Нормативно-методична база діловодства в Україні

Законодавча та нормативно-методична база сучасного діловодства в Україні, що регламентує взаємодію підрозділів документаційного забезпечення управлінської діяльності та архівних установ. Правила роботи архівних підрозділів. Технологія створення, обробки, зберігання, використання документів в установі. Робота служби діловодства, її структура, функції, технічне забезпечення.

Складання номенклатури справ та формування справ

Законодавчі та нормативно-методичні документи, що регламентують розробку й ведення номенклатури справ. Закон України „Про Національний архівний фонд та архівні установи”, Правила роботи архівних підрозділів. Правила формування й ведення справ. Оперативне зберігання справ. Підготовка справ до передачі в архів. Порядок і етапи проведення експертизи цінності документів. ЕК та ЕПК. Порядок знищення справ. Переліки документів з термінами зберігання.

Основні вимоги до складання та оформлення управлінських документів

Формуляр документа, його основні реквізити та їх характеристика. Основні види ОРД. Змістова складова організаційно-розпорядчих документів (ОРД). Державний класифікатор управлінської документації ДК 010–98: структура , зміст практичне значення. Відображення на сфері документування докорінного реформування виробничих відносин.

Контроль за виконанням документів

Завдання і порядок контролю за виконанням документів Строки виконання документів. Постановка документів (доручень) на контроль. Формування картотеки контрольованих документів. Перевірка своєчасного доведення документів до виконавців. Попередні перевірки і регулювання ходу виконання. Облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень). Інформування керівника про хід та підсумки виконання документів (доручень). Повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних зборах, засіданнях колегіальних органів. Зняття документів з контролю. Формування картотеки виконаних документів.

Історичні передумови формування сучасного діловодства

Документ у сфері управління. Вплив державного устрою у різні історичні періоди на систему державного діловодства. Уніфікація та стандартизація у діловодстві. Створення і діяльність галузевого інституту. Тенденції розвитку діловодства в 70 – 80-ті рр. ХХ століття.

Організація сучасного діловодства

Автоматизація діловодних процесів. Комп’ютерізація документообігу. Вимоги ДСТУ 4163–2003 до документів, виготовлених за допомогою комп’ютерної техніки. Законодавство, що регламентує роботу з електронними документами. Визначення електронного документа, електронного документообігу.

Принципи організації діловодства та регулювання інформаційних відносин в Україні

Закон України „Про інформацію”. Загальні (демократичного централізму, економічності, законності) та спеціальні (уніфікації, оперативності, централізації) принципи організації діловодства в Україні. Основними принципами інформаційних відносин є: гарантованість права на інформацію; відкритість, доступність інформації та свобода її обміну; об’єктивність, вірогідність інформації; повнота і точність інформації; законність одержання, використання, поширення та зберігання інформації. Суб’єкти інформаційних відносин. Об’єкти інформаційних відносин. Інформаційна діяльність. Основні види інформаційної діяльності. Основні галузі інформації. Основні види інформації. Режим доступу до інформації. Вільний доступ громадян до інформації, яка стосується їх особисто , крім випадків, передбачених законами України.

Еволюція понять “діловодство” – “документаційне забезпечення управління” – “документно-інформаційне забезпечення управління”– “управління документацією” – “керування документаційними процесами”

“Производство дела”, “письмоводство”, “діловодство” виникнення термінів та їх трактування.

Документаційне забезпечення управління – діловодство: паралельне існування, синонімічність, тотожність чи формальна тотожність понять. Позиція розробників термінологічних словників і стандартів щодо співвідношення понять “документаційне забезпечення управління” – “діловодство”. ВНДІДАС і розроблення концепції документаційного забезпечення управління в умовах інформатизації суспільства. Розроблення типової системи документаційного забезпечення управління. Концепція державної системи документаційного забезпечення управління.

Документно-інформаційне забезпечення управління: традиційна робота з документами та інформаційне обслуговування. Інформаційно-довідкова робота, інформаційно-довідкові, інформаційно-аналітичні підрозділи установ. Складові документно-інформаційного забезпечення управління: системи службової документації, системи класифікації і кодування, системи обробки, зберігання, пошуку службової інформації.

Управління документацією: початок побутування терміну та його трактування. Керування документацією: дефініція в термінологічному стандарті ДСТУ 2732:2004. Керування документаційними процесами: поняття і зміст, роль основної функції менеджменту. Зміст поняття Records Management у міжнародному стандарті ISO 15489:2001.