Тема 3 Организация как функция управления

1. Сущность функции «организация»

2. Организационно-распорядительные методы управления

3. Организации и их признаки

4. Характеристика организационных структур управления и их виды

1. Сущность функции «организация»

Организация в широком смысле – это вид деятельности управленческого персонала, направленный на обеспечение нормального функционирования предприятия.

Организация - это процесс, осуществляемый руководителем и направленный на распределение совместной деятельности сре­ди исполнителей, и установление между ними причинных отно­шений деятельности, вызывающих эффект дополнительного по­лезного результата [29, С. 203].

Функция организации в узком смысле – это процесс создания такой структуры предприятия, которая даст возможность людям эффективно работать для достижения общих целей.

Органи­зационная деятельность в системе менеджмента имеет место во всех процессах, в которых используется труд человека. Организации подлежит как индивидуальный труд человека, так и, особенно, коллективный труд. Организационная деятельность специ­фична в следующих отношениях:

1. Менеджер занимается организацией работы других людей до того, как они нач­нут действовать. Это процесс решения задач, направленный на распределение комп­лексной работы между различными исполнителями, разъяснение содержания и сути индивидуального задания и коллективного результата, установления эффективных отношений (обменов видами деятельности) между исполнителями в группе.

2. Процесс организации направлен на достижение понимания исполнителем такого своего поведения в выполнении порученного задания, которое желательно руководи­телю. Поэтому организационный процесс связан, с одной стороны, с предотвращени­ем ошибочных или нежелательных действий исполнителей, а с другой - с уменьше­нием числа неиспользованных возможностей в результате координации совместного труда исполнителей. Разумеется, если руководитель считает, что исполнители будут действовать самостоятельно и результат их работы приведет к желаемому результату, то в организации действий исполнителей нет необходимости.

3. Потребность в организации возникает тогда, когда желаемый результат дости­гается действиями коллектива исполнителей или когда деятельность руководителя отличается сложностью выполнения. Наборы этих действий характеризуются следу­ющими важными чертами:

а) желаемый результат или цель достигается коллективными действиями по пла­нированию, анализу, учету и контролю. Это значит, что функция организации обеспе­чивает совместную работу групп менеджеров и специалистов, выполняющих выше­указанные общие функции, т. е. выполнение этих видов деятельности, нуждается в организации;

б) в соответствии с принципом иерархичности для повышения управляемости в процессе достижения целей руководитель вынужден передавать зна­чительную часть работ на нижестоящие уровни. Следовательно, эти виды деятель­ности должны координироваться руководителем;

в) проблемы, с которыми приходится иметь дело менеджеру, слишком велики, чтобы их можно было решать без определенной подготовки. Подготовительной деятельностью по отношению к проблемам руководителя является организация его работы. Она делает работу руководителя эффективной или облегчает ее вы­полнение. Иными словами, работа самого руководителя должна быть правильно организована [29, С. 201-202].

В организационной деятельности можно выделить три основных направления:

1) определение норм управляемости, т.е. определение того количества человек, которым эффективно может управлять руководитель;

Необходимость определения норм управляемости обусловлена тем, что для создания современных и высококачественных изделий необходим труд большого числа людей и один человек оказывается не в состоянии планировать, организовывать и контролировать их деятельность. Поэтому руководитель вынужден формировать иерархические уровни управления, что порождает следующие проблемы:

- возникает необходимость увеличения затрат на управление, которые идут на установление горизонтальных и вертикальных связей и на координацию деятельности различных уровней управления;

- увеличиваются потери и искажения информации при передачи ее с одного уровня на другой;

- увеличивается время на принятие управленческих решений, организацию их исполнения и контроль за исполнением.

Один руководитель крупной организации говорил: «Когда я руководил группой до десяти человек, я знал, кто, что и как де­лает. Когда у меня в подчинении оказалось двадцать человек, я уже не знал, кто, но все еще знал, что и как делается. Когда я возглавил коллектив в сто че­ловек, я не знал, кто и что, но еще знал, как они это делают. А сейчас я уже не знаю, кто, что и как де­лает. Забочусь только об условиях».

Приемлемая норма управляемости: от 4 до 8 человек на верхнем уровне управления и от 8 до 16 человек – на более низких уровнях.

Увеличение нормы управляемости ведет к увеличению числа связей, которые должен контролировать руководитель. Приемлемое количество связей определяется по формуле:

k = n (2 ^{n – 1} + (n – 1)) (3.1)

где n – количество подчиненных

2) установление взаимоотношений полномочий и ответственности, которые связывают руководителей разных уровней и их подчиненных;

Полномочия – это ограниченное право использовать ресурсы предприятия и направлять деятельность некоторых его сотрудников на выполнение определенных задач.

Полномочия представляют собой совокупность взаимосвязан­ных обязанностей, ответственности и прав, которыми наделяет­ся менеджер для выполнения своей роли в процессе управления организацией [29, С. 204].

Обязанность - это совокупность специализированных работ, которые менеджер, занимающий определенную должность, дол­жен выполнять в процессе достижения конкретной цели.

Обязанности закрепляются за определенной должностью. Следовательно, каждая должность имеет свои обязанности. Однако обязанности могут передаваться и дру­гой должности [29, С. 204].

Полномочия ограничены планами, процедурами, правилами и устными распоряжениями начальников, а также факторами внешней среды, например, законами и культурными ценностями. Полномочия делегируются не конкретному человеку, а должности, которую он занимает.

Средством, с помощью которого руководитель распределяет задачи между подчиненными, является делегирование, т.е. делегирование – это передача задачи и полномочий, достаточных для ее решения, должностному лицу, которое принимает на себя ответственность за решение данной задачи.

Делегирование тесно связано с ответственностью, которая представляет собой обязательство выполнять стоящие перед должностным лицо задачи и отвечать за полученный результат перед тем, кто делегировал соответствующие полномочия.

Ответственность не может делегироваться без полномочий. Руководитель не может перекладывать всю ответственность на подчиненных. Причем лицо, на которое возложена ответственность за выполнение какой либо работы, не обязано всю ее выполнять самостоятельно, а просто несет ответственность за полученный результат.

Именно объем ответственности руководителя часто определяет размер его оклада.

3) формирование организационной структуры предприятия, т.е. его деление на подразделения и установление связей между ними.

Процесс организационной деятельности включает следующие этапы:

1. определение целей и задач предприятия;

2. определение видов работ, которые следует выполнить, чтобы решить поставленные задачи;

3. группировка видов работ исходя из максимально эффективного использования имеющихся ресурсов;

4. формирование структурных подразделений, определение их целей и закрепление за ними групп видов деятельности;

5. наделение руководителей подразделений полномочиями, достаточными для достижения стоящих перед ними целей;

6. вертикальная и горизонтальная взаимоувязка этих подразделений посредством должностных связей и информационных потоков:

7. оформление и утверждение должностных инструкций, схем, нормативов.