№33 Управленческая информация и закономерности ее движения. Анализ информационного движения системой управления

Управленческая информация и закономерности ее движения.

Информацией являются только новые сведения, обозначающие запас знаний получателя.

Информация в ходе управления охватывает обширную и разнообразную совокупность сведений, сообщений, которые используются руководителями и специалистами для:

- наблюдения за ходом работы и оценки ее эффективности;

- получения сигнала о необходимости активного вмешательства;

- подготовки и прнятия управленческих решений;

- ор-ции их выполнения;

- проверки исполнителя решений и оценки полученных результатов;

- для выработки стратегии и тактики, рационализации управления;

- для организации нововведений на предприятии.

Информация в организации существует в двух состояниях:

1. В виде информационных потоков, т.е. движение док-в, передача устных сообщений.

2. В виде инф-х массивов (сов-ть документ. информации в любых функциональных и лин. подразделениях).

Каждое из этих состояний требует определенной технологической обработки. В течение раб. дня рук-ли различных рангов получают, обрабатывают, передают обширные массивы письм. и устн. информации, котор. склад. в опр-е потоки.

Устную информацию рук-ль получает след. образом:

- обходы подчиненных ему подразделений, отделов;

- прием посетителей;

- телеф. переговоры;

- встречи с рук-ми как высшего, так и низшего звена;

- совещания, собрания, конференции;

- повыш. квалификации в разл. формах;

- а также в процессе неформ. общения вне служ. обстановки.

Документ. информацию рук-ль получает путем:

- изучения лит-ры, директ. и нормат. документов (положения, инструкции, методики, нормы);

- данные учета и отчетности (стат., бухучет, оперативно-практич.);

- докладные и служебные записки, протоколы, акты, распоряжения рук-ва орг-ции;

- при подписании док-в (внутр., обращающихся в орг-ции и исходящих);

- при просмотре входящей корреспонденции.

Часть устной и письменной информации принимается рук-м «к сведению», т.е. служит источником знаний «о состоянии» объекта и составляет необх. инф. обеспечение рук-ля для вып-я его повседневных управленческих ф-ций.

Часть инф. явл. исходной базой для выработки управленческих решений, т.к. в процессе их подготовки рук-ль сам и с пом-ю подчиненных вып-ет множество инф. процедур: сбор и ознакомление с директивной и нормативной информацией; инф-ей о состоянии производства, снабжения, сбыта, о достижениях науки; переработка и трансформация информации.

Еще одна часть информации оседает в «интеллект. банке» руководителя, т.е. остается в памяти руководителя, расширяя его кругозор, эрудицию, комплекс общ. и спец. знаний и служит базой для выработки стратегии и тактики организаторской работы, связанной с управлением коллективом.

Трудоемкость работы с информацией весьма высока; инф. процедуры занимают 30-40% рабочего времени у руководителя, у специалистов и техн. исполнителей – до 80%.

Требования, предъявл. к информации:

1. Избирательность информации.

2. Оперативность и своевременность.

3. Надежность (достоверность сведений, объективность, полнота проблемы).

4. доступность информации (д.б. краткой, сжатой, содержать самое важное: цифры, факты, нормативы).

5. Мощность инф. потоков (в 1 пол. дня больше, чем во второй).

Задача: своевременно снабжать рук-й всех служб и техн. исполнителей необходимой для укрепления фирмой информацией.

Коммуникация – обмен инф-цией между людьми.

Движение информации как системы с обр. связью и помехами.

Обращение – набор символов, передаваемых отправителем.

2 - Кодирование – процесс представления мысли в символич. форме.

1

2

3

4

5

8

6

7

Основные участники процесса.

1 . Отправитель – сторона, посылающая сообщение другой стороне.

2. Получатель – сторона, получающая обращение.

3. Обращение и ср-ва распределения инф-ции – каналы передачи обращения.

4. Расшифровка – декодирование: придание символам значения.

6. Ответная реакция – набор откликов получателя, возникших в рез-те контакта с обращением.

7. Обр. связь – ответная реакция.

8. Появление незапланированных факторов.

4,6,7 – элементы коммуникационного процесса.

Коммуникации бывают: формальные и неформальные. Формальные бывают горизонтальные (связь между подразделениями) и вертикальные (по нисходящей и восходящей).

Межличностные информации бывают в верб и неверб. направлениях.

Орг. коммуникации – обмен информацией в организации. Для совершения коммуникаций необходимо: регулировать инф. потоки; рук-ль практикует короткие встречи с подчиненными: обсуждение и проявление новых планов, вариантов, стратегий; организация системы обратной связи; системы сбора предложений.

Дел. общение: переговоры.

Анализ информационного обеспечения системы управления. Осущ-ся в нескольких направлениях:

1. Семантический (смысловой) – это оценка полноты информационных данных, объективности информационных данных, достоверности, точности и надежности информации и сопоставимости информации объектов одного класса.

2. Прагматический (потребительский) – анализ полезности информации, т.е. ее необходимость и достаточность, приспособленность для вариантоной обработки, удобство использования.

3. Экономический - проводится с т. зр. затрат, необх. для построения инф. массивов.

4. Синтаксический – оценивает информации по разным уровням управления, степень единства отд. инф-х массивов; изучает периодичность замены информации, размещение данных в информационных массивах.

5. Технич. анализ – с позиции выбора мат. носителей информации.

6. Динамический – предполагает изучение интенсивности, стабильности и целеустремленности потоков информации, возможность их разделения и слияния.

Для любого направления анализа характерны следующие стадии:

1. Выбор эталонного состояния инф. обеспечения.

2. Хар-ка фактического состояния инф. обеспечения.

3. Расчет отклонений от эталона и выявление их причин.

4. Анализ условий устранения выявленных отклонений.

Управление предприятием можно представить себе как процесс получения информации, ее обработки, принятие решения и доведение его до исполнения.

Часть информации, используемой в управлении, фиксируется в документах. Документ является носителем информации.

Анализ документации и документооборота.

При этом анализе особое внимание уделяется:

1. Состав и содержание контролируемых документов.

2. Доля док-в отд. групп, которая берется на контроль.

3. В каких случаях берется постановка документов на контроль.

4. Кому предоставлено право постановки документов на контроль.

5. Установленные сроки исполнения док-в и их соблюдение.

6. Порядок продления сроков исполнения и меры, принимаемые за задержку исполнения.

7. Порядок снятия док-в с контроля.

8. Формы контроля и их сравнение с формами регистрации.

9. Технология работы контрольных участков.

Под управленческой информацией понимается совокупность сведений о положении и процессах, протекающих внутри фирмы и ее окружении, которые служат основой для принятия управленческих решений.

Специфической формой управленческой информации являются слухи. Они представляют собой продукт творчества коллектива. При этом исходная версия дополняется и корректируется до тех пор, пока не сформировался вариант, в целом устраивающий большинство.

Поскольку люди в основном склонны считать, что слухи исходят из достоверных источников, руководство фирм часто пользуется этим обстоятельством, распространяя с их помощью сведения, которые по тем или иным причинам не могут быть переданы офиц. огласке.