3.6. Ввод и редактирование операций, сформированных документом.

Для отражения в информационной базе различных действий, связанных с хозяйственной деятельностью организации, в «1C: Бухгалтерии» используются документы.

Набор документов «1С:Бухгалтерии» максимально соответствует набору реально используемых в деятельности организации типовых форм первичных документов: платежное поручение, расходная накладная, приходный и расходный кассовый ордер и т.д.

Вместе с тем в «1С:Бухгалтерии» могут использоваться и специальные документы, например, «Закрытие Месяца», предназначенные для автоматического формирования проводок в типичных хозяйственных ситуациях.

Каждый документ имеет визуальное представление (экранную форму) и может иметь неограниченное количество реквизитов в заголовочной части (шапке) и в табличной (многострочной) части, которые заполняются при его составлении.

Документ может иметь печатную форму, которая представляет собой «бумажный» эквивалент первичного документа.

Важным свойством документа «1С: Бухгалтерии» является возможность автоматически формировать документы в бухгалтерские записи (бухгалтерские проводки).

Вместе с тем документ может и не порождать проводок. Например, не формируются проводки при выписке счета, оформлении доверенности и в ряде других случаев.

Набор документов, включенных в типовую конфигурацию, позволяет автоматизировать многие участки бухгалтерского учета: поступление и использование материально-производственных запасов, начисление амортизации, расчет оплаты труда и т.д.

Типовая конфигурация ПК включает широкий набор документов разных видов. Часть из них предназначена только для ввода, хранения и печати первичных документов, например, «Платежное поручение», «Счет», «Доверенность».

Другая часть документов, помимо ввода данных первичного документа, выполняет автоматическое формирование проводок. Это такие документы, как «Поступление ОС», «Ввод в эксплуатацию ОС», «Приходный кассовый ордер», «Расходный кассовый ордер» и д.р.

Кроме того, существует несколько видов регламентных документов, которые не содержат никаких данных, а используются исключительно для автоматического формирования проводок. Например, документ «Переоценка валюты» выполняет автоматическое формирование проводок по переоценке рублевого покрытия валютных остатков по счетам и объектам аналитически.

Использование документов автоматически формирующих проводки, позволяет существенно облегчить ведение бухгалтерского учета и подготовку к составлению отчетности, при этом пользователь только заполняет данные документа, а все необходимые действия по формированию проводок документ выполняет автоматически при проведении. Набор используемых документов, их состав и алгоритм формирования операции полностью устанавливается на этапе конфигурирования.

Для ввода документа в журнале операций или в журнале проводок следует:

• нажать кнопку на панели инструментов окна журнала

• нажать клавиши Shift+F9

• выбрать пункт Ввести документ меню Действия главного меню.

После этого выдается диалог со списком видов бухгалтерских документов, то есть тех, которые могут иметь операции. Из списка нужно выбрать нужный вид документа и нажать кнопку ОК.

После этого выполняется собственно ввод нового документа путем заполнения реквизитов в режиме диалога.

Каждый документ имеет обязательные реквизиты – номер и дату. При открытии нового документа ему автоматически присваивается очередной порядковый номер, который может быть изменен пользователем. Дата документа устанавливается в соответствии с рабочей датой программы, но так же может быть изменена.

Каждый документ содержит реквизит «Комментарии», который служит для записи в документ произвольной дополнительной информации.

Номер, дата в совокупности с другими реквизитами (полями ввода, флажками и переключателями) образуют так называемую шапку документа.

Некоторые документы также имеют многострочную табличную часть, содержащую список объектов бухгалтерского учета, к которым данный документ применяется, и их свойств. Например, документ «Поступление материалов» содержит список поступивших материалов с указанием количества, цены, суммы и НДС.

В документе «Начисление заработной платы» табличная часть содержит список сотрудников, которым начисляется заработная плата, и их оклады.

Заполненные графы таблицы можно редактировать. По данным, введенным в форму документа, формируется печатная форма документа и проводки документа.

Для ввода, редактирования, просмотра документов, операций и проводок в «1С:Бухгалтерии» предусмотрены журналы.

Введенные документы хранятся в журналах документов.

В ПК существует общий журнал документов, в котором регистрируются все введенные документы, а также журналы документов содержащие сгруппированные по отдельным видам документы.

Для вывода на экран журнала документов «Общий» необходимо в меню Операции выбрать пункт Журналы документов строка Общий кнопка ОК.

Операции, введенные документами различных видов, можно просматривать не только в журнале операций, но и в журналах документов.

Журналы документов используются для работы с документами (ввод нового, редактирование, проведение, просмотр операций и проводок по документу и т.д.). Документы в журнале отображаются в виде списка. По каждому документу отдельной строкой отображается краткая информация о документе (дата и время составления, наименование и порядковый номер, дополнительная информация и сумма). В журналах документов отображаются также операции, введенные вручную, поскольку они явля­ются документами специального вида «Операция».

В ПК существуют следующие журналы документов (табл. 2).

Таблица 2

Перечень журналов документов и видов документов, отражаемых в них.

Наименование журнала	Виды документов журнала
1. Авансовые отчеты	«Авансовый отчет»
2. Банк	«Выписка»
3. Доверенность	«Доверенность»
4. Заработная плата	«Начисление зарплаты» «Выплата зарплаты из кассы»
5. Кадры	«Приказ о приеме на работу» «Приказ о кадровых изменениях» «Приказ об изменении оклада» «Приказ об увольнении»
6. Касса	«Приходный кассовый ордер» «Расходный кассовый ордер»
7. Платежные документы	«Платежные поручения» «Платежные требования» «Инкассовое поручение» «Аккредитив» «Реестр документов на инкассо» «Операция по расчетному счету»
8. Учет материалов	«Поступление материалов» «Передача материалов в производство» «Отгрузка материалов на сторону» «Передача готовой продукции на склад»
9. Учет основных материалов (ОС).	«Поступления ОС» «Ввод в эксплуатацию ОС» «Перемещение ОС» «Списание ОС» «Подготовка к передаче ОС» «Передача ОС» «Поступление оборудования» «Передача оборудования в монтаж»
10. Учет НМА (нематериальных активов)	«Поступление НМА» «Принятие к учету НМА» «Прекращение срока действия НМА» «Передача НМА»
11. Регламентные документы	«Начисление амортизации» «Закрытие месяца» «Незавершенное производство» «Переоценка валюты»
12. Счета	«Счет»
13. Счета – фактуры выданные	«Счет – фактура выданный» «Запись книги продаж»
14. Счета – фактуры полученные	«Счет – фактура полученный» «Запись книги покупок»
15. Товары, реализация	«Отгрузка товаров, продукции» «Реализация отгруженной продукции» «Оказание услуг» «Поступление товаров» «Выполнение этапа работ» «Оплата этапа работ» «Завершение этапа работ» «Продажа в розницу» «Перемещение товаров»
16. Документы общего назначения	«Суммовые разницы» «Услуги сторонних организаций» «Корректировка отгрузки» «Зачет аванса от покупателя» «Зачет аванса поставщику» «Сторно»

Кроме перечисленных журналов, в ПК имеется отдельный журнал «Операция» для регистрации операций, введенных вручную.

К любому из журналов можно обратиться, выбрав соответствующий пункт меню Журналы или Операции главного меню программы.

Введенный документ может быть отображен соответствующей записью в журнале операций. Для управления этим режимом служит флажок Все документы помещать в журнал операций, в постройке общих параметров «Сервис - Общая настройка конфигурации - Режимы».

Если флажок установлен, то в журнале операций регистрируются документы всех видов, включая и те, что не формируют проводок. В противном случае, в журнал операций записываются только те документы, которые формируют проводки.

Открыть уже введенный документ для редактирования или просмотра можно из журнала операций, журнала проводок или журнала документов, в котором располагаются документы нужного вида.

Состав граф журнала документов и их взаимное расположение может быть изменено на этапе конфигурирования. По значениям реквизитов, выводимых в основных и дополнительных графах журнала может осуществляться произвольный поиск.

С амая левая графа журнала служит для отображения состояния документа.

- Документ записан, но не проведен.

- Документ проведен (галочка фиолетового цвета)

- Документ помечен на удаление

Для просмотра журналов документов используются стандартные приемы работы с табличной частью формы.

Для редактирования документа следует нажать кнопку на панели инструментов окна журнала или в главном меню программы открыть меню Действия и выбрать подпункт Открыть документ пункта Документ (Действия – Документ – Открыть документ).

В общем случае, для вызова режима редактирования достаточно щелкнуть два раза мышью на выбранной операции или нажать на клавишу Enter в журнале операций или проводок.

Действия программы при этом определяются установкой параметра «Сервис – Параметры – Бухгалтерия – Открывать документ по операции(проводке)».

Если этот параметр установлен, то будет открываться операция, если она введена вручную, и документ, если операция сформирована документом.

Если этот параметр не установлен, то будет открываться операция.

Реквизиты документа редактируются в режиме диалога. После того, как реквизиты заполнены, для записи документа следует нажать кнопку ОК или закрыть окно диалога.

После того, как на экран будет выдан запрос о сохранении изменений, следует ответить Да для записи документа или Нет - для отказа от записи.

Документ может содержать табличную часть, и в этом случае в диалоге для ввода реквизитов документа будет присутствовать таблица. Для корректировки реквизита табличной части следует клавишами или мышью выбрать ячейку, содержащую тот реквизит, и нажать клавиши Shift + Enter. Ячейка переключится в режим редактирования и можно будет изменить содержащееся в ней значение реквизита. Для окончания редактирования ячейки следует нажать клавишу Enter.

Первая строка табличной части вводится автоматически при переходе в табличную часть после щелчка на ней мышью, при этом текущая ячейка строки автоматически переключается в режим редактирования. Нажатие клавиши Enter после изменения реквизитов выключает режим редактирования текущей ячейки и переводит курсор в следующую ячейку. Когда значение введено в последнюю ячейку строки, нажатие клавиши Enter выключает режим редактирования ячейки.

Для ввода в табличную часть новой строки следует нажать клавишу Ins .

Для удаления строки табличной части следует выбрать строку клавишами или мышью и нажать клавишу Del или кнопку на панели инструментов окна диалога. Удаление строки производится без дополнительного предупреждения.

Новую строку в табличную часть можно ввести путем копирования. Работа этого режима была рассмотрена выше.

Крайняя левая колонка табличной части диалога содержит номера строк. При вводе новой строки в табличную часть автоматически присваивается очередной порядковый номер.

Если в результате удаления строк табличной части документа нарушилась непрерывность их номеров, ее можно восстановить выбрав пункт Обновить номера строк в меню Действия главного меню программы.

Для документов, к которым применяется режим автоматической нумерации строк, когда пользователь не может изменять номер строки, существует возможность передвигать строки вверх и вниз, используя кнопки Вверх и Вниз.

При перемещении строк номера строк автоматически изменяются.

Вставить строку в нужное место табличной части документа можно, установив курсор на ту строку, перед которой следует вставить новую строку, и выбрать пункт Вставить строку меню Действия.

Для пометки на удаление документа, сформировавшего операцию, сначала необходимо поместить курсор на строку с удаляемым документом в журнале документов, операций или проводок и нажать клавишу Del или кнопку панели инструментов окна журнала или выбрать пункт Удалить в меню Действия.

После ответа Да на запрос об удалении записи документ будет помечен на удаление. Такой документ делается не проведенным, т.е. удаляются все действия, которые он выполнял в процессе проведения операции. При отмене проведения документа, удаляются проводки сформированной им операции и может быть удалена собственно операция.

Отмена пометки на удаление документа производится описанным выше способом, однако следует помнить, что в результате документ перестает быть помеченным на удаление, но не становится проведенным. То есть для того, чтобы он снова сформировал проводки следует его открыть и провести.

Проведением документа называется действие, выполняющее изменение других данных системы на основании информации документа.

При нажатии кнопки формы документа, для которой определено проведение документа (обычно это кнопка ОК или Провести) на экран выдается запрос о необходимости проведения документа. Если на запрос ответить Да - документ будет проведен, о чем засвидетельствует знак ( V ) в крайней левой колонке журнала документов.

Чтобы сделать документ не проводимым и отменить все действия, которые он выполнил в процессе проведения, следует в меню Действия выбрать функцию Сделать документ не проведенным.

После подтверждения признак ( V ) проведенного документа изменится.

Если документ становится не проведенным, то из журнала проводок удаляются проводки, сформированные этим документом.

При работе в журнале документов и в форме документа существует возможность открыть операцию текущего документа, открыть журнал проводок для показа проводок текущего документа, а также выполнить переход из журнала документов в журнал операции и проводок по текущему документу.

Для открытия операции текущего документа следует выбрать пункт Открыть операцию меню Действия, при этом открывается форма операции, сформированной документом, на котором стоял курсор в журнале документов или который открыт для просмотра и редактирования. Если у текущего документа нет операции, данное действие будет недоступно.

Для открытия проводок текущего документа следует выбрать пункт Проводки операции меню Действия.

Для перехода из журнала документов в журнал операций следует выбрать пункт Перейти в журнал операций меню Действия или нажать клавиши Ctrl + F11.

Для перехода в журнал проводок следует выбрать пункт Перейти в журнал проводок меню Действия или нажать клавиши Ctrl + F12.