Модуль 2: базовые функции менеджмента

Тема 3: функция планирования в организации

План лекции:

1. Общая характеристика и классификация функций управления.

2. Функция планирования, его сущность и основные этапы процесса планирования.

В данной теме менеджмент рассматривается как процесс, состоящий из серии непрерывных взаимосвязанных функций, направленных на достижение поставленных целей. В качестве таких базовых функций менеджмента следует выделять планирование, организацию, мотивацию и контроль.

Планирование является первой базовой функцией процесса управления, от которой зависят все другие функции менеджмента.

Сущность планирования состоит в выработке целей и определении наилучших способов их достижения. Поэтому прежде всего необходимо познакомиться с понятием миссии как общей цели организации, с системой целей организации, составляющих иерархию целей, их основными видами и подвидами к установлению целей.

Планирование – это процесс принятия конкретных решений, которые необходимо реализовать на практике.

Так как таких решений бывает очень много, основной смысл состоит в их взаимоувязке. С помощью планирования организация приспосабливает свои ресурсы к изменениям внутренней и внешней среды.

В организации используются различные виды планирования.

В зависимости от периода времени решения задач выделяют следующие виды планирования:

- долгосрочное;

- среднесрочное;

- краткосрочное.

Долгосрочное охватывает период времени от 10 до 25 лет; в условиях российской практики от 5 лет и более.

Среднесрочное конкретизирует ориентиры, определенные долгосрочным планом. Они рассчитаны на протяженность планов от 3 до 5 лет.

Краткосрочное планирование – это разработка планов на 1-2 года, чаще всего это годичные планы. Эти планы включают в себя конкретные способы использования ресурсов организации, их содержание детализируется по кварталам и месяцам.

В зависимости от направленности и характера решаемых задач планирование обычно разделяется на 2 вида:

1) стратегическое;

2) тактическое.

Стратегия организации – это совокупность ее главных целей и основных способов их достижения.

Разработать стратегию организации – значит определить общие направления ее деятельности. Стратегия разрабатывается в процессе стратегического планирования.

Стратегические планы обычно охватывает длительный период – 10-15 лет, имеют отдельные последствия и требуют значительных ресурсов. Но в российской практике, характеризующейся высокой неопределенностью, они во многих организациях основываются на среднесрочных планах.

Тактическое планирование следует за стратегическим и может рассматриваться как второй этап общего процесса планирования. Тактика означает создание планов того, как реализуется стратегический план.

Тактическое планирование обычно охватывает краткосрочный и среднесрочный период. Ответственными за разработку тактических планов являются руководители среднего и низового звена.

Деятельность организации, связанную с планированием можно разделить на несколько стадий.

Обратная связь (корректирующая информация)

Процесс планирования в организации

1 стадия. Процесс планирования или непосредственный процесс составления планов, т.е. принятие решений о будущих целях организации и способах их достижения. Результатом процесса планирования является система планов.

2 стадия. Выполнение планов – это деятельность по осуществлению плановых решений. Результатами этой деятельности являются реальные показатели деятельности организации.

3 стадия. Контроль результатов. На этом этапе происходит сравнение реальных результатов с плановыми показателями. В случае необходимости разрабатываются корректирующие действия.

Таким образом, процесс планирования является первой стадией общей деятельности организации.

Как было отмечено, результатом процесса планирования является система планов.

План включает основные показатели деятельности, которые должны быть достигнуты к концу планового периода.

Система планов имеет комплексный характер, которую можно разделить на следующие элементы:

1. Стратегический план, по-другому называемый генеральным планом фирмы (часто составляет на 5 лет вперед) и общефирменные планы, составленные в продолжение стратегического плана.

2. Стратегические планы отдельных деловых единиц, входящих в состав фирмы.

3. Оперативные планы организации. Сюда входят:

- общефирменные планы текущей деятельности (хозяйственные планы или планы прибыли), рассчитываются на 1 год. С помощью планов текущей деятельности товары и услуги производятся и поставляются на рынок;

- текущие планы подразделений, они дополняют общефирменные планы текущей деятельности.

4. Программы или планы – программы и проекты. Программы определяют развитие одного из важных элементов организации – программа по совершенствованию технологии, программы учета движения запасов, программы организации контроля качества и др.

Проекты ориентируются на определенный аспект развития организации и имеют установленную стоимость, график выполнения, технические и финансовые параметры, т.е. отличаются от программ более высоким уровнем конкретной проработки.

Планированием в организации занимаются менеджеры различных уровней и специальные плановые органы:

1) во-первых, высшее руководство организации, которое разрабатывает стратегию фирмы и принимает решения по стратегическому планированию, определяет общие цели ее развития и основные способы их достижения;

2) во-вторых, служба планирования, которая участвует в разработке стратегии фирмы, ее основных целей, среды;

3) в-третьих, руководство среднего и низшего звена, а также специалисты подразделений, которые занимаются разработкой оперативных планов, анализом среды, составлением прогнозов.

Самым важным видом планирования в организации является стратегическое планирование.

Стратегическое планирование – это процесс определений будущего положения организаций в зависимости от внешних условий деятельности.

В основе стратегического планирования лежат системный и ситуационный подходы.

Начальным моментом стратегического планирования является рассмотрение организаций как открытой системы.

Исходя из этого, при стратегическом планировании главные источники успешной деятельности организации устанавливаются, вне организации, т.е. в ее внешней среде.

Факторы внутренней среды, хотя и считаются важными, но как бы отходят на второй план.

При стратегическом планировании изменяется исходный принцип составления планов организации:

идут от будущего к настоящему, а не от прошлого к будущему, как при долгосрочном планировании.

Необходимость стратегического планирования в современных условиях вызывается изменчивостью внешней среды и требованием внесения соответствующих изменений в организацию.

Состояние внешней среды является настолько динамичным, что стратегическое планирование становится единственным способом формального прогнозирования будущих проблем и возможностей.

Стратегическое планирование состоит из ряда взаимосвязанных этапов, которые логически следуют один за другим.

Этапами, которые вместе образуют процесс стратегического планирования, являются следующие:

1. Определение миссии и целей организации.

2. Анализ внешней и внутренней среды организации.

3. Анализ альтернатив и выбор стратегии.

4. Реализация стратегии.

5. Оценка и контроль реализации.

Рассмотрим содержание этих этапов.

Процесс стратегического планирования