2.2 Справочники.

2.2.1.Общие приёмы работы со справочниками.

Справочники предназначены для хранения сведений о множестве однотипных объектов. В справочниках хранятся сведения о сотрудниках, контрагентах, номенклатуре продукции и товаров и т.д.

В программе Справочники служит для хранения условно-постоянной информации, поддержки внутрифирменных или иных классификаторов.

Для вывода на экран перечня справочников, включенных в типовую конфигурацию необходимо в меню Операции выбрать пункт Справочники.

Справочник представляет собой одноуровневый или многоуровневый (до 10 уровней) список. Уровень иерархии каждого справочника задан типовой конфигурацией (рис.5).

Некоторые справочники содержат поля, значениями которых служат элементы других справочников. Например, при вводе в справочник «Сотрудники» нового элемента значение реквизита его полей «Подразделение» выбирается из одноимённого справочника.

Если справочник используется для ведения аналитического учёта, то он соответствует определённому виду субконто. В случае если название справочника отличается от названия субконто, то для справочника приводится название соответствующего вида субконто.

Работа со справочниками может осуществляться в следующих режимах: просмотра, редактирования и выбора элемента справочника.

Для просмотра и редактирования справочники доступны из главного меню программы. Заполнение и редактирование справочников возможно также в процессе работы с документами и операциями. Для некоторых справочников разрешён только выбор из ранее введённых значений, без возможности ввода и редактирования элементов.

В режиме выбора справочник открывается только при вводе значения субконто, константы, реквизита документа или другого справочника нажатием клавиши F4 или кнопки панели инструментов.

Отличия между режимами просмотра и редактирования с одной стороны и выбора с другой стороны заключается в том, что в режиме выбора можно установить курсор на требуемый элемент справочника и, нажав Enter, ввести текущий элемент как значение редактируемого реквизита или константы.

2.2.2. Последовательность заполнения справочников.

Рекомендуется до начала работы с документами занести банковские реквизиты вашей организации в справочник «Банковские счета».

Справочник «Валюта» также заполняется до начала работы с документами, т.к. он доступен только для режима выбора. Остальные справочники могут заполняться произвольно.

2.2.3. Вызов справочника.

Вызов справочника можно осуществить несколькими способами:

• Через главное меню программы;

• Н ажав кнопку панели инструментов;

• Нажав кнопку выбора значения в другой форме;

По умолчанию при выборе пункта Справочники в меню Операции главного меню на экран выдаётся список существующих в системе справочников;

Выбор нужного элемента осуществляется курсором или мышью, а затем нажимается кнопка ОК.

Внешний вид выдаваемого на экран в форме таблицы справочника определяется в процессе настройки конфигурации программы.

Таблица обязательно содержит код и наименование элемента справочника. Если справочник содержит иерархическую структуру, то окно справочника может содержать дерево групп.

Если справочник содержит много элементов (ссылок) и имеет много граф, то для вывода его на экран используют линейки прокрутки.

Е сли для открытого справочника в меню «Действия» установлен показ в виде иерархического списка и возле пункта «Иерархический список» в этом меню стоит знак "V", то в крайней левой графе вводятся условные знаки, обозначающие тип строки:

• строка является элементом справочника;

• с трока соответствует группе элементов;

• с трока содержит название группы, открываемой для просмотра.

Двойной щелчок левой кнопки мыши на значке группы закрывает группу. Двойной щелчок левой кнопки мыши на значке группы открывает доступ к элементам справочника, входящим в группу.

В справочнике могут присутствовать также зачёркнутые значки, обозначающие помеченные на удаление элементов и групп справочника.

Если справочник представлен «линейно» в виде таблицы, то заголовки групп и элементы в ней выдаются «вперемешку», отличаясь цветом знака. В крайней левой графе для заголовков групп используется знак жёлтого цвета, а для обычных элементов – голубой.