукову інформацію, в свою чергу, поділяють на економічну, соціально-політичну, ідеологічну та ін. Найбільшу питому вагу у загальній кількості інформації мають економічні дані.

54) Поняття і характеристика комунікацій

Комунікації – це обмін інформацією за допомогою слів, літер, символів, жестів, за допомогою яких менеджер отримує інформацію для прийняття ефективних рішень і доведення їх до виконавців.

Основна роль комунікацій у поєднанні всіх функцій менеджменту, в досягненні бажаної поведінки окремих осіб чи колективу в організації.

Основними групами комунікацій є усна, письмова та візуальна інформація.

Усна інформація – це інформація, передана словом.

Письмова інформація – це інформація, передана на листку паперу.

Візуальна інформація – це інформація, що передається жестами.

Основними видами комунікацій є: інформативна, експресивна, переконуюча, соціально-ритуальна, паралінгвістична інформація.

Інформативна інформація – це інформація, яка носить інформативний характер.

Експресивна інформація – це інформація, яка передається з силою почуттів, переживань тощо.

Переконуюча інформація – це інформація, яка передається із захопленням.

Соціально-ритуальна інформація – це інформація, яка обов’язково відповідає нормам звичаїв соціально-культурної поведінки країн, регіонів, організацій тощо.

Паралінгвістична інформація – це інформація, яка передається за допомогою міміки, рухів, поз тощо.

Основними формами комунікацій є офіційна або неофіційна інформація.

Офіційна інформація – це інформація, що передається формальними каналами за допомогою наказів, розпоряджень тощо.

Неофіційна інформація – це інформація, яка передається неформальними каналами за допомогою чуток, пліток тощо.

Процес комунікацій – це обмін інформацією між двома або більшою кількістю людей.

Ефективність комунікацій залежить від якісного передавання керівником ідей та управлінської інформації і правильного сприйняття їх підлеглими.

Комунікації забезпечують рух інформації в ланцюгу: відправник, канал, одержувач, зворотний зв’язок.

Відправник – це керівник або організація вищого за ієрархією рівнем.

Канал – це спосіб передавання інформації від однієї людини до іншої. У кожній організації присутні офіційні (формальні) або неофіційні (неформальні) способи.

Одержувач – це підлеглий працівник або нижча за ієрархічним рівнем організація.

Зворотний зв’язок – це уточнення зрозумілості керівником відправленої управлінської інформації і чи немає потреби у її повторності.

Основними елементами процесу комунікацій є кодування, повідомлення, декодування, зворотний зв’язок.

За місцем виникнення: із зовн. Середовища, із внутр..

Напрям обміну інф-єю:вертикальний, горизонтальний.

Мета спілкування:

- забезпечення процесу прийняття рвшень, передавання наказів, взаємодіяі менеджерів з елементами зовнішнього середовища.